“Gathering Tools aide les entreprises à contrôler la qualité de leurs données métier, en réconciliant tableur et système d’information”

En près de vingt ans passés dans les domaines de la BI et du reporting, Sandra Durand-Desgranges a constaté les difficultés liées à l’utilisation massive d’Excel dans les entreprises. Aujourd’hui directrice du pôle consulting chez Gathering Tools, elle propose une approche pour repenser les flux d’information et renforcer la qualité des données métier au sein des grandes organisations.

Qu’avez-vous observé à propos d’Excel dans les entreprises ?

« J’ai commencé ma carrière en tant que consultante chez un éditeur de solutions de Business Intelligence au début des années 2000. J’ai ensuite été responsable du pôle Delivery & Reporting chez TNS Sofres et enfin chef de projet chez un éditeur de logiciel à destination des missions handicap, avant d’arriver chez Gathering Tools. Dans les différentes entreprises par lesquelles j’ai pu passer, Excel était omniprésent.

Le tableur était utilisé comme outil de collecte de données et de reporting, souvent faute de mieux. En effet, les logiciels métiers n’étaient pas toujours adaptés aux besoins des utilisateurs, ou trop chers, alors qu’Excel est extrêmement flexible et universel. Parfois, les métiers préfèrent se démener sur des fichiers Excel d’une grande complexité plutôt que faire appel à la DSI pour trouver une alternative… J’ai souvent fait face à des classeurs Excel datant de plusieurs années, passés dans les mains de différents utilisateurs. Il était difficile d’avoir une vision claire de l’ensemble des flux de données »

Quels sont les défis que cela engendre, notamment pour la DSI ?

« Que ce soit du côté de la DSI ou des autres départements de l’entreprise – finance, marketing, RH – la collecte des données est très souvent un véritable défi. Les métiers font appel à nous pour trouver une alternative à leurs processus Excel, peu sécurisés et coûteux à maintenir. Il arrive régulièrement qu’une personne, en charge de la construction et la maintenance des macros Excel d’un classeur très stratégique, quitte l’entreprise. Les utilisateurs se retrouvent alors démunis face à un fichier de plusieurs dizaines de feuilles, de milliers de colonnes et de centaines de macros…

Les DSI nous sollicitent aussi. Ils font face à des demandes métiers auxquelles il leur est difficile de répondre : Excel, ce n’est pas leur univers. La pression des métiers pour avoir accès à une solution opérationnelle dans de courts délais et la pression de la direction pour réduire les coûts les amènent donc à se pencher vers des logiciels tel que Gathering Tools. Par ailleurs, ils sont les garants des politiques de data management avec des enjeux plus globaux, comme la réduction du Shadow IT . Grâce à nos expertises Tableurs et Systèmes d’Information, nous sommes d’excellents partenaires pour permettre aux entreprises de renforcer la qualité de leurs données. »

Quelle approche et quelle solution proposez-vous ?

« Gathering Tools apporte une solution à un problème endémique : une récente étude chiffrait à 55 milliards d’euros, rien qu’en Europe, l’énergie dépensée pour la maintenance de classeurs Excel. Gathering Tools permet d’agir au coeur des problématiques, tout en conservant les usages des salariés, habitués à travailler sous Excel. En effet, notre interface reprend trait pour trait le look&feel d’Excel, tout en garantissant la qualité des données et la synchronisation au Système d’Information, ce qui était encore inimaginable il y a quelques années !

Pour les DSI, c’est un avantage énorme également, car cela leur donne la possibilité de conserver l’existant métier, souvent très bien construit, tout en sécurisant les processus, en les connectant au SI et en fiabilisant les workflows. Bien sûr, nous ne nous contentons pas de “remplacer” les processus Excel : notre rôle de consultant est aussi d’amener les DSI et les métiers à repenser leurs façons de faire, de collaborer, et à les optimiser. C’est là que se situe une grande partie de notre valeur ajoutée, au-delà de la solution elle-même. »

À propos de Gathering Tools :
– Édité par la société Calame Software, créée en 2003.
– Solution de collecte automatisée de données.
– Des dizaines de grands comptes font aujourd’hui appel à Gathering Tools pour partager et consolider leurs données.