La Gestion de la Relation Financière Client (www.collectys.com)

Imaginez que le niveau de créances non recouvrées de votre société atteigne un jour 25% de votre chiffre d’affaires… La plupart de vos débiteurs ne sont pas des mauvais payeurs, mais pour eux, les retards de paiement vis à vis des fournisseurs sont une pratique courante, une habitude… Il devient impératif pour vous d’assurer un recouvrement rapide de ces créances, mais attention, ce recouvrement doit se dérouler en douceur. En aucun cas, votre relation avec le client ne doit subir le contrecoup de cette procédure. Vous prenez alors conscience qu’il est temps de gérer ce problème avec des outils appropriés et vous installez COLLECTYS.

COLLECTYS communique naturellement avec votre système d’information.
Elaboré à partir de technologies de pointe, COLLECTYS communique naturellement avec votre système d’information quel qu’il soit. L’ensemble des données clients : mouvements comptables, lettrages… sont importés dans sa base de données, de façon automatique. Si les données ne peuvent être importées du système central, COLLECTYS met à votre disposition des écrans de saisie manuelle. La base de données de COLLECTYS est ainsi constituée, et le système expert activé.

Le système Expert de COLLECTYS, votre partenaire dans le recouvrement.
COLLECTYS est doté d’une intelligence artificielle : le système Expert. En agissant de façon transparente et autonome, ce système va vous permettre de procéder au recouvrement des créances avec toute la compétence d’un spécialiste. Comment opère-t-il ?
Après avoir analysé la base de données COLLECTYS, le système Expert va pour chacun de vos clients, calculer les dépassements sur les encours autorisés puis déclencher les alertes qui s’imposent et en fonction de critères paramétrables attribuer une note (coefficient de risque) afin de déterminer un traitement spécifique à appliquer :
 Si le dossier client est considéré comme étant sans risques, le système Expert effectue le traitement lui-même , en adressant automatiquement les correspondances avant et après échéances (automatisme débrayable).
 Si le suivi du client relève en revanche d’une procédure personnalisée (parce qu’il est un client sensible, récidiviste, mauvais payeur ou parce que les courriers de rappels qui lui sont envoyés restent sans effets…) le système Expert place le dossier dans votre organiseur qui regroupe les informations essentielles sur les clients qui nécessiteront un suivi particulier de votre part.
Le système Expert simplifie donc grandement votre tâche, puisqu’il mène seul le suivi du recouvrement des dossiers courants, et qu’il extrait pour vous les dossiers sensibles qui requièrent un suivi personnalisé après les avoir classés par degré d’importance et suivant des critères paramétrables. COLLECTYS va ainsi pouvoir effectuer 80% du travail de recouvrement de manière automatique. Les 20% restants seront transférés dans l’organiseur ce qui permet d’élever le niveau de compétence de l’intervenant, tout en simplifiant son activité.

Des outils efficaces et précis d’aide au suivi des dossiers et du recouvrement
COLLECTYS met à votre disposition un ensemble très complet d’écrans d’informations sur votre client complété par une aide en ligne hypertexte afin de vous guider dans votre choix. A l’aide de ces outils, vous avez pu entrer en contact avec le client, découvrir son profil, sa situation comptable et financière, revoir les historiques qui recensent l’ensemble des opérations sur les factures, les litiges, les appels ainsi que les correspondances sauvegardées en format PDF. Il ne vous reste qu’à entreprendre les démarches de recouvrement les mieux indiquées. COLLECTYS met alors à votre disposition plusieurs catégories de scénarii et une bibliothèque de courriers (Word, fax, mails) à appliquer, suivant la situation du client : qu’il conteste le bien fondé des lignes facturées ou qu’il ait déposé le bilan, vous avez en main toutes les options et les conseils qui vous permettent d’aller jusqu’au bout du traitement…..tout en maintenant votre relation financière client.
Parce que chaque client est unique, COLLECTYS vous permet de paramétrer l’ensemble des calculs et des opérations automatisés réalisés par le système Expert ainsi que les scénarii et courriers mis à votre disposition.
COLLECTYS offre la possibilité d’exporter à tout moment les informations ou données des différents écrans vers Word, Excel ou XML et intègre également un outil de création de rapports personnalisables afin d’analyser les résultats obtenus dans le domaine du recouvrement et d’informer les différents acteurs de l’entreprise.
Enfin COLLECTYS est interfaçable avec le FNIP (Fichier National des Incidents de Paiement), véritable accélérateur de paiement.
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