Le Groupe Seb choisit Xerox Global Services pour optimiser l’ensemble de son parc d’impression bureautique en France

Grâce à la solution implémentée par Xerox Global Services (XGS), le Groupe Seb a diminué le nombre de ses équipements d’impression de 65 %, réduisant ainsi significativement ses coûts de production documentaire ainsi que sa consommation d’énergie.

L’optimisation de la gestion des parcs d’impression bureautique permet aux entreprises de réduire le coût de leur production documentaire tout en y associant une démarche environnementale responsable. Rationaliser le fonctionnement du parc assure une utilisation optimale des équipements et garantit une réduction significative de la consommation d’énergie, de papier et d’encre.

Leader mondial du petit équipement de la maison et présent dans plus de 120 pays, le Groupe Seb s’appuie sur une stratégie de distribution multi-marques parmi lesquelles figurent Tefal, Rowenta, Moulinex, Krups, All-Clad et Lagostina. Fort d’un chiffre d’affaires de 3,230 milliards d’euros en 2008, le groupe compte à ce jour
19 000 collaborateurs dans le monde, un succès qui s’accompagne de la mise en place d’une politique environnementale et sociale responsable.

Jusqu’en 2005, le Groupe Seb possédait, en France, un parc d’impression bureautique comprenant 1 600 systèmes d’impression, multimarques et multifonctions, répartis sur ses 21 sites, et affichait un volume d’impression de 40 millions de pages par an. Souhaitant rationaliser ses coûts et réduire sa consommation d’énergie dans ce domaine, l’entreprise recherchait un prestataire spécialiste de la gestion documentaire.

En avril de la même année, le Groupe Seb concluait avec XGS un contrat portant sur l’offre Xerox Office Services (XOS), incluant la gestion globale des processus et des moyens d’impression bureautique du Groupe Seb.
L’implémentation de la solution XOS proposée par Xerox s’est alors déroulée en quatre étapes :

– L’étude préliminaire du parc avant rationalisation : XGS a procédé à l’évaluation de l’environnement bureautique du Groupe Seb réparti sur ses 21 sites français. S’appuyant sur les méthodologies Six Sigma, l’étude a analysé les coûts essentiels et accessoires, la définition des besoins des utilisateurs et le workflow de l’environnement documentaire. Elle a notamment permis de calculer le coût par impression, de localiser les machines sous-utilisées ou surexploitées et ainsi de révéler les applications spécifiques nécessaires à l’entreprise.

– La conception d’un nouvel environnement d’impression optimisé : Les conclusions de l’étude préliminaire ont ensuite guidé la conception du nouvel environnement bureautique optimisé, notamment en termes de répartition du matériel.

– L’implémentation physique sur site de cet environnement : Les équipes techniques d’XGS se sont concentrées par la suite sur la migration physique vers le nouvel environnement bureautique optimisé. Les techniciens se sont rendus sur chaque site du Groupe Seb afin de procéder au déplacement, à l’installation ou au retrait des machines, à l’implémentation et à l’activation de nouvelles fonctionnalités sur les équipements.
Progressive, la migration s’est effectuée en plusieurs étapes et déplacements successifs, garantissant ainsi aux salariés une installation sans bouleversement de leur environnement de travail. Par ailleurs, Xerox a mis en place une opération d’accompagnement du changement permettant aux utilisateurs d’appréhender le fonctionnement de ces nouveaux équipements.

– Le suivi du parc rationalisé : L’implémentation de la solution XOS s’accompagne désormais d’un suivi rigoureux et régulier du nouveau parc d’impression. XGS procède à des ajustements permanents afin de répondre aux besoins des utilisateurs et assure la gestion de toutes les activités liées au déplacement, à l’augmentation, à la modification et la mise au rebut du parc.

En complément du déploiement, Xerox a également offert au Groupe Seb des services de réapprovisionnement automatique des consommables, d’assistance technique liée à l’impression et de facturation mensualisée et simplifiée.
Enfin, Xerox, qui développe auprès de ses clients des solutions en faveur de l’environnement, a remplacé les cartouches utilisées par le Groupe Seb par des cartouches longue durée, avant la rationalisation.

Trois ans après la mise en place de la solution XOS, le Groupe Seb a d’ores et déjà vu son parc d’impression rationalisé de 65 %, lequel se compose désormais de 545 équipements, dont 75 multifonctions noir et blanc, 65 multifonctions couleur et 258 imprimantes. Le ratio équipement par utilisateur est ainsi passé de 1/3,3 à 1/7 en 2007. Outre l’uniformisation de son parc, l’entreprise bénéficie également d’une meilleure maîtrise de la production de ses documents imprimés ainsi que d’une facturation mensualisée et simplifiée de ses consommables. La solution XOS a ainsi permis au Groupe Seb de réduire ses coûts d’impression de 20 % et sa consommation d’énergie de 28 %
De plus, le Groupe Seb compte aujourd’hui un volume d’impression annuel de 20 millions de pages noir & blanc et 5 millions de pages couleur, réalisant une économie de 75 tonnes de papier livré par an depuis 2006 , soit 750 arbres épargnés.

« L’offre de service implémentée par Xerox Global Services nous satisfait pleinement et nous garantit une optimisation de nos coûts liés à l’impression de documents. Elle s’inscrit dans la politique de développement durable du Groupe en réduisant de façon significative les coûts d’énergie et les quantités d’encre et de papier utilisées. Nous disposons maintenant d’un suivi unique et global de nos impressions en volume et en coût. Il est important de noter que maintenir dans le temps un parc optimisé au gré des évolutions successives (déménagements, refonte de bureaux, nouveaux bureaux, sites) est beaucoup plus complexe que mener la rationalisation initiale ; cela requiert un processus rigoureux de gestion des évolutions du parc partagé avec le fournisseur de service d’impression et une compétence et réactivité forte de ce dernier » déclare Patrick Banzet, Responsable Infrastructures IT du Groupe.