Médecins du Monde et Qualiac : mission réussie

Médecins du Monde a choisi Qualiac pour construire la colonne vertébrale de son système d’information et l’aider à relever ses principaux défis : être plus réactif dans le champ de l’urgence et offrir une forte transparence sur ses finances. Détail de l’applicatif.

– En mars 2000, Médecins du Monde choisit Qualiac pour son avance technologique et sa méthodologie de projet, basée sur le transfert de compétences. Périmètre fonctionnel retenu : Comptabilité (générale, tiers et analytique), gestion budgétaire, immobilisations, reporting (avec les outils Impromptu et Powerplay de Cognos, intégrés à Qualiac), achats (y compris demandes de services), et stocks.
– En août 2000, après seulement 3 mois de paramétrage, transfert de compétences, et reprise de 110.000 écritures de formats hétérogènes, toute la partie Finance est opérationnelle.
– En mars 2001, après 4 mois de paramétrage, la gestion des achats et des stocks (stock central des matériels partant à Roissy et plusieurs dépôts dans Paris) est opérationnelle à son tour. Étape suivante : la mise en place avant fin 2001 de la version Qualiac Web dans les délégations françaises, puis en 2002 dans les délégations étrangères et les missions.

DÉTAIL DE L’APPLICATIF

1. MÉDECINS DU MONDE : LA SOLIDARITÉ INTERNATIONALE

Depuis 20 ans, Médecins du Monde s’appuie sur l’engagement bénévole de ses membres pour porter secours aux populations les plus vulnérables dans le monde, en France métropolitaine et dans les départements d’Outre-Mer.

L’engagement associatif
La première mission de Médecins du Monde est évidemment de soigner les victimes de catastrophes naturelles, de situation de famine, d’épidémies ou d’endémies (paludisme, SIDA, tuberculose…), les victimes de conflits armés, les populations déplacées, les minorités en péril, les enfants des rues, les usagers de la drogue, les exclus des soins.

Pour Médecins du Monde, le témoignage constitue aussi un engagement fort de son association. Témoigner pour dire les souffrances physiques et psychiques des populations, pour alerter l’opinion publique et les décideurs politiques, pour protéger les populations…
20 ans après sa création, Médecins du Monde est présent sur l’ensemble du territoire, sous la forme de Centres d’accueil, de soins et d’orientation, de programmes de réduction des risques et de missions “hors centres”.

L’ONG s’appuie sur 17 délégations en France. Elle est aussi présente dans 8 pays d’Europe (Belgique, Chypre, Espagne, Grèce, Italie, Portugal, Suède et Suisse) et en Amérique (Argentine, Canada, États-Unis). Sur le terrain, les missions (2.000 bénévoles en France et quelque 150 volontaires à l’étranger), soutenues par un réseau de plus de 1.300 adhérents, interviennent dans 57 pays du globe, là où l’urgence les appelle.

Médecins du Monde a également joué un rôle stratégique dans la création de la Cour Pénale Internationale et, en France, dans la mise en oeuvre de la Couverture Maladie Universelle (CMU).

Pour mener à bien ses différentes missions, Médecins du Monde s’appuie sur la prépondérance des fonds privés venant de quelques 1.433.445 donateurs et représentant environ deux tiers des ressources. Les fonds publics proviennent de l’Union Européenne, de l’État Français et des Nations Unies.
Au total, Médecins du Monde compte 260 salariés et dispose d’un budget d’environ 48 millions d’euros. 70% est consacré à la réalisation des missions.

En 1994, un Comité des Donateurs composé de 15 membres a été mis en place. Totalement indépendant des structures de direction de Médecins du Monde, il bénéficie d’un budget de fonctionnement alloué par l’association.
Il a pour mission de relayer les questions des donateurs et d’apporter une aide optimisée pour l’emploi le plus efficace possible des fonds collectés. Ce Comité peut formuler des avis ou des recommandations sur la marche générale et les orientations de Médecins du Monde. Il rend compte de ses appréciations au Conseil d’Administration de Médecins du Monde, lors de l’assemblée Générale de l’association. Son rôle est également d’informer les donateurs chaque trimestre via la revue “Médecins du Monde”.

Par ailleurs, Médecins du Monde est membre du Conseil d’Administration du Comité de la Charte de déontologie des organisations sociales et humanitaires, organisme de surveillance rassemblant 43 associations et fondations françaises.

Les différents types de missions
Médecins du Monde effectue trois types de missions, en fonction de l’analyse des besoins :
– LES MISSIONS D’URGENCE – De courte durée, c’est l’engagement d’une aide immédiate et concrète auprès des populations en détresse
– LES MISSIONS DE RÉHABILITATION – D’une durée de six mois à trois ans, elles peuvent avoir deux objectifs : accompagner la reconstruction physique et psychologique des personnes victimes de traumatisme; restaurer les structures sanitaires et sociales (locaux, matériels, personnels) afin qu’un service minimum de santé puisse être donné aux populations.
– LES MISSIONS A LONG TERME – Elles mettent en oeuvre les moyens qui permettent d’apporter des solutions durables aux conséquences de la misère sur la santé. Elles prévoient une information précoce des bénéficiaires et des partenaires locaux, ce qui implique le transfert des compétences. Chaque mission inclus dès le départ son mode de désengagement par la mise en place d’une procédure rigoureuse.

2. LA DÉLÉGATION AQUITAINE : DES ACTIONS DE TERRAIN AU SERVICE DES PLUS DÉMUNIS

La délégation Aquitaine, dont le siège est à Bordeaux, est également représentée à Bayonne et à Pau, par deux antennes régionales. Le Centre d’accueil médico-social de la Mission France de Bordeaux réalise 2300 consultations médicales et 2600 consultations sociales par an, grâce à une équipe composée de 100 bénévoles : accueil, médecins généralistes et spécialistes, infirmières, équipe de tri de médicaments, équipe informatique. Elle emploie 2 travailleurs sociaux et 2 coordinateurs salariés.

Les missions en Aquitaine :
– PROGRAMME DE RÉDUCTION DES RISQUES DE TRANSMISSION DU VIH ET DES HÉPATITES – Dans la lutte contre la transmission des pathologies infectieuses, particulièrement par voie intraveineuse, Médecins du Monde a mis en place des bus “échange de seringues” et distribution de kits de prévention.
Par ailleurs, Médecins du Monde a créé la “mission Rave” afin d’assurer une présence sanitaire sur les Raves clandestines et informer les participants sur le danger que présente l’utilisation de drogues.
– MISSION TSIGANE – Contribuer à l’amélioration des conditions de vie des gens du voyage et à leur accès à la citoyenneté et aux droits fondamentaux.
– MISSION ANCIENS COMBATTANTS MAROCAINS – Bilan et suivi médical des anciens combattants marocains arrivant à Bordeaux pour établir leur carte de séjour, percevoir le RMI, et soutenir leur famille restée au Maroc, jusqu’à l’obtention d’une couverture médicale à 100%.
– MISSION SATURNISME – Médecins du Monde est mobilisé sur Bordeaux pour que soit appliqué le volet Lutte contre le saturnisme de la loi contre les exclusions de juillet 1998.
– MISSION FRANCAIS LANGUES ETRANGERES – Cours de français pour les étrangers
– MISSION SQUAT & MISSION DÉTRESSE – Création de réseaux d’information, de solidarité et de soins correspondant aux demandes et modes de vie des gens de la rue, ne connaissant pas ou refusant d’aller dans des structures adaptées.

Les missions à l’étranger :
La Délégation régionale Aquitaine est engagée dans deux pays, la Bulgarie et Haïti.

– EN BULGARIE :
Les deux missions en Bulgarie s’appuient sur une ONG bulgare que Médecins du Monde soutient financièrement et techniquement.
– Mission orphelinats : commencé en 1998, ce programme a pour but la formation des personnels des 31 orphelinats accueillants les enfants de 0 à 3 ans. Il est réalisé par une équipe de formateurs pluridisciplinaires qui vient appuyer la réforme des institutions mise en place par le Gouvernement bulgare en mai 1998. Cette formation a reçu l’aval du Ministère de la Santé bulgare et est reconnue comme diplôme universitaire (Université de Sofia).
– Mission néo natologie : pour améliorer la situation du nouveau-né en Bulgarie, Médecins du Monde Aquitaine a entamé en 1999 un programme de formation des personnels des 156 maternités du pays, en collaboration avec des néonatologistes bulgares, bénévoles. Médecins du Monde fournit le matériel d’enseignement ainsi que celui des réanimations de base (insufflateurs manuels).

– EN HAÏTI :
Médecins du Monde Aquitaine est présent depuis 20 ans en Haïti à l’hôpital de Pilate, région du Cap Haïtien au nord de l’île.
Il s’agit de deux missions chirurgicales par an dans un hôpital tenu par des soeurs canadiennes.
Médecins du Monde a également mis en place un programme de Protection Maternelle Infantile.

3. MÉDECINS DU MONDE ET QUALIAC : MISSION RÉUSSIE

“Face à la recrudescence, ces dernières années, des conflits et des catastrophes humanitaires, nous devons accroître encore notre réactivité dans le champ de l’urgence, en mettant en place une structure ad hoc”, explique Catherine Duffau, Directeur des Systèmes d’Informations de Médecins du Monde.
Pour répondre à ces nouvelles exigences, la direction générale de l’ONG (Organisation Non Gouvernementale) met en place, en 1999, une véritable direction des systèmes d’informations (DSI), chargée de refondre le système existant. Trop hétérogène, ce dernier n’offrait en effet ni les outils de suivi budgétaires nécessaires aux missions, ni la possibilité de consolider facilement les données émanant du terrain.
Médecins du Monde choisit Qualiac pour construire la colonne vertébrale de son système d’information et l’aider à relever ses principaux défis : être plus réactif dans le champ de l’urgence et offrir une forte transparence sur ses finances.

Un choix basé sur l’avance technologique et la méthodologie de projet
D’emblée, le progiciel de gestion intégré Qualiac® ERP s’impose à la nouvelle DSI comme une réponse idéale par sa couverture fonctionnelle complète et sa rapidité de mise en oeuvre.

A la suite d’un appel d’offre lancé en juillet 1999, avec un cahier des charges très strict sur les aspects coûts et support des nouvelles technologies, la DSI de Médecins du Monde retient la solution de Qualiac®. “Nous avons notamment été impressionnés par la capacité de l’éditeur à construire, en à peine 15 jours, une maquette complète et convaincante, à partir de nos jeux d’essais. Sa méthodologie de mise en oeuvre, basée sur le transfert de compétences, et les qualités humaines de son équipe projet ont également contribué à ce choix”, précise Catherine Duffau.

– En mars 2000, Médecins du Monde signe avec Qualiac. Périmètre fonctionnel retenu : Comptabilité (générale, tiers et analytique), gestion budgétaire, immobilisations, reporting (avec les outils Impromptu et Powerplay de Cognos, intégrés à Qualiac®), achats (y compris demandes de services), et stocks.
– En août 2000, après seulement 3 mois de paramétrage, transfert de compétences, et reprise de 110.000 écritures de formats hétérogènes, toute la partie Finance est opérationnelle.
– En mars 2001, après 4 mois de paramétrage, la gestion des achats et des stocks (stock central des matériels partant à Roissy et plusieurs dépôts dans Paris) est opérationnelle à son tour. Étape suivante : la mise en place avant fin 2001 de la version Qualiac® Web dans les délégations françaises, puis en 2002 dans les délégations étrangères et les missions.

Qualiac Web : une version bien adaptée au terrain
Doté d’une architecture 100% Java, Qualiac® Web, qui partage la même base de données que la version Client/Serveur utilisée au siège, permet aux délégations et aux missions de saisir à partir de n’importe quel poste de travail (client léger), leurs chiffres et requêtes, via Internet. Un mode de fonctionnement d’autant plus facilement adopté, que l’usage d’Internet est déjà le moyen de communication retenu par les missions en cas de crise. “Grâce à cette technologie, nous pouvons échanger des données même avec les pays ou les régions mal équipées en télécoms, en utilisant des terminaux PC,” ajoute Catherine Duffau. “Nous y gagnons en simplicité et surtout en coûts de déploiement. Or nous sommes très attentifs aux dépenses, puisqu’il s’agit de l’argent des donateurs et que nous n’avons hélas pas les mêmes moyens que les entreprises.”

Un vrai suivi budgétaire et des dépenses mieux maîtrisées
Ce souci permanent de contrôler les budgets transparaît également dans les avantages attendus. “Structurant, l’ERP Qualiac® nous confère une visibilité sur toutes nos dépenses et nous permet, grâce à la mise en place d’indicateurs sur les missions, de mieux sensibiliser les différents intervenants à la gestion économique de l’organisation. En échange, et elles sont très demandeuses, les missions peuvent enfin accéder aux informations du siège : elles peuvent ainsi suivre leurs engagements de dépenses plus finement et gérer de façon plus pertinente leurs budgets.”
La transparence et la cohérence des données assurent à Médecins du Monde de répondre pleinement aux exigences du nouveau plan comptable des associations mis en place en France au 1ier janvier 2001 et de remplir plus vite et plus facilement son devoir légal de communication envers les bailleurs qui le subventionnent.

Une meilleure réactivité de l’ONG
Enfin la globalisation des gros achats via Qualiac® (tentes, valises d’urgence, kits médicaux, véhicules, informatique) permet non seulement de suivre en temps réel les engagements, mais également de mieux négocier les prix. Quant au suivi en temps réel des stocks, il contribue à répondre aux exigences en termes de réactivité.
“Ce très beau projet, dont les budgets et les délais ont été parfaitement respectés, doit sa réussite à la confiance renouvelée de la direction générale envers la DSI. Mais aussi à la disponibilité et à la réactivité des consultants de Qualiac® qui s’impliquent à nos côtés avec beaucoup de modestie et de compétences. ” conclut Catherine Duffau.

A PROPOS DE QUALIAC : Créé en 1979, Qualiac est un éditeur français, spécialisé dans la conception, la distribution et la mise en oeuvre du progiciel de gestion intégré, Qualiac ERP. Riche des ses succès et de la confiance de ses clients, Qualiac est devenu un partenaire majeur dans le domaine des solutions de gestion pour moyennes et grandes entreprises nationales et internationales de tous secteurs, avec un leadership sur certains marchés. Qualiac ERP couvre de manière modulaire l’ensemble de la gestion d’entreprise : Comptabilité/Finances, Immobilisations, Crédit Management, Achats, e-procurement, Ventes, CRM, Stocks, Logistique, Production, Maintenance, Décisionnel.
Grâce à une avance technologique permanente, des équipes stables et une satisfaction totale de ses clients, Qualiac a acquis une réputation incontestable de qualité, de réactivité et de performance sur le marché des Progiciels de Gestion Intégrés. Implantée à Paris, Lyon, Chamalières et Aurillac, l’entreprise compte 110 personnes et plus de 350 sites clients en France et à l’international. www.qualiac.com

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