Moderniser sa gestion documentaire pour offrir un meilleur service aux professionnels

Association spécialisée dans les domaines des espaces verts et du paysage en milieu urbain, Plante & Cité est un acteur référent sur son secteur. L’organisme dispose d’un centre de documentation, amené à stocker et à fournir au quotidien de nombreuses informations aux professionnels. Afin d’optimiser la gestion de ses bases de données, le service a décidé de recourir à un nouvel outil de gestion documentaire, développé par Kentika.

Florence Cadeau, documentaliste au sein de l’association, revient sur cette collaboration.

La nécessité d’une gestion documentaire spécifique et modernisée

« Le centre de documentation de Plante et Cité gère une base de données de plus de 8 000 références, qui sont majoritairement des articles de presse scientifiques et techniques. Nous utilisions jusqu’en 2019 un outil documentaire sans veille ni GED. Quand l’éditeur nous a annoncé qu’il ne le mettrait plus à jour, ce fût pour nous l’opportunité de rechercher une nouvelle solution. »

Florence Cadeau a donc construit un cahier des charges avec différents critères. Il était notamment primordial que ce changement d’outil soit transparent pour les adhérents.

« En tant que documentaliste, j’ai besoin de pouvoir mieux gérer les bases de données. Nous disposons de deux bases de données distinctes, il nous fallait une solution capable d’interagir avec nos outils et le site internet existants sans que cela se remarque pour les adhérents. C’est très important que le logiciel soit accessible en full web. De plus, nous envoyons chaque mois un bulletin mensuel en PDF, nous voulions conserver ce format.

Veille personnalisée, ergonomie… : l’efficacité au rendez-vous

« La solution Kentika répondait en tous points à nos exigences de transparence et de personnalisation. Le logiciel simplifie le processus de saisie et de recherche de l’information. De plus, il est très ergonomique et offre de nombreuses fonctionnalités. La captation de l’information est plus rapide également, le module Kpress nous permettra de la diffuser rapidement en interne, ce qui n’était pas le cas avant. Du côté des adhérents, le changement est transparent, ils n’ont pas vu la différence, car nous leur offrons les mêmes services qu’avant. »

Kpress me permet d’améliorer mon processus de veille de façon considérable grâce au scan de la presse et du web. C’est vraiment une opportunité de pouvoir mieux communiquer. Je suis très satisfaite de l’interface de la solution de GED Kentika. La navigation et l’indexation sont simples, la gestion au quotidien est alors facilitée. Mes collègues ont également envie d’avoir accès à l’outil pour pouvoir paramétrer leurs centres d’intérêt et recevoir automatiquement les documentations qui les concernent en toute autonomie. »

Un déploiement facilité

« Globalement, le déploiement du projet s’est bien déroulé. Les équipes de Kentika sont réactives. Ils ont tout fait pour répondre à nos attentes, notamment en termes de personnalisation des exports et du bulletin mensuel. De plus, j’ai participé à mon premier club utilisateurs, j’ai beaucoup apprécié les échanges avec les autres clients. »