Afin de subir moins de stress au travail, d’améliorer sa productivité et d’établir des limites entre sa vie professionnelle et sa vie privée, il est impératif de bien savoir gérer son temps. Découvrez ci-après comment mettre en place une bonne gestion de temps.
Adopter le timeboxing ou la gestion par blocs de temps
Le timeboxing ou la gestion par blocs de temps est l’une des nombreuses méthodes de gestion de temps à adopter au sein d’une entreprise lorsque vous êtes confronté à plusieurs tâches. Vous n’avez qu’à répartir ces dernières en plusieurs blocs de temps, sans excéder un maximum de 3 heures. De cette façon, vous aurez la sensation d’avoir plus de temps dans la journée.
Opter pour la technique Pomodoro
En gestion de temps, il est possible de choisir la technique Pomodoro. Cela consiste à exécuter les tâches dans un délai court en intégrant une pause entre deux missions. Le but de cette méthode est d’inciter les collaborateurs à faire des pauses systématiquement afin d’améliorer leur motivation.
Lorsque vous mettez en pratique cette méthode, munissez-vous d’une liste de tâches réparties par ordre de priorité, d’un minuteur et d’une fonctionnalité de mise en veille des notifications. Afin de faciliter la mise en place de cette stratégie dans votre entreprise, répétez l’exercice plusieurs fois en instaurant une pause de 20 à 30 mn après chaque séance.
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Utiliser la méthode Eat the Frog ou avalez le crapaud
Pour améliorer votre gestion de temps en entreprise, n’hésitez pas à adopter la méthode Eat the Frog ou avalez le crapaud. Le principe de cette technique est de commencer par les missions les plus complexes et les plus volumineuses afin de terminer avec les tâches les moins importantes.
La mise en place de cette stratégie nécessite la centralisation de vos activités sur un seul outil afin de mieux les organiser et de les suivre.
Suivre le principe de Pareto ou la loi de Pareto
Le principe de Pareto fait aussi partie des différentes méthodes pour bien gérer son temps en entreprise. Par opposition à la méthode de Eat the Frog, cette technique vous invite plutôt à réaliser les tâches les moins importantes en premier. De cette façon, vous serez plus motivé en début de journée.
La loi de Pareto n’est rien d’autre que la règle des 80-20 qui consiste à consacrer 20 % de votre temps à réaliser 80 % de votre travail. Cela vous permet de bénéficier de plus de temps libre dans la journée.
Emprunter la méthode Getting Things Done ou faire avancer les choses
Une autre méthode de gestion de temps à adopter est le Getting Things Done ou faire avancer les choses. Vous n’avez qu’à répertorier les différentes tâches à accomplir sur papier ou sur un outil particulier en les hiérarchisant par ordre priorité. N’hésitez pas à supprimer celles qui ne sont plus utiles à l’entreprise et à décaler celles qui ne sont pas importantes pour la société.
Mettre par ordre de priorité et organiser son travail
Pour bénéficier d’une bonne gestion de temps, il n’y a rien de mieux que de hiérarchiser et d’organiser son travail. Pour ce faire, déterminez les tâches importantes et urgentes, les tâches importantes, mais peu urgentes, les missions peu importantes et peu urgentes ainsi que les missions peu importantes et non urgentes. Après, prenez le temps d’accomplir chaque tâche en tenant compte de son niveau d’importance.
Prendre de l’avance en fin de journée
Une autre astuce afin de bien gérer son temps est de prendre de l’avance en fin de journée. Au lieu de perdre du temps dans l’organisation de votre travail pendant les premières heures de travail durant la matinée, planifiez tout votre travail du lendemain le soir avant de rentrer chez vous. Ce préparatif prend en moyenne 5 mn.
Bien organiser son espace de travail
Une bonne gestion du temps passe également par une bonne organisation de son espace de travail. Par exemple, veillez à vous débarrasser des papiers qui ne vous servent plus sur votre bureau. Si vous utilisez des livres, assurez-vous de les ranger dans un espace de rangement dédié à cet effet. En ce qui concerne les câbles de connexion ou de l’ordinateur, veillez à les ranger dans des caches câbles. Le principe est de ne pas encombrer votre espace de travail qui peut comprendre un écran et un clavier.
Réunir les tâches similaires
Une autre solution pour bénéficier d’une bonne gestion de temps est de réunir les tâches similaires. De cette façon, vous n’avez pas à réfléchir à des différentes méthodes de les traiter plus rapidement. Cela vous permet entre autres de gagner du temps. Si vous disposez d’assez de temps, prenez le temps d’accomplir toutes les missions similaires avant de passer à autre chose.
Apprendre à dire non et à déléguer
Une bonne gestion de temps peut aussi se traduire par une capacité à savoir dire non lorsque vous êtes amené à accomplir une tâche qui ne fait pas partie de l’ordre de priorité de la journée. Vous devez aussi apprendre à déléguer afin de responsabiliser votre équipe et de pouvoir vous concentrer dans d’autres tâches.
Bref, en gestion de temps, il existe plusieurs méthodes pour optimiser sa productivité. Il y a par exemple le regroupement des tâches similaires, l’organisation de son espace de travail, la hiérarchisation et l’organisation de son travail. Vous pouvez aussi apprendre à déléguer, user de différentes méthodes telles que le Eat the Frog, le Timeboxing, la technique Pomodoro et le principe de Pareto.
