Le casse-tête de la gestion des budgets dans le médico-social relevé par les PEP du Cher

Les Pupilles de l’Enseignement Public du Cher (PEP18) représentent plus de 750 salariés répartis sur ses 25 établissements médico-sociaux. Dans ce contexte, la gestion des budgets de ces derniers relève d’un véritable enjeu stratégique.
Témoignage de Mme Petat, Directrice des Affaires Financières au sein des PEP du Cher.

En quoi la gestion des budgets est-elle si stratégique dans le médico-social ?

« Le médico-social est un secteur un peu particulier. La réglementation y est très présente et les évolutions sont nombreuses. Nous devons donc être très vigilants pour nous tenir au fait des dernières actualités en la matière. Un exemple qui démontre bien notre challenge quotidien : le CPOM (ndlr : Contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens). C’est un budget qui nous est alloué pour plusieurs établissements. Nous devons donc avoir une vision globale et synthétique des budgets de 15 établissements en même temps et pouvoir transmettre des documents clairs et concis. Il nous faut donc trouver des moyens et outils innovants pour être les plus efficaces possible. »

Comment vous êtes-vous organisés pour faire face à ces défis ?
« Quand je suis arrivée aux PEP18, il y a une dizaine d’années, nous travaillions “à l’ancienne” avec des fichiers type Excel, lourds et peu pratiques, pour chaque établissement. Il n’y avait pas non plus de serveur central. Collecter et compiler toutes les données était un véritable casse-tête. »

« En 2010, nous nous sommes équipés de la solution proposée par Sage pour notre comptabilité. Et lorsque nous leur avons parlé de notre problématique de gestion des budgets, ils nous ont aiguillés vers Dir IPS, le spécialiste du secteur. C’est ainsi que nous avons débuté avec la solution “Gestionnaire” au sein de notre organisation. »

Quels bénéfices avez-vous pu retirer de ce déploiement ?
« La mise en place de cette solution spécialisée s’est faite très rapidement, grâce à une vraie compréhension de nos problématiques et enjeux de la part de l’éditeur. Nous avons revu complètement nos process en matière de gestion des budgets. Dorénavant, nous avons une monobase qui centralise les budgets des 25 établissements que nous gérons. De plus, le travail est beaucoup plus fiable et nous disposons automatiquement de la veille réglementaire réalisée par Dir IPS. Je n’ai ainsi plus besoin de vérifier la cohérence des données ou s’il y a des erreurs. J’ai une entière confiance en la solution. C’est aussi nettement plus sécurisé : il n’y a pas de risque de perte de données. L’objectif pour 2017 est de monter en compétence sur les PPI (ndlr : Plan pluriannuel d’investissement), pour pouvoir encore gagner encore plus en efficience. »