L’interprofession de la filière laitière valorise ses services grâce à la polyvalence de Kentika

Le CNIEL (Centre National Interprofessionnel de l’Economie Laitière) réunit l’ensemble des acteurs de la filière afin de développer la demande en France comme à l’international. Le service Veille Documentaire joue donc un rôle majeur pour mener à bien les missions du CNIEL. Les besoins des utilisateurs évoluant sans cesse, le métier de documentaliste tend à prendre une tout autre dimension.

Objectifs : fournir aux membres de l’interprofession l’information nécessaire, mais également mettre à disposition l’expertise du CNIEL à ses cotisants.

Retour sur les composantes de ce projet de refonte de la gestion documentaire à travers le témoignage de Valérie Hermeline, chef du service Veille Documentaire au sein du CNIEL.

Qu’est-ce qui vous a amené à changer votre outil de GED ?

« Notre métier connaît depuis peu, une mutation profonde. Nous passons de recherches plutôt “historiques” basées sur un fonds documentaire à la réalisation et la diffusion de veilles conjoncturelles pour nos utilisateurs. Nous étions initialement équipés d’un logiciel mais l’outil n’évoluait plus dans la même direction que nos nouveaux besoins. Nous avons donc décidé de nous tourner vers une toute autre solution de gestion documentaire, plus ergonomique.

Ce nouvel outil devait nous permettre de récupérer nos bases existantes, de simplifier et d’automatiser nos veilles mais surtout, de travailler sur une base commune avec la direction des affaires scientifiques et techniques, soit 10 personnes à fédérer entre nos 2 services. Nous avions également une contrainte très forte quant à sa mise en place : nous ne devions avoir qu’une brève interruption de nos services notamment pour nos panoramas presse quotidiens. »

Comment s’est passé le déploiement du projet ?

« Nous avons retenu 2 prestataires. La balance a très rapidement penché en faveur de Kentika. Cependant, avant de nous lancer dans l’intégration, nous avons initié une profonde réflexion sur nos modalités de travail et notre organisation. En effet, nous avions 12 bases documentaires segmentées avec un référent pour 2 bases. Un véritable casse tête.

Nous avons donc mandaté Kentika pour nous accompagner dans la définition de processus plus efficients pour notre métier. C’est sur ces bases solides que le paramétrage et le déploiement de la solution ont pu s’opérer. Kentika a ainsi assuré la reprise totale de nos 200 000 notices ainsi que l’ensemble de nos bases de données. Un chantier assez faramineux. »

Quels sont les bénéfices constatés ?

« Nos équipes se sont très rapidement approprié l’outil. La mise en place des connecteurs automatiques des flux de nos prestataires a été une véritable “révolution”. Jusqu’à présent, les veilles reçues étaient traitées manuellement. Aujourd’hui avec Kentika, elles sont insérées automatiquement à l’outil, avec des champs d’informations préremplis. De même, grâce aux connecteurs KPress, nous pouvons réaliser nos panoramas de presse en quelques clics et assurer une réelle uniformité de nos produits. Plus besoin pour notre assistante de créer manuellement un fichier word et de l’adresser en PDF à nos abonnés. Nos clients profitent eux-aussi de la puissance de ces outils en accédant immédiatement à la bonne information au bon moment.

Les premiers retours sur les panoramas presse sont excellents. Nos clients les jugent plus sympas, plus ergonomiques. Parallèlement nous avons travaillé sur la redéfinition et le développement de notre portail avec des accès différenciés. »

Pour plus d’information : http://gtec.pro/kentika/cp/CP_Kentika_CNIEL_FR.pdf