Gestion des connaissances : avec Arisem KM Server, le CNES valorise son contenu documentaire et capitalise ses connaissances

Paris, le 6 octobre 2003 – D’un besoin très basique de classement de documents papier à la sauvegarde et à la valorisation du contenu de sa documentation, le CNES a parcouru bien du chemin en quelques années en matière de gestion des connaissances. Avec, en plus, un changement radical de perspective en passant de la notion du document (référencé par le titre, l’auteur, la date et les mots-clés) à celle beaucoup plus riche de contenu. L’objectif étant de retrouver les documents par leur classement thématique dans des arbres (plans de classement) en fonction du sens de leur contenu et non par leur description.

Les premières réflexions lancées début 2001 ont conduit au choix de la solution KM Server d’Arisem au milieu de cette même année. « La première phase a consisté à s’approprier l’outil, explique Jean-Jacques Regnier, Chef de la Division Information et Documentation au CNES, à adopter une méthode de travail et à s’atteler à la modélisation des arbres de références.» Ce travail a été effectué par trois personnes, aidées par de nombreux experts de l’agence, et a conduit à l’ouverture d’un portail accessible à un groupe pilote de 80 personnes. L’analyse des premiers retours d’expérience a mené au lancement d’un intranet de connaissances accessible à deux niveaux d’utilisateurs. Le premier niveau, restreint à 200 personnes environ – responsables systèmes, documentaires, métiers… – donne accès à l’ensemble des documents et des fonctionnalités. Le second niveau est ouvert aux 2000 personnes de l’agence spatiale française. « Les informations présentées sous forme de brèves et concernant l’actualité rencontrent un grand succès, témoigne Jean-Jacques Regnier, mais ce n’est pas tout. On a également créé une de bibliothèque virtuelle, accessible via le portail du CNES, qui regroupe les bibliothèques des quatre établissements de l’agence (Paris, Evry, Toulouse et Kourou). La catégorisation ayant été faite avec l’outil à partir de la table des matières des ouvrages.»

De réels bénéfices pour les utilisateurs

Le premier travail a consisté à définir le plan de classement et à réaliser quatre référentiels : par métier, par mission, par système ou par pratique. Au total, plus de 500 concepts et sous-concepts ont été définis pour les quatre référentiels, toujours par rapport au métier du CNES. La souplesse de la solution Arisem permet d’ailleurs de définir facilement de nouveaux référentiels pour d’autres communautés, par exemple des personnes qui pourraient s’intéresser aux brevets. De la même manière, il est possible de modifier assez facilement le référentiel. « L’une des forces de l’outil Arisem est de pouvoir intégrer de nouveaux mots – ce qui arrive fréquemment dans le domaine scientifique -, de les injecter dans le dictionnaire et ensuite de pouvoir retrouver des documents anciens dans lesquels on peut faire apparaître des concepts qui auraient été cachés, poursuit Jean-Jacques Regnier. C’est l’une des grandes forces de la recherche par le contenu.»

Aujourd’hui, la base documentaire du CNES comprend 12 000 documents internes accessibles en mode intégral et 7 000 documents externes (ouvrages de bibliothèques, documents publiés par la NASA, l’ESA, provenant de conférences…) qui sont classés par le biais de leur table des matières. A terme, le CNES prévoit d’y intégrer les 7000 articles écrits par les chercheurs du CNES depuis sa création en 1961 dans les différentes publications scientifiques.

Sur les 300 à 350 personnes qui consultent régulièrement, on constate 3 500 consultations et plus de 600 documents téléchargés par mois, soit une croissance mensuelle de 9 %. Cela correspond à environ 5 % de réutilisation des documents existants (600 téléchargements sur 12 000 documents). « Ce taux de croissance très significatif constitue un premier indicateur qui nous montre que le système répond à un véritable besoin, estime Jean-Jacques Regnier. Pour une utilisation optimale du système, nous estimons qu’il faudrait atteindre la masse critique de 50 000 documents sur les 150 000 que représente le fonds documentaire du CNES et atteindre un seuil de réutilisation de l’ordre de 15 %. »

Après un an d’exploitation, l’application de gestion des connaissances rencontre un succès réel et qui va croissant. C’est le travail en amont de préparation des documents – incluant la numérisation et la transformation en format pdf – sous-traité à une société externe qui constitue actuellement le goulot d’étranglement. Cette difficulté devrait être rapidement surmontée car, de plus en plus, les collaborateurs du CNES envoient des documents déjà traités (document en format pdf sur lequel il n’est pas nécessaire de passer un outil d’OCR) ce qui permettra de les injecter quasi instantanément dans la base documentaire.

Deux ans après, Arisem est considéré comme le bon choix : « le produit est d’une robustesse étonnante […] il n’y a pas de solutions qui soutiennent la comparaison »

Le CNES constitue l’une des plus belles et des plus importantes références clients d’Arisem. L’ensemble du projet, incluant la vente des licences, le service, la maintenance, représente un budget d’environ 300 000 euros. La solution Arisem KM Server – à l’époque du choix référencée sous l’appellation OpenPortal4U Media Edition – avait été choisie parmi une liste de cinq produits concurrents. « Plus de deux ans après avoir sélectionné la solution Arisem, je suis persuadé d’avoir fait le bon choix, conclut Jean-Jacques Regnier. Le produit est d’une robustesse étonnante compte tenu qu’il s’agit d’un outil spécialisé et à ma connaissance, il n’y a pas de solutions qui soutiennent la comparaison. Si j’attends des évolutions normales comme il en est pour tout logiciel, je considère que la solution Arisem KM Server répond, sur le plan fonctionnel, à nos besoins.»

Projet de réplication de l’application pour un partage avec des partenaires français ou européens

Après une utilisation réussie au sein de l’agence française, la Division Information et Documentation travaille au « clonage » de cette application en mode extranet pour partager un fonds documentaire sur le spatial avec ses partenaires, industriels ou laboratoires universitaires français. Le terme clonage étant justifié par le fait que l’application pourra être pratiquement réutilisée sans changements, dans la mesure où ces partenaires se reconnaîtront dans les référentiels puisqu’ils ont les mêmes problématiques. Dans un premier temps, ils pourront compléter le fonds documentaire existant sur l’extranet. Dans un second temps, l’application serait ouverte à la communauté spatiale européenne – l’Agence Spatiale Européenne et les agences spatiales des autres pays européens, ainsi que les industriels et laboratoires européens concernés par le domaine spatial, voire l’Union européenne – dont les besoins en gestion des connaissances sont évidemment très proches de ceux du CNES.

A propos du CNES
Le CNES, Centre National d’Etudes Spatiales, créé en décembre 1961, est chargé d’élaborer, de proposer et de conduire la politique spatiale de la France et de l’Europe. Ses activités et produits intègrent pleinement la dimension du marché qui requiert innovation et recherche de nouvelles applications.
Pour plus d’informations, retrouvez-nous sur notre site : www.cnes.fr

A propos d’Arisem
Créé en 1996, Arisem conçoit et commercialise des solutions de Knowledge Management en France. La société a développé une des technologies les plus avancées actuellement pour l’analyse, la collecte et l’organisation de l’information structurée et non structurée, indépendamment du langage exprimé. Le coeur technologique des solutions Arisem associe l’analyse sémantique multilingue à une plate-forme objet. L’analyse sémantique apparaît comme la meilleure façon d’analyser du contenu en comparant des « concepts universels » et non pas des mots ou des mots encodés.
L’offre d’Arisem comporte une suite logicielle couvrant trois fonctions :
. Competitive intelligence,
. Moteur de recherche et gestion de contenu,
. Travail collaboratif.
Arisem propose également des modules optionnels permettant la recherche sémantique des documents, l’analyse multdimensionnelle de l’information, la création assistée et l’export de rapports d’activité, et l’envoi par mail de rapport d’alertes.
Parmi les clients d’Arisem, on compte des grands groupes tels que France Telecom, Total, Pernod-Ricard, Unilog, Alcatel, Saint Gobain,Ministère de l’Economie et des Finances, etc…

Pour plus d’informations, retrouvez-nous sur notre site : www.arisem.com

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Arisem
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Tél : 01 44 88 99 66
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