Facturation Electronique pour les Multinationales

Facturation Electronique pour les Multinationales

Malgré le fait indéniable qu’une facture électronique réponde aujourd’hui à une exigence écologique incontournable et malgré son adoption croissante, une certaine confusion règne encore autour de la définition de ce service, de ce qu’il peut inclure et la façon dont il fonctionne.

La facturation électronique – ou e-Billing – permet à l’entreprise de réaliser d’importantes économies tout en améliorant l’efficacité des échanges commerciaux avec ses clients.
Finalement, la facturation électronique c’est le remplacement d’une facture papier traditionnelle par sa forme électronique délivrée et traitée via un site web ou par email. Ce service est généralement appelé EBPP (Electronic Bill Presentment & Payment).

Tous les bénéfices potentiellement apportés par la facturation électronique ne sont certainement pas encore exploités…

En comparaison avec les factures papier, la facturation électronique offre d’énormes avantages – notamment en termes de compétitivité – aux entreprises qui fournissent des services – plus faciles à traiter, l’accès au client est plus rapide et elles peuvent être stockées à un coût très bas. Cependant, trois principaux obstacles empêchent encore l’adoption totale et massive de l’e-billing dans l’Union Européenne :
– Les standards de facturation dans l’UE et dans le monde sont disparates
– La validité et l’acceptation de l’e-billing au niveau légal, financier et administratif suivent toujours des règles nationales qui rendent difficiles les transactions entre pays
– Le risque opérationnel lié à la sécurité, à l’authenticité et à l’intégrité des factures amène un déficit de confiance

Le défi des Multinationales
Obtenir une image claire de ce qui se passe au niveau de tous les employés et/ou de chaque filiale dans le monde est un véritable challenge comme par exemple pour les clients des opérateurs de téléphonie, des réseaux de livraison express, ou encore de fabricants ou producteurs liés par des accords internationaux.

Ces clients multinationaux aujourd’hui ont besoin de plus de transparence sur leurs factures et ont besoin d’en avoir une vue multiple (mondiale, régionale, nationale, centre de coût, etc.).

Les principales difficultés :

– Systèmes de facturation différents
– Harmonisation des dépenses internationales
– Complexité des décisions d’achats dans différents pays
– Consolidation des informations concernant l’usage effectif des services souscrits

Les besoins
– Simplicité
– Possibilité de gérer les services au niveau international
– Pouvoir d’intégrer et tirer parti des dépenses mondiales pour de plus grandes économies
– Reporting de la gestion internationale
– Support partout dans le monde

Toutes les sociétés multinationales, ont par définition une présence dans chaque pays du monde ou Presque, d’où la complexité d’agréger les données de facturation depuis différentes plateformes pour les fournisseurs de services. La possibilité de gérer plusieurs devises et plusieurs langues dans un système d’e-billing sécurisé est une nécessité incontournable.
Le système central d’e-billing doit être conforme aux normes de chaque pays. De même, le système doit être à même de prendre en compte les exigences en matière de taxes au niveau national.

Au niveau multinational, l’e-billing doit être dynamique pour permettre aux clients de naviguer de manière détaillée dans leur facture. Les clients doivent pouvoir trier, filtrer et rechercher les informations sur la base de tous types de critères dont ils ont besoin. Sur cette base, il devient beaucoup plus aisé pour ces clients de comprendre leur facture. Le bénéfice de cette approche est la transparence offerte qui constitue le nouvel élément clé d’une stratégie de service basée sur le web.

LogNet permet aux clients multinationaux de choisir le niveau de détail souhaité dans l’analyse de la facturation – analyser le type de services fournis selon les pays ou simplement gérer les dépenses au niveau mondial. Selon les options choisies, la transparence des coûts reste le mot-clé.

Par Gina Veridiano-Martouzet, Executive Vice-President, LogNet Systems