Le logiciel de gestion Belami est au coeur de notre modèle réplicable de délégation de service.

La commune de Chemaudin et Vaux, dans le département du Doubs (25), n’avait pas les ressources nécessaires pour assurer seule la gestion du centre d’accueil de loisirs. La mairie a donc lancé un appel d’offres afin de déléguer ce service à un organisme compétent et qualifié. C’est ainsi que les Francas du Doubs ont repris la gestion de l’accueil de loisirs. Rencontre avec sa directrice, Armelle Terrier.

Délégation de service : une gestion réplicable et maîtrisée

Le système de délégation de service public a tout pour rassurer une commune. En effet, le prestataire, qui prend en charge la gestion d’un établissement (accueil de loisirs, périscolaire, crèche…) bénéficie de l’expérience acquise au sein de structures similaires dans d’autres communes. Les outils utilisés pour la gestion administrative sont déjà connus, car mis en place et éprouvés dans différents accueils. Le personnel est formé et expérimenté.

L’accueil de loisirs de Chemaudin et Vaux fait l’objet d’une délégation de service public auprès des Francas du Doubs. Sa directrice, Armelle Terrier, nous décrit ses principales missions : “Mon rôle suppose d’avoir plusieurs casquettes et plusieurs objectifs. Tout d’abord, en tant que directrice d’accueil de loisirs, ma priorité est la sécurité morale et physique des enfants. Lorsqu’ils sont au sein du centre aéré, ils sont sous la responsabilité de l’équipe. C’est donc notre coeur de métier. Puis, en tant que collaboratrice des Francas, mon rôle est d’assurer la bonne gestion de notre structure et m’assurer que nous remplissons les objectifs définis par la commune.”

La plus grande particularité réside dans la diversité des interlocuteurs. Certaines tâches, comme la comptabilité, sont centralisées au siège des Francas du Doubs. D’autres, comme la gestion des inscriptions, des enfants ou du personnel, se réalisent directement au centre. Bien entendu, les deux entités sont également en contact régulier avec les élus qui s’assurent de la bonne marche de l’accueil et fixent les objectifs. Il s’agit donc réellement d’une gestion conjointe d’un même accueil de loisirs.

« Vous l’avez compris, mon quotidien est chargé mais ma priorité reste les enfants. Je dois donc gagner du temps sur la gestion et simplifier les tâches administratives au maximum. En se basant sur des méthodes et des outils de gestion déjà utilisés auparavant, la prise en main d’un établissement est bien plus rapide pour nous. »

Gestion réplicable : le choix des outils est primordial

Afin de dupliquer leurs méthodes de travail et outils de gestion dans les différents centres qu’ils gèrent, les Francas avaient besoin d’un outil fiable et central. Ils ont décidé de faire confiance au logiciel Belami. Ce dernier permet d’automatiser les tâches administratives répétitives et de fluidifier la communication entre les entités.

« Si l’on se concentre exclusivement sur les tâches administratives, la moindre mission devient vite chronophage. En premier lieu, la gestion d’une équipe de douze personnes : entre l’élaboration des plannings, leurs évolutions, la production des documents légaux… tout me prend du temps. En second lieu, l’accueil des enfants. Chaque midi nous accueillons entre 130 et 140 enfants. L’accueil d’un enfant suppose son inscription, le pointage des présences et absences ainsi que la réalisation de devis, la facturation et les déclarations CAF. Au-delà de 50 enfants, la gestion manuelle n’est plus viable.

Notre logiciel de gestion – Belami – est alors un allié de poids. En effet, il est installé dans tous les centres, je le maîtrise et l’utilise quotidiennement depuis des années.

De plus, au sein du réseau des Francas, nous pouvons nous entraider puisque nous utilisons tous la même solution. Par ailleurs, notre structure doit mutualiser un certain nombre de documents avec les Francas du Doubs (le siège). La liste des factures mensuelles, les fréquentations, les impayés… nous fournissons tous ces éléments à la comptabilité centrale. Là encore, un outil commun avec toutes les entités est nécessaire. »

Fiabilité, gain de temps, traçabilité

Pouvoir compter sur un logiciel déjà connu et éprouvé facilite le quotidien administratif de l’accueil de loisirs. Premier avantage, non négligeable, le gain de temps pour Mme Terrier. Alors que les inscriptions pouvaient mobiliser jusqu’à deux jours par mois sans logiciel, aujourd’hui, seulement quelques heures suffisent. Quant à la facturation, elle ne nécessite désormais qu’une demi-journée par mois.

Le second avantage impacte directement la gestion des présences. Celle-ci est désormais fiabilisée et la traçabilité s’est améliorée. « Lorsque l’on est responsable d’un mineur, le droit à l’erreur est quasi nul. Sur le logiciel, nous pouvons savoir exactement quel enfant était présent et ce sans prendre le risque des erreurs de ressaisie. Cette traçabilité rassure les parents comme les élus. Par ailleurs, si un enfant change d’établissement et se retrouve dans une autre organisation confiée aux Francas, nous n’avons qu’à transférer son dossier. Belamifacilite la communication entre les entités gérées par la délégation. »

En s’enrichissant de nouvelles fonctionnalités, le logiciel contribue à une gestion plus efficace des établissements pilotés en DSP par les Francas du Doubs. « Nous souhaitons mettre en place le portail famille de Belami. Ce dernier offrira plus d’autonomie aux parents qui pourront réaliser leurs inscriptions en ligne et accéder à toutes leurs factures dans leur espace personnel. Ainsi, nous espérons améliorer le confort des parents, mais également gagner davantage de temps sur les inscriptions » conclut Armelle Terrier.