La mairie d’Orly déploie une plateforme collaborative avec un budget maîtrisé

La collectivité d’Orly (Val-de-Marne) compte 800 agents permanents. Sarah Francisco, chargée de communication interne, est à l’initiative du projet d’intranet de la mairie d’Orly. L’objectif du projet est d’améliorer les échanges entre les agents, faciliter la transmission d’informations et valoriser le travail de chacun.
Retour sur la réalisation de ce projet en collaboration avec Silverpeas avec le témoignage de Sarah Francisco.

La réponse à un besoin d’information des agents

« En prenant ma fonction à la mairie d’Orly, il y a près de trois ans, j’ai réalisé un audit pour connaître les besoins des agents en matière d’outils de communication interne. Des questionnaires leur ont été soumis et il en est ressorti qu’ils désiraient recevoir davantage d’informations relatives à la collectivité. J’ai donc proposé la mise en place d’un intranet à la direction, qui a tout de suite été conquise par le projet. Une plateforme collaborative semblait idéale pour favoriser la communication entre les agents, entretenir la cohésion d’équipe et valoriser le travail de chacun. »

Un budget adapté à un déploiement rapide

« Nous voulions que ce projet ait un coût inférieur au seuil minimal du marché public (ndlr : 25 000 euros HT) car nous voulions éviter de passer par un appel d’offres. En effet, nous désirions que le projet prenne vie rapidement. Or, le recours à une procédure formalisée aurait alourdi le processus d’acquisition et retardé la mise en route de la plateforme.»

Le choix de la solution basé sur l’expérience d’une ville voisine

« J’ai commencé par interroger les collectivités alentour pour connaître leurs usages. J’ai notamment rencontré mes homologues d’une collectivité voisine en passant par le syndicat d’informatique que nous avons en commun. La mairie de Choisy-le-Roi avait justement mis en place un intranet depuis peu, suite à un appel d’offres formalisé. Il s’agissait de la solution open source Silverpeas.

Nous avons pu assister à la présentation de l’outil faite aux agents de Choisy-le-Roi. La solution répondait à nos exigences : elle était prête à l’emploi et respectait notre contrainte budgétaire. Le fait qu’une ville voisine ait déjà déployé cette solution nous a beaucoup rassurés ! Cela a accéléré la mise en route du projet. »

Un intranet clé en main facile à personnaliser

« L’équipe de Silverpeas détient une véritable expertise dans son domaine mais reste néanmoins toujours à l’écoute de nos attentes. La plateforme évolue en fonction de nos demandes. Nous avons par exemple digitalisé les démarches RH grâce à Silverpeas (changement de coordonnées, déclaration de situation, demande de congés, etc.). Avant, ces procédures se faisaient sur papier, ce qui était contraignant pour les agents éloignés. Silverpeas nous a donc permis de nous engager dans une démarche de dématérialisation. »

Les agents s’approprient l’outil à leur rythme : nous comptons de plus en plus d’utilisateurs réguliers. De plus, ils nous envoient de nombreuses suggestions d’amélioration : ce qui montre qu’ils voient l’intérêt de la plateforme et souhaitent la faire évoluer en fonction de leurs usages. »

À propos de Silverpeas :
Silverpeas est une filiale du groupe OOsphere. Basée à Grenoble depuis 13 ans, ses équipes se consacrent au développement de la plate-forme collaborative, à la coordination de la communauté de développement Open source, et à l’intégration de sa solution chez ses clients.