PME : Comment constituer votre Base de Données Économiques et Sociales (BDES) ?

Depuis le 14 juin 2015, toutes les entreprise possédant un effectif de plus de 50 salariés se doivent de remplir une nouvelle obligation légale : la BDES pour Base de Données Économiques et Sociales. Zéphir, ERP dans le Cloud qui permet aux entreprises de centraliser et structurer leur gestion, aide les entreprises à remplir cette nouvelle obligation légale.

Paris le 02 novembre 2015

A quoi sert la BDES ?
L’objectif de la BDES est de rassembler un certain nombre d’informations économiques et sociales de l’entreprise afin de donner une vision claire de ses orientations globales, de sa création de valeur et de la répartition de cette dernière.
La BDES doit servir à préparer la consultation annuelle du comité d’entreprise sur les orientations stratégiques de l’entreprise. Elle doit être mise à disposition des membres du comité d’entreprise, des membres du Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Condition de Travail (CHSCT) et des délégués syndicaux.

Que doit contenir la BDES ?
Afin de remplir son obligation légale, toute PME devra désormais faire apparaître sur sa BDES un certain nombre d’informations liées :

Aux évolutions et à la répartition des Ressources Humaines
– Les embauches,
– Les contrats précaires,
– Les stages,
– Les emplois à temps partiel,
– La formation professionnelle,
– Les conditions de travail,
– La rémunération des salariés,
– La rémunération des dirigeants.

Aux flux financiers
– Les investissements matériels,
– Les investissements immatériels,
– Les fonds propres,
– L’endettement,
– La rémunération des financeurs,
– Les flux financiers à destination de l’entreprise (aides publiques et crédits d’impôts),
– La sous-traitance,
– Les transferts commerciaux et financiers entre les entités si l’entreprise appartient à un groupe,
– Les éventuelles activités sociales et culturelles de l’entreprise.
– Ces informations sont déclinées en 3 volets : pour les deux années précédentes, pour l’année en cours et, sous forme prédictives, des trois années à venir.

Quelles entreprises sont concernées ?
La mise en place de la BDES est obligatoire pour toute entreprise de plus de 50 salariés. Nous notons quelques cas particuliers :
– Pour les entreprises à établissements multiples, la loi raisonne au global et non par établissement.
– Pour les groupes d’entreprises, la BDES concerne chaque entreprise de plus de 50 salariés qui constitue le groupe. Une BDES globale du groupe peut néanmoins être créée, en complément.
– Les entreprises d’au moins 300 salariés, soumises à l’obligation au titre de 2014 et de 2015 n’ont pas pour obligation de faire apparaître dans leur BDES les informations relatives aux 2 années précédentes.

Comment la mettre en place ?
Deux solutions sont à disposition des entreprises. La BDES peut être gérée sur papier ou informatiquement.
Il est assez évident que gérer et mettre à jour sa BDES est nettement plus rapide et plus sécurisée sur informatique. D’autant plus que la loi exige que la BDES puisse être accessible par les salariés, y compris à distance.
Avec le logiciel de gestion Zéphir, vous remplissez votre BDES en très peu de temps. En effet, avec ses modules d’administration du personnel, d’immobilisations ou encore de trésorerie, Zéphir permet aux entreprises d’entrer, de mettre à jour et d’exporter l’ensemble des contrats de ses salariés avec le détail des horaires, de la rémunération ou encore des primes ; mais aussi les investissements, le niveau de trésorerie, l’endettement éventuel, les variations de la trésorerie et le contrôle de gestion.

Que risquent les entreprises qui ne publient pas leur BDES ?

Si l’entreprise ne fournit pas sa BDES ou une BDES incomplète ou encore obsolète, le tribunal de grande instance peut être saisi par le comité d’entreprise. L’employeur devra alors expressément livrer les éléments manquants au risque de s’exposez à un délit d’entrave de 3 750 euros d’amende et 1 an d’emprisonnement.

Aider les entreprises à faire face aux évolutions légales le plus simplement et le plus rapidement possible est une des missions du logiciel de gestion dans le cloud Zéphir. Les PME de plus de 50 personnes doivent compléter leur BDES avant le 31 décembre 2016, et pour ce faire, Zéphir leur donne la base d’informations nécessaires.

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A propos de Zéphir – www.zephir-is.com
Zéphir, est un logiciel de gestion dans le Cloud conçu pour aider les entreprises à centraliser, structurer et gagner du temps dans leurs processus de gestion. Il permet aux entreprises de gérer les Ressources Humaines, la Gestion Commerciale, la Gestion de Projet, les Flux Financiers et Collaboratifs. Zéphir est personnalisable car sa feuille de route évolue en fonction des besoins de ses clients et est rapide à déployer. Il se distingue également par des prix abordables et un service d’accompagnement de ses clients, tout au long de leur utilisation du logiciel.
La maison mère de Zéphir compte aujourd’hui 30 personnes et réalise un chiffre d’affaires de 2,4 millions d’euros, faisant de la solution, un des ERP les plus innovants du marché.
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