La gestion déléguée des impressions au service de la rationalisation

Par Sofia Domingues, Directrice Marketing et Développement Durable,
Large Enterprise Operations, Xerox France

Les services de gestion déléguée des impressions ou MPS (Managed Print Services) présentent de nombreux avantages en termes de rationalisation des ressources… Cependant, la réussite d’une telle stratégie est soumise à l’adoption des meilleures pratiques en la matière.

Dans un contexte économique difficile, les entreprises misent sur les services de gestion déléguée des impressions pour réduire leurs coûts et doper leur croissance. Souvent négligée, l’infrastructure d’impression est tout aussi importante que les réseaux informatiques et télécoms. Or, les DSI et directeurs financiers commencent tout juste à prendre conscience des économies qu’ils pourraient réaliser s’ils maîtrisaient davantage la gestion des impressions au sein de leur entreprise.

En effet, grâce à la mise en place d’une stratégie visant à optimiser la gestion documentaire, à diminuer les coûts associés à l’impression, au partage et à la mise à jour des documents, les entreprises peuvent réduire leurs frais jusqu’à 30 %.

Par ailleurs, outre les réductions de coûts, les MPS favorisent la productivité et participent à la politique de développement durable, notamment grâce :
– au contrôle des paramètres et de la fréquence d’impression des documents,
– à la baisse de la consommation d’électricité liée aux impressions,
– à la diminution de l’utilisation de papier et d’autres consommables,
– à la consolidation des différents périphériques (imprimantes, copieurs, télécopieurs, etc.), qui permet d’optimiser le ratio d’équipements par rapport au nombre d’utilisateurs et d’améliorer la fiabilité et l’efficacité de chaque périphérique,
– à la possibilité pour les collaborateurs de se recentrer sur leur coeur de métier.

Certains points incontournables sont pourtant à prendre en compte si l’on souhaite augmenter les chances de succès de son entreprise :

– Se concentrer sur le coût total de possession
Lors du processus de sélection d’un fournisseur de services de gestion déléguée des impressions, les entreprises prennent avant tout en compte le coût d’approvisionnement relatif aux équipements, aux consommables et aux services. Ces critères ont malheureusement peu d’impact sur la facture globale d’impression, dans la mesure où la consommation reste de loin l’élément prépondérant. Pour espérer une baisse tangible des dépenses d’impression, il est en effet essentiel de dresser un véritable rapport prévisionnel du coût total de possession (coûts d’impression directs et indirects) qui servira à mesurer les économies attendues. Basé sur des objectifs chiffrés mentionnés dans les termes du contrat, un accord est passé entre l’entreprise et son fournisseur.

– Mettre en place une politique de gestion du changement
Au bout du compte, les utilisateurs apprécieront le gain de temps engendré par l’amélioration de l’infrastructure d’impression, qu’il soit lié à la disponibilité accrue des périphériques, à l’optimisation des processus métiers ou à la hausse de la productivité. Mais attention : dans toute entreprise, le changement ne va pas de soi ! L’adhésion des utilisateurs finaux à la stratégie MPS est déterminante pour la réussite d’un tel projet. Il est donc primordial que les utilisateurs adoptent les meilleures pratiques.

L’implication du fournisseur dans la mise en place de la gestion du changement contribue à accompagner les collaborateurs pendant la phase de transition et aide l’entreprise à percevoir la baisse de coûts effective. Une fois que les entreprises investissent dans la gestion du changement, elles sont assurées d’implémenter leur nouvelle stratégie en prenant en considération les habitudes des collaborateurs, les volumes de travail quotidiens et la réactivité organisationnelle. Elles aident ainsi leurs équipes à adopter une démarche proactive au regard de la productivité et des changements opérationnels.

Quelques mesures indispensables sont ainsi à considérer dans une politique de gestion du changement :
– Assurer une formation complète sur site afin d’aider les collaborateurs à maîtriser leur nouvel environnement d’impression,
– Prodiguer des conseils pratiques pour réduire le temps et l’argent consacrés aux tâches d’impression,
– Créer un portail Web pour fournir un support technique permanent et des outils de formation en ligne,
– Lancer une campagne de communication pour aider les collaborateurs à mieux saisir l’utilité des services de gestion déléguée des impressions, préciser leurs attentes et fixer les résultats attendus pour l’ensemble de l’entreprise.

– Mesurer, analyser et ajuster
Il est fondamental de mesurer régulièrement la situation grâce à des reportings précis afin de déterminer comment les utilisateurs s’adaptent aux nouveaux processus et si l’utilisation de ces derniers génère les bénéfices attendus par l’entreprise. Dans le cadre d’une stratégie MPS, il est possible d’investir dans un logiciel de contrôle des impressions capable de suivre et d’analyser les pratiques des utilisateurs finaux. Ce type d’outil permet d’attirer l’attention des utilisateurs sur des options d’impression moins coûteuses ou plus écologiques mais également de rediriger certains travaux d’impression en fonction des politiques ou des quotas prédéfinis, de façon à ce que les coûts soient conformes aux objectifs fixés.

– Et pour aller plus loin
Si la réduction des coûts de 30% annoncée par les fournisseurs peut séduire les directeurs financiers désireux de rationaliser les ressources, les entreprises attendent généralement davantage d’une stratégie MPS. Une politique de gestion déléguée des impressions correctement instaurée s’intègre avec l’infrastructure informatique globale et met à la disposition des collaborateurs de nouveaux leviers d’efficacité, à travers un ensemble de services et technologies facilitant une transition réussie vers la gestion des documents. La mise en oeuvre d’une politique de MPS adaptée aux processus métiers d’une entreprise permet, par exemple, une gestion automatisée des factures, un lancement accéléré des produits sur le marché ou encore une communication plus fluide et rapide avec les clients. Une politique de gestion des documents aboutie apporte ainsi une contribution réelle à la croissance de l’entreprise.