Gestion des procesus métier : Azur technology et AON france choisissent l’offre BPM Xpert.Ivy

Ecully, le 29 septembre 2009 – AON France, la filiale française du N°1 mondial du courtage d’assurance et de réassurance a choisi l’offre de BPM (Business Process Management) Xpert.Ivy d’Azur Technology, éditeur et intégrateur de solutions de gestion de dématérialisation de documents, pour la mise en oeuvre de plusieurs applications de gestion de ses processus métier et ceci afin de diminuer significativement ses coûts de gestion.

« Dans le cadre de notre réorganisation visant à une réduction significative de nos charges de gestion de 15%, tout en nous donnant la possibilité d’externaliser le traitement de certains dossiers, nous nous devions de mettre en place une infrastructure à même de partager l’ensemble de nos documents et les tâches de gestion. Ceci quelque soit la localisation géographique des fonctions de l’entreprise (chargé de clientèle, gestionnaires ou techniciens) ou le type de clients (Grands comptes ou particuliers) » indique Danielle Doppler, Directeur Organisation de Aon France.

Après avoir mis en oeuvre, depuis 2002 avec Azur Technology plusieurs applications de GED (Gestion Electronique de Documents) ayant permis des gains de productivité de près de 15%, Aon France a souhaité aller plus loin et mettre en place plusieurs applications de BPM pour : modéliser ses processus métiers, se connecter plus facilement à ses applicatifs via des Web services, développer une meilleure pro-activité et faciliter le traitement de volumes importants de dossiers (comme par exemple les 50 000 sinistres auto enregistrés chaque année).

Après une phase d’étude initiée en 2007 par la Direction de l’Organisation, 5 périmètres métiers ont été définis et ont ainsi été mis ou seront mis en oeuvre depuis fin 2008 :

 Factures fournisseurs
 Gestion des sinistres Middle Market
 Gestion de la production Middle Market
 Gestion des sinistres Particuliers
 Gestion de la production Particuliers

« Nous avons fait le choix d’Azur Technology pour leur capacité à intégrer, grâce à leur offre Xpert.Ivy, des processus de « workflow » aux applications de GED existantes » précise Danielle Doppler.

Concrètement, les applications de BPM sont déclenchées par les documents entrants qui sont dématérialisés et identifiés grâce à un contrat d’externalisation LAD/RAD conclu avec XGS (Xerox Global Services). La réception des documents dématérialisés dans le « workflow » déclenche le processus, chaque tâche étant ensuite pilotée par l’ERP maison. Environ 2 000 documents (Contrats, déclarations de sinistres, factures, courriers …) sont numérisés chaque jour et sont parallèlement archivés dans l’application de GED Xpert.ECM d’Azur Technology.

L’ensemble du projet qui est actuellement en cours de déploiement mobilise une vingtaine de personnes, dont 6 consultants d’Azur Technology.

Chaque processus a été mis en place en relation étroite avec les utilisateurs, plusieurs ateliers sur une période de 4 semaines par processus ont ainsi été monté ; les processus ont été modélisés via l’outil d’analyse de processus propre à AON. Quant au développement de l’ensemble des processus, il a été réalisé avec la version 3.9 de Xpert.Ivy. L’analyse a nécessité environ 6 mois de travail, chaque processus ayant nécessité pour leur part 2,5 mois de développement, dont 1 mois pour la recette.