Optimisation des Créances Clients – logiciel de recouvrement

Le DSO (Days Sales Outstanding) ou NJC (Nombre de Jours de Crédit clients) ou DMP (Délai Moyen de Paiement des clients) est le chiffre d’affaires facturé non encore encaissé ou l’encours client ou la rotation du crédit clients exprimé en nombre de jours de chiffre d’affaires. Le DSO indique le risque client et permet de préciser l’efficacité des mesures de recouvrement internes d’une entreprise, son évolution indique l’amélioration ou la dégradation du risque ainsi que l’amélioration ou la dégradation de la performance du recouvrement.
Nous retiendrons les deux méthodes principales, la méthode comptable et la méthode « count back » (ou « roll back » ou par épuisement du chiffre d’affaires ou d’apurement de l’encours).

La méthode comptable (variantes) :

Encours total
C’est le rapport entre l’encours financier (inclus les effets escomptés non échus et les créances cédées) et le chiffre d’affaires TTC.
Par conséquent trois éléments d’information sont requis pour le calcul :
– Le total des comptes clients ou encours total de fin de mois TTC
– Le total des ventes à crédit TTC pour la période analysée (ventes au comptant exclues)
– Le nombre de jours de la période analysée
Pour indication : douze mois = 365 jours, six mois = 182 jours et un trimestre = 91 jours

Formule : Encours total fin de mois TTC x Nbre de jours / Chiffre d’affaires total TTC de la période
Exemple 1 :
Sté A – décembre 2002 :
Encours total fin de mois TTC (décembre 2002) = 5 700
CA total TTC de la période (octobre à décembre 2002) = 7 600
Nombre de jours de la période = 91
5 700 x 91 / 7 600 = 68 jours (Période de recouvrement des comptes clients)
Dans cet exemple le nombre de jours nécessaires au recouvrement des comptes clients est de 68 jours (en moyenne).
Exemple 2 :
Sté A – mars 2003 :
Encours total fin de mois TTC (décembre 2003) = 1 800
CA total TTC de la période (octobre à décembre 2003) = 1 000
Nombre de jours de la période = 91
1 800 x 91 / 1 000 = 164 jours

Encours moyen
Sté A – Période octobre à décembre 2003 :
Formule : Moyenne des encours totaux de fin de mois TTC x Nombre de jours de la période analysée / Chiffres d’affaires total TTC de la période analysée
Encours total fin octobre 2003 = 4 300
Encours total fin novembre 2003 = 3 200
Encours total fin déc. 2003 = 1 800
Moyenne des encours totaux pour la période = 3 100
CA total TTC de la période (octobre à décembre 2003) = 1 000
Nombre de jours de la période = 91
3 100 x 91 / 1 000 = 282 jours

Chiffre d’affaires moyen
Formule : Encours de fin de mois TTC X Nombre de jours de la même période / CA TTC de la période analysée

Encours courant
Cette méthode est le DSO meilleur ou BPDSO (Best Possible DSO).
C’est le rapport entre l’encours courant ou non exigible et le chiffre d’affaires TTC.
Par conséquent trois éléments d’information sont requis pour le calcul :
– L’encours total non exigible de fin de mois TTC
– Le total des ventes à crédit TTC pour la période analysée (ventes au comptant exclues)
– Le nombre de jours de la période analysée
Pour indication : douze mois = 365 jours, six mois = 182 jours et un trimestre = 91 jours

Formule : Encours courant fin de mois TTC x Nombre de jours de la période analysée / Chiffre d’affaires total TTC de la période analysée

Encours échu
Cette méthode qui fait appel à la notion de retard est le JMR (nombre de Jours Moyen de Retard) ou ACD (Average Cost Deliquency).
C’est le rapport entre l’encours échu et le chiffre d’affaires TTC.

Formule : Encours échu fin de mois TTC x Nombre de jours de la période analysée / Chiffre d’affaires total TTC de la période analysée

Somme des jours
Cette méthode qui prend plus en compte le poids relatif des jours est le DPMSO (Days Per Month Sales Oustanding).
C’est la somme en jours des n encours résiduels des n derniers mois de chiffre d’affaires TTC, calculés au prorata de chaque chiffre d’affaires TTC correspondant.

1)Avantage de la méthode comptable (toutes variantes) :
– simplicité du calcul
2)Inconvénients de la méthode comptable (plus ou moins suivant les variantes) :
– suivant la période analysée (90, 120 jours ou plus) le DSO sera très imprécis
– le calcul ne tient pas compte de la saisonnalité de certaines entreprises
– les variations de CA influent fortement sur le résultat et faussent l’observation
– ce calcul est non représentatif de la durée réelle de crédit ni de l’âge moyen des créances

La méthode « count back » :
Elle consiste à ôter successivement de l’encours financier, jusqu’à épuisement de celui-ci, le chiffre d’affaires TTC de chaque mois et d’additionner le nombre de jours de chacun des mois correspondants
Exemple :
Encours fin de mois TTC (janvier 2003) = 1 000
Vous pouvez utiliser le nombre exact de jours dans chaque mois soit 31, 28, 31, etc. ou juste les jours ouvrables soit 21 jours chaque mois ou simplement choisir une moyenne de 30 jours comme ci-dessous.

MOIS CA TTC DSO ROLL-BACK
Encours / / 1 000
Janvier 600 30/30 400
Février 280 30/30 120
Mars 330 11/30 /
Totaux DSO = 71

Le chiffre de 30/30 est inscrit lorsque le CA du mois peut être déduit de l’encours, comme pour janvier et février ci-dessus.
Calcul pour obtenir le chiffre de 11/30:
Chiffre d’affaires de mars / Nbre de jours soit 330 / 30 soit un résultat de 11

puis (encours fin janvier) – (CA cumulé janvier et février) soit 1 000 – 880 = 120
puis diviser 120 par 11 : vous obtenez 11 (après arrondi)

1)Avantage de la méthode « count back » :
– tient compte de la saisonnalité de l’entreprise.
2)Inconvénients de la méthode « count back » :
– ne fait pas de distinction entre encours courant et encours exigible

Conclusion :
Il existe de nombreuses méthodes de calcul de DSO à la disposition des entreprises, certaines étant plus complexes et plus précises que d’autres, cependant aucune d’entre elles ne peut se positionner en tant que méthode universelle pour le calcul du nombre de jours de crédit accordé aux clients.
Le choix d’une méthode ou d’un “mix” de plusieurs méthodes est le fruit de l’expérience de chaque entreprise, chacune d’entre elles étant unique (activité, produits, clientèle, méthodes de recouvrement amiable, etc…).
Pour diminuer le DSO, l’amélioration des performances de recouvrement amiable et de gestion des litiges n’est pas suffisante, l’entreprise doit également surveiller, entre autres, les dérogations de paiement autorisées par les services commerciaux et les dysfonctionnements internes ou externes (livraison, SAV, etc) sources de réclamations et de litiges.

Laurent Leloup