Workshop Cloud Manager, by ERUDICIO : un exemple de concertation public / privé pour simplifier la vie des laboratoires

Gestion de conférences : les équipes du Laboratoire de Physique des Plasmas (École polytechnique) s’impliquent dans le développement d’une toute nouvelle solution globale en ligne lancée par ERUDICIO.

Le 21 janvier 2013

Solution en ligne de gestion, le Workshop Cloud Manager propose un « Pack » complet de fonctionnalités visant à promouvoir et à administrer en toute simplicité conférences, séminaires ou workshops scientifiques.

Une solution globale

Cette collection d’outils « prêts à l’emploi », centralisée en une seule plateforme, répond à l’ensemble des besoins inhérents à l’organisation d’une conférence, de la maîtrise du contenu éditorial aux aspects financiers, sans qu’aucune connaissance technique particulière ne soit requise de la part des organisateurs. Autour d’un site Web personnalisé, accessible depuis une adresse dédiée, s’articulent les modules de gestion : plateforme d’inscription des participants, gestion des communications scientifiques, paiement en ligne ou par bon de commande, programme de la conférence, tableaux de bord en temps réels pour un suivi optimal des réservations, routage de campagnes emails personnalisées.

Un développement concerté avec les équipes du Laboratoire de Physique des Plasmas

C’est dans le cadre de l’organisation d’un colloque international, organisé en mai dernier par le LPP, que le projet voit le jour. « Nous avions rapidement besoin d’une solution de gestion complète, peu onéreuse, qui nous dégagerait du temps pour nous concentrer sur l’organisation proprement dite de notre workshop et ses aspects scientifiques. Ensemble, avec les équipes de développement d’ERUDICIO, nous avons élaboré un cahier des charges et mis au point l’ergonomie d’une solution » explique Olivier GUAITELLA, chercheur permanent au LPP et LOC secretary du 5th International Workshop on Plasma Spectroscopy (IPS2012), devenu depuis associé d’ERUDICIO afin d’apporter son expertise en terme de besoins utilisateurs.

Faciliter la vie des laboratoires et des organisateurs

« Associé de divers amis scientifiques dans des projets e-learning, je suis bien placé pour savoir que leur temps est compté au quotidien et que l’organisation d’un séminaire peut rapidement tourner au cauchemar. C’est tout naturellement que nous avons cherché à leur faciliter la vie, en proposant une solution logicielle simple sur laquelle s’appuie notre offre de service : la sous-traitance complète de la facturation et du suivi comptable, rapidement chronophage», renchérit Franck ANDRAL, Directeur d’ERUDICIO SARL.

Des coûts reportés et lissés sur les participants

En 30 secondes, chacun peut aisément installer son événement scientifique sur la plateforme. Pas de réglages fastidieux ni compliqués ; un simple document Word sert de base à la configuration réalisée par les équipes d’ERUDICIO. Aucun coût fixe ni investissement n’est nécessaire pour utiliser le Workshop Manager ; une commission s’applique sur les montants facturés depuis la solution, lissant ainsi les coûts techniques, financiers et commerciaux sur l’ensemble des participants. C’est à moindre frais que « nous avons développé notre visibilité sur le Net auprès de notre communauté et convaincu ainsi davantage de sponsors par rapport aux éditions précédentes », conclut Antoine ROUSSEAU, alors directeur du LPP et LOC Chair d’IPS2012.

A propos d’ERUDICIO SARL
Fondée en 2005, par un ancien normalien de la rue d’ULM et un jeune entrepreneur du Web, ERUDICIO est spécialisée dans le développement et l’édition de sites éducatifs (www.cyberprofs.com, www.philofacile.com) et solutions Web. La société compte parmi ses associés plusieurs scientifiques (ENS Lyon, École polytechnique) et s’appuie sur un réseau d’élèves des Grandes Ecoles pour ses prestations d’e-learning (www.eteech.com : le réseau social Grandes Ecoles). Prestataire de services Web, ERUDICIO compte parmi ses clients des institutionnels de la Recherche (Fédération de recherche FCM/ITER…) comme des entreprises privées (Adverline…).

Contacts Presse
Franck ANDRAL
Associé co-fondateur, Gérant
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01 72 89 25 40
www.erudicio.com
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