La MAAF choisit Xerox Global Services pour optimiser sa production et sa gestion documentaires

Grâce aux solutions implémentées par XGS, la MAAF accroît ses gains de productivité et bénéficie d’une sécurisation optimale de ses processus documentaires tout en réalisant des économies substantielles.

Soumises à des exigences accrues en termes de productivité et de réductions de coûts, les entreprises se tournent de plus en plus vers des solutions leur permettant d’optimiser leur gestion documentaire.

Créé en 1950, le groupe MAAF (Mutuelle d’Assurance des Artisans de France), assure 3,8 millions de particuliers et professionnels dans les secteurs de l’automobile, de l’habitation, de la santé et des risques professionnels, et propose des services d’assurance vie et d’assistance en crédit et en épargne. Avec 6 800 collaborateurs et près de 600 agences en France, MAAF a réalisé en 2007 un chiffre d’affaires de 3,4 milliards d’euros et a enregistré pour la même année 341 000 nouveaux contrats.

Soucieux d’optimiser ses processus documentaires stratégiques pour ses activités, le groupe MAAF fait appel à XGS.

Une solution éditique offrant productivité, performance et gains financiers
La MAAF décide, en 2006, d’externaliser ses prestations d’impression et de reprographie. L’entreprise cherchait un prestataire capable de lui garantir une réduction de ses coûts, une augmentation de sa productivité et une sécurité optimale de ses documents. Pour répondre à ces objectifs, XGS propose, dans le cadre d’un contrat de 7 ans, une offre globale de gestion des documents de production. Outre l’expertise technologique, le groupe exigeait par ailleurs la prise en charge de ses collaborateurs sur la prestation concernée, un potentiel d’innovation important, un accompagnement et un conseil stratégique dans ses projets documentaires ainsi que la garantie d’un excellent niveau de service.

La plate-forme de services déployée se structure autour de trois projets:
– Le passage d’une impression en continu au page à page, le renouvellement des équipements d’impression industriels et l’automatisation de la chaîne de production,
– La mise en place d’un centre de reprographie sur le site Albacore à Niort au siège de la MAAF, la mutualisation des équipements et la reprise des volumes sous-traités,
– L’évolution fonctionnelle de la gestion documentaire avec la réduction des coûts postaux (par le lotissement et le marquage Tempost et Siloe), la sécurisation de la production (par un contrôle d’intégrité et d’intégralité) et le pilotage de la production (par la réorganisation des processus, et par de nouveaux outils de pilotage et de suivi).

Afin de permettre aux collaborateurs d’être polyvalents et de garantir un niveau de service optimum, XGS réorganise l’équipe dédiée à la production documentaire. Ainsi, 11 collaborateurs de la MAAF et 4 responsables Xerox (un responsable de centre opérationnel et trois responsables de production) sont affectés aux prestations d’impression.

Cette solution permet au groupe de réaliser des économies à hauteur de 550 000 euros par an depuis 2006, grâce notamment à la diminution significative de la consommation d’énergie et de consommables. La prestation XGS offre également à la MAAF une production sécurisée, une prise en compte de l’évolution de ses besoins grâce à l’apport des nouvelles technologies Xerox et une optimisation de ses processus de production documentaire. De plus, en choisissant d’externaliser cette activité, la MAAF a pu se recentrer sur son coeur de métier.

Une offre de dématérialisation des courriers entrants
Lors d’un comité de pilotage sur la prestation éditique en place, la MAAF informe XGS qu’un projet de GED est également à l’étude, afin de traiter les courriers entrants de ses sociétaires et de ses agences commerciales. Dans le cadre de ce second projet, le groupe souhaitait acquérir une parfaite maîtrise des coûts, une souplesse et une efficacité accrue ainsi qu’une sécurisation renforcée du traitement de ses courriers. XGS propose alors d’implémenter sa solution de gestion des processus et supports de la relation client, une offre de dématérialisation éprouvée auprès de nombreux clients. Pour en convaincre la MAAF et offrir une vision concrète de son expertise, XGS organise alors une visite sur un site client. Expérience réussie puisqu’XGS est retenu pour la pertinence et l’adéquation de son offre dans le cadre d’une prestation de 5,5 ans.

Une partie du site Albacore est alors alloué au déploiement de la solution de dématérialisation et le site XGS de Lannion est retenu pour l’activation du Plan de Continuité d’Activités. Le traitement quotidien comprend la prise en charge, la réception des plis, le tri par grandes familles, la préparation et la numérisation d’une partie des courriers ainsi que de 3 types de formulaires MAAF lesquels sont indexés.
L’ensemble des flux documentaires transite par le data center d’XGS afin de garantir une sécurisation optimale des données. Deux tests grandeurs nature sont prévus sur le site de production de Lannion pour confirmer sa capacité à gérer la chaine complète de flux et s’adapter aux variations de volume en cas de difficultés ponctuelles sur le site Albacore.

Au total, 23 collaborateurs XGS à temps plein sont dédiés à cette prestation sur le site dont 1 chef de centre opérationnel, 2 responsables de production et 20 opérateurs en charge du tri, de la préparation, de la numérisation et de l’indexation des courriers.

La solution XGS garantit la sécurisation du traitement des courriers, en évitant la perte ou les erreurs de tri des documents papier. Avec l’implémentation de cette solution, XGS se fixe pour objectif d’offrir à la MAAF des gains de productivité tout au long du contrat atteignant 13 000 euros en 2008, 40 000 euros en 2009, 66 000 euros en 2010.

« Nous sommes très satisfaits des solutions implémentées par XGS. L’externalisation et la gestion de notre production documentaire nous offrent des gains de productivité et des réductions de coûts significatives », déclare Bernard MEHOUAS
« Nous apprécions tout particulièrement la disponibilité et l’écoute d’XGS. La visite d’un site de production pour un acteur majeur des télécommunications en France nous a permis de mieux appréhender le niveau de la prestation et a parfaitement illustré les objectifs que nous avions fixés. »