Le Poney Club Bon air passe au digital pour sa facturation et gestion de réservations

Situé à Mérignac (Gironde), le poney club Bon air accueille près de 250 enfants par semaine et élève une quarantaine de poneys.
Afin de faire évoluer la structure, Ludovic Quenet, son propriétaire, a décidé de passer à un mode de réservation 100 % en ligne. Pour cela, il s’est équipé de la solution Kavalog Web. Retour sur les raisons de ce choix et les bénéfices constatés avec le témoignage de M. Quenet.

Avec le digital, les attentes des cavaliers évoluent

Les demandes de réservation d’activités exigent une disponibilité à tout moment de la journée. Le poney club reçoit des demandes par téléphone, par mail et, parfois, directement sur place. Or, avec trois collaborateurs à temps plein pour s’occuper des chevaux, assurer les cours, être présents aux déplacements et gérer la partie administrative, il est quasiment impossible de trouver le temps nécessaire pour offrir un accueil de qualité aux clients. M. Quenet a donc vu dans la réservation en ligne une solution pour garder une qualité de service autant dans l’accueil que dans l’enseignement de l’équitation.

« Aujourd’hui, les parents souhaitant réserver des activités ont besoin de liberté. Pour eux, il est beaucoup plus simple de s’informer en fin de journée après le travail ou pendant le week-end. Or, la plupart du temps ce sont des périodes où le bureau est fermé à l’accueil du public. La vente en ligne était donc la solution parfaite pour nous faire gagner du temps sans détériorer la qualité de service, tout en offrant de l’autonomie aux clients. J’ai donc décidé de privilégier l’inscription aux reprises et activités ainsi que la gestion des récupérations en ligne. »

La satisfaction au rendez-vous

Le poney club Bon Air s’est alors tourné vers Kavalog, un des seuls logiciels de gestion à être en conformité avec la loi anti-fraude à la TVA, et son portail de réservation Internet Kavalog Web. Ce dernier permet aux clients de consulter le calendrier des activités et des reprises, de réserver et d’effectuer leur paiement directement en ligne.

« Les clients sont plus que satisfaits d’être complètement autonomes face à la consultation et la réservation de leur activité et reprise. Ils ne dépendent plus de nos disponibilités, ce qui leur a complètement simplifié la vie. Par ailleurs, les parents apprécient d’autant plus que nous soyons disponibles et concentrés à 100 % sur l’enseignement plutôt que de répondre au téléphone. Même si ce nouveau fonctionnement a pu bouleverser quelques habitudes, c’est la satisfaction qui prime. »

En interne, facturation et gestion s’améliorent

Bien que le portail Internet soit destiné aux clients du poney club, les avantages d’une telle solution se constatent également en interne. En effet, Kavalog web étant connecté avec le logiciel éponyme, les réservations sont automatiquement transférées dans l’outil de gestion.

« Je n’ai plus besoin de saisir les activités, les reprises et les récupérations, le logiciel s’occupe de tout à ma place. De plus, les clients disposent des factures directement dans leur compte personnel. Quel gain de temps ! Enfin, le paiement en ligne me permet d’éviter les règlements en chèque ou espèces qui m’obligent à déposer l’argent en banque. Lorsque l’on habite à plus de 20 minutes de l’établissement bancaire, on gagne de précieuses minutes que l’on peut consacrer à autre chose. »