Travel Manager : ce que la vidéoconférence peut vous apporter!

Dans votre gestion quotidienne des déplacements des collaborateurs de votre entreprise, vous devez prendre en compte de multiples critères afin d’imaginer la politique voyage la plus adaptée qui répondrait aux différentes exigences financières, de sécurité, environnementale…)

74% des Travel Manager citent « l’optimisation des coûts » comme leur objectif privilégié, « la sécurité des voyageurs » arrivant en seconde place avec 56% des interrogés (Source : Etude réalisée pour AirPlus auprès de 300 décideurs internationaux dont 60 en France))

Bien que certains déplacements physiques soient indispensables, la visioconférence a de nombreux avantages à vous apporter ! Vous réduisez le budget déplacement, vous limitez, pour vos collaborateurs, les risques liés au voyage, mais également les inconvénients liés au stress, la fatigue, enfin vous participez activement à la réduction de l’empreinte carbone de votre entreprise.)

Ne percevez pas la visioconférence comme un substitut aux voyages d’affaires mais plutôt comme une alternative intéressante à certains déplacements. Travel Manager, aujourd’hui Mobility Manager devenez demain Meeting Manager en intégrant la visioconférence dans le panel de vos outils !)

-Une réduction des coûts 🙂

Les budgets déplacements sont aujourd’hui regardés à la loupe ! La conjoncture économique invite à modifier les comportements. Avec la flambée des prix du pétrole, le budget voyage d’affaires de nombreuses entreprises a connu une explosion sans précédent. En période de vaches maigres, la réduction des frais de déplacement est une priorité, qu’il s’agisse du voyage (avion, train, location de voiture, etc.), des frais de restauration ou d’hébergement.)

La visioconférence professionnelle en mode Saas (Software as a Service) c’est 0% capex. Les infrastructures sont mutualisées pour vous éviter un lourd investissement en infrastructure de visioconférence. Une fois que vous utilisez la visioconférence, vous faites des économies de déplacements.)

-Une réduction des risques liés aux déplacements 🙂

Qu’ils soient liés aux voyageurs (accident, maladie, rapatriement…) à la destination (Instabilité environnementale, politique, forces majeures) ou au voyage (Retard, annulation de vols, vol de bagage), les risques à prendre en compte par les Travel Manager sont multiples lors des déplacements de leurs collaborateurs.)

Avec la visioconférence vous limitez ces risques en permettant à vos collaborateurs de participer à certaines réunions à distance. Sur certains voyages vous évitez ainsi les coûts liés aux assurances et vous protégez les collaborateurs des différents risques encourus lors d’un déplacement.)

A l’heure actuelle, 94 % des Travel Manager disent avoir mis en place une politique de sécurité avec comme première mesure l’annulation du déplacement (Source : Etude réalisée pour AirPlus auprès de 300 décideurs internationaux dont 60 en France).)

Avec la visioconférence, la gestion du risque ne passera plus nécessairement par la perte d’une opportunité commerciale.)

-Une plus grande efficacité 🙂

En cas d’annulation d’un vol, de perturbations climatiques, les déplacements professionnels ne peuvent avoir lieu, provoquant la perte d’une opportunité commerciale, la perte de temps, et la perte d’efficacité du voyageur qui ne peut se rendre à l’endroit désigné en temps voulu.)

La visioconférence offre une alternative intéressante dans ce genre de situation. Si votre collaborateur se trouve dans l’impossibilité de se déplacer, la visioconférence garantit la continuité de son activité ainsi que celle de votre entreprise.)

-Une réduction de l’empreinte environnementale)

A l’heure où les questions environnementales deviennent de plus en plus considérées par les clients, que les contraintes légales se multiplient incitant les entreprises à maitriser, dans un premier temps, puis à réduire leur empreinte carbone, la visioconférence se place comme une solution idéale. )

D’autant que les déplacements représentent la plus grosse partie des émissions carbone d’une entreprise … Grâce à la visioconférence vous réduirez grandement l’empreinte carbone de votre organisation et participerez à l’atteinte de ses objectifs en termes de Responsabilité Sociale de l’Entreprise.)

En résumé, n’oubliez pas de considérer la visioconférence dans vos réflexions stratégiques. Elle peut être une réponse à certaines de vos contraintes et vous permettra ainsi une plus grande souplesse et réactivité face aux aléas liés à votre métier.