Le FAFSEA dresse le bilan de trois ans de dématérialisation avec ITESOFT

Le FAFSEA garantit une collecte des fonds de formation efficace et rapide grâce à la dématérialisation

ITESOFT, leader en France et éditeur européen majeur de solutions de capture, traitement et gestion automatiques de documents et le FAFSEA (Fonds National d’Assurance Formation des Salariés des Exploitations et Entreprises Agricoles) reviennent sur 36 mois de collaboration autour de la dématérialisation et l’automatisation de ses processus coeur de métier : la gestion de la collecte des cotisations versées au titre de la formation professionnelle continue des salariés de ses entreprises adhérentes.

Les organismes de collecte : un métier saisonnier générateur de forts échanges de documents papier

Créé en 1972 par les partenaires sociaux, le FAFSEA est l’OPCA* et l’OPACIF** des salariés de l’agriculture et des activités annexes (négoce viticole, Maisons de Champagne, Industrie du Cognac, Secteur des Courses Hippiques, entreprise du Paysage, Secteur forestier….). A ce titre, il collecte les cotisations de 160 000 entreprises employeurs de main d’oeuvre de son champ de compétences, pour financer la formation professionnelle de leurs salariés. Une gestion efficace et transparente lui permet d’investir 93% des fonds collectés dans le financement des différents dispositifs de formation, soit l’équivalent de 4 millions d’heures de formation. Depuis cinq ans, le FAFSEA enregistre une forte progression de son activité, qui se traduit par une croissance à deux chiffres de son activité.
L’activité même du FAFSEA implique de nombreux échanges d’informations avec les entreprises adhérentes, en particulier à l’occasion des périodes de collecte des cotisations représentant un volume considérable de documents papiers. Au coeur du métier du FAFSEA, cette collecte annuelle impose une réactivité maximale et donc un délai de traitement très court : 30 000 bulletins sont traités en l’espace de quelques jours.

La dématérialisation, garante d’une qualité de service identique quel que soit l’adhérent

Le recours à une solution de dématérialisation pour les flux entrants s’est imposé très rapidement. Elle permet en premier lieu au FAFSEA de respecter un engagement qui caractérise parfaitement sa vocation d’organisme de service : garantir le principe d’équité de traitement et de qualité de service entre tous ses adhérents.

« Notre objectif de départ était ambitieux : assurer une qualité de service homogène pour tous. Nous avons toujours souhaité que tous les adhérents, quelle que soit leur taille, soient équitablement traités. Cet engagement sous-entendait une réactivité sans faille : il fallait mettre en place des capacités de traitement des documents et disposer des équipements informatiques qui soient à la hauteur de cette ambition » déclare Jean-Alain Fougerit, Directeur Organisation et Qualité du FAFSEA.

*OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agrée)
**OPACIF (Organisme Paritaire Agrée pour le Congé Individuel de Formation)

Une stratégie d’automatisation du traitement inscrite dans la durée

En octobre 2004, l’organisme fait le choix des solutions ITESOFT FreeMind for Business et ITESOFT.Share pour mettre en oeuvre une plate-forme de dématérialisation et de traitement automatisé des dossiers de collecte.

Opérationnelle dès début 2005 pour automatiser le traitement de la campagne de collecte 2005, la première phase du projet concerne la collecte de la taxe d’apprentissage et de la formation professionnelle continue pour un volume d’environ 250 000 pages. ITESOFT FreeMind for Business indexe et lit automatiquement les dossiers de cotisations et pièces jointes associées avant leur stockage pour consultation via le web dans ITESOFT Share.

Dès l’année suivante, en parallèle du traitement automatique de la campagne 2006, le périmètre du projet s’élargit à la reprise des archives de dossiers représentant 750 000 pages. Et c’est pour la campagne de Février 2007 que le FAFSEA opte pour la nouvelle solution-métier de l’éditeur, ITESOFT.FreeMind Enterprise qui permet de numériser l’intégralité des flux entrants, d’automatiser leur classification et l’aiguillage vers le bon interlocuteur.
« Automatiser chaque étape du processus de traitement des documents était clairement la clé de voûte de notre stratégie. Cela nous permet d’éviter les allers-retours de documents avec nos adhérents dûs aux erreurs de saisie, d’accélérer la collecte, l’encaissement des cotisations et la clôture de nos comptes, et de libérer notre espace de stockage physique » commente Jean-Alain Fougerit.

Un enrichissement des tâches pour les collaborateurs du FAFSEA

Au delà de la productivité accrue, l’autre bénéfice majeur est d’ordre humain : les collaborateurs du FAFSEA peuvent désormais se concentrer sur des missions d’analyse à plus forte valeur ajoutée. « Ce processus de dématérialisation et d’automatisation est générateur d’une véritable re-considération du métier de chacun : nous mobilisons nos gestionnaires sur des tâches beaucoup plus riches » conclue Jean-Alain Fougerit.

Fait à Aimargues, le 18 juin 2007

A propos du FAFSEA

Créé en 1972 par les partenaires sociaux, le FAFSEA est l’OPCA et l’OPACIF des salariés de l’agriculture et des activités annexes. A ce titre, il collecte les cotisations des entreprises employeurs de main-d’oeuvre de son champ de compétences, pour financer la formation professionnelle de leurs salariés.
Le FAFSEA s’adresse à quelques 160 000 entreprises employeurs de main-d’oeuvre réparties sur l’ensemble du territoire national, départements d’outre-mer inclus; près de 1,2 millions de salariés représentant 372 000 emplois Équivalent Temps Plein.
Les acteurs du FAFSEA : un millier de partenaires sociaux qui oeuvrent dans les instances nationales, régionales et départementales. 124 collaborateurs répartis au sein de 22 délégations régionales et des services centraux.
Une gestion efficace des cotisations :148.4 millions d’euros de cotisation sur les salaires 2006 dont 93% réinvestis dans les dispositifs de formation plus de 116 500 salariés formés en 2006 plus de 4 millions d’heures de formation financées en 2006.

A propos d’ITESOFT

Créé en 1984, ITESOFT est un éditeur européen de solutions d’automatisation du traitement des flux d’information, implanté en Allemagne (ITESOFT Deutschland GmbH, Hambourg), au Royaume-Uni (ITESOFT UK Ltd, Farnham) et en France (Aimargues (30) : Siège social ; Paris : ITESOFT).
Grâce à un savoir-faire unique dans les technologies de reconnaissance de formes et de caractères, ITESOFT équipe plus de 600 clients en Europe dans les secteurs de l’Administration, de l’Assurance, de la Distribution, de la Finance, de l’Industrie, de la Retraite, de la Sécurité Sociale, des Services, de la Vente A Distance, de la Vente Directe…
Ces solutions traitent plus d’un milliard de documents chaque année en vue d’optimiser les processus internes des entreprises, de réduire les coûts et les délais de traitement de leurs documents et d’améliorer la fiabilité des données traitées.
ITESOFT est aujourd’hui leader sur le marché français de la capture et du traitement de documents et un acteur majeur au niveau européen.
CA 2005 Groupe : 16,7 M euros n Effectif 2005 Groupe : 141 personnes.

La société ITESOFT est cotée sur l’Eurolist d’EURONEXT Paris depuis février 2001 et est membre du segment NextEconomy.