Valoriser la veille documentaire et la gestion des connaissances grâce à une User Experience optimale

Plus un internaute a d’informations à sa disposition, plus l’accès à cette masse de connaissances doit être naturel. Les solutions de gestion documentaire (GED) ne dérogent pas à cette règle. Entre tris, classements, “tags”, gestion des droits d’accès, les professionnels de l’information se doivent d’offrir une ergonomie intuitive et mémorable pour rester compétitifs.

Marion Batteux, Product Manager chez Kentika, explique en quoi une UX soignée (ou expérience utilisateur) est indispensable dans tout déploiement de solution de GED.

S’inspirer des bonnes pratiques du Web

« Qu’ils soient ouverts et accessibles au public, ou internes et réservés aux collaborateurs d’une organisation, les portails documentaires sont accessibles à partir du web, ce sont des sites Internet. Ils s’inscrivent donc dans le contexte global du web, et dans l’écosystème digital d’une organisation. Pour renforcer la cohérence et la lisibilité d’une image de marque, ils doivent se fondre dans cet environnement. Pour cela, les plateformes documentaires ne peuvent plus se contenter de reprendre le logo de l’entreprise.

L’objectif est de faire appel à des repères et usages maîtrisés par l’utilisateur en ce qui concerne les logiques de hiérarchisation de l’information, de navigation et d’interaction, afin de s’inscrire dans un parcours utilisateur plus fluide dans son ensemble. »

Augmenter le taux d’engagement avec une information personnalisée

« Au-delà de simplifier la navigation et l’accès à l’information, travailler l’expérience utilisateur permet d’améliorer l’engagement. Comment ? En proposant à chaque utilisateur des corpus de documents et des outils qui répondent à ses besoins en termes d’information et s’adaptent à ses usages en matière d’interaction.

En offrant aux utilisateurs la possibilité de personnaliser l’information qui leur est proposée au travers de moyens simples et efficaces, un cercle vertueux s’enclenche : ils reçoivent une ressource de meilleure qualité et trouveront ainsi un intérêt plus grand à utiliser le portail documentaire, jusqu’à ce que cela devienne un réflexe ! Chacun pourra ainsi adapter le portail pour qu’il corresponde au mieux à ses besoins, favorisant ainsi l’adoption de la plateforme et l’accès à l’information. »

Impliquer les utilisateurs dans le design

« Disposer d’un portail documentaire, c’est bien. Proposer un portail documentaire ergonomique, c’est mieux ! Et ce, pour de multiples raisons. En premier lieu, cela améliore la qualité du service rendu aux utilisateurs, favorisant ainsi son adoption et son utilisation.

Ensuite, une expérience soignée valorisera le travail documentaire, de veille, de production de contenu… mené en amont pour alimenter et faire vivre le fonds documentaire. Un portail au design vieillissant sera perçu comme obsolète, au détriment des contenus qu’il propose, qui seront perçus comme peu fiables.

Enfin, c’est un travail collaboratif et itératif. Collaboratif, car les utilisateurs sont au coeur de la réflexion, il est primordial de s’appuyer sur leurs suggestions et retours pour construire les portails. Alors, sollicitez-les ! Ce travail doit aussi être itératif car en matière d’expérience utilisateur il est rare d’avoir tout bon du premier coup et il est toujours possible de faire mieux. Alors, expérimentez, améliorez et recommencez ! »