Factea France optimise la politique voyages et déplacements du groupe GTF

Boulogne-Billancourt, le 9 mai 2011. Une réorganisation en interne pour gérer les déplacements professionnels, une nouvelle agence de voyages d’affaires, le déploiement de logiciels de réservation en ligne et de reporting. Tels sont quelques-uns des leviers actionnés par GTF, un groupe spécialisé dans la promotion et la vente de produits pharmaceutiques, pour optimiser son budget voyages et déplacements. Des leviers préconisés par Factea France, un cabinet de conseil spécialisé dans l’optimisation de la performance achats. Résultats : non seulement GTF réalise aujourd’hui près de 66 % d’économies sur ses frais d’agences et 20 % sur son budget aérien, mais surtout, l’entreprise entend mettre en place une organisation et des process lui permettant de maîtriser durablement son budget voyages et déplacements estimé à 450 000 euros annuels.

« Si nous connaissions les bonnes pratiques à mettre en place dont un certain nombre d’ailleurs était déjà appliqué au sein de notre entreprise, l’expertise de Factea France nous a permis de chiffrer et de mesurer les économies réalisables, témoigne Christine Amuat, contrôleur de gestion au sein du groupe GTF. Dans une PME comme la nôtre, ce chiffrage permet d’accélérer la prise de décision quant à la nécessité d’optimiser ce poste de dépenses. »

Le budget voyages et déplacements est, en effet, un poste de dépenses important au sein de GTF. Près de 400 collaborateurs concernés. Le groupe organise plusieurs séminaires par an pour ses forces de vente présentes sur tout le territoire français. Auparavant, pour participer à ces séminaires, chaque collaborateur réservait son billet d’avion soit directement par téléphone auprès de l’agence de voyages de l’entreprise, soit auprès d’une assistante chargée d’organiser le séminaire qui, ensuite, appelait elle-même l’agence de voyages. A noter que ces règles de déplacements étaient peu cadrées. Un process de réservation au final très coûteux, avec un suivi et un contrôle quasi absents, que Factea France a donc proposé d’optimiser.
Tout d’abord, une nouvelle organisation a été mise en place. Désormais, un réseau en interne de 7 correspondants voyages permet de répondre directement aux besoins et aux questions des collaborateurs. Ce système entend notamment limiter les appels téléphoniques vers l’agence de voyages. D’autre part, des règles de déplacements ont été instituées. La nouvelle politique voyages du groupe mise en place définit dorénavant le type de billet adapté en fonction de la situation et du niveau de souplesse requis pour chaque déplacement. Le recours privilégié aux compagnies low cost et aux billets semi-flexibles est encouragé, de même que des réservations trois semaines avant chaque déplacement.
Par ailleurs, Factea France a organisé un appel d’offres pour remettre en compétition l’agence de voyages historique de GTF. Celui-ci portait notamment sur les déploiements d’un logiciel de réservation en ligne, d’un outil de reporting et d’une solution d’interfaçage avec le logiciel decomptabilité de l’entreprise. Trois agences de voyages se sont portées candidates. Les critères d’évaluation portaient sur la facilité d’utilisation, la couverture fonctionnelle et le déploiement de chaque solution, sans oublier les frais d’agences et les coûts de déploiement. Et c’est au final Carlson Wagonlit Travel qui est ainsi devenue la nouvelle agence de voyages de GTF.

« En mettant en place cette nouvelle organisation et, surtout, en privilégiant les réservations on-line (taux d’adoption de 80 %) plutôt que l’assistance téléphonique, le groupe GTF s’assure de maîtriser son budget voyages et déplacements sur le long terme, commente Isabelle Catry-Martin, directrice de Factea France. Un exemple de bonnes pratiques et d’économies pérennes qui peuvent s’appliquer facilement dans de nombreuses entreprises françaises. »

A noter que, parallèlement à cette mission, le groupe GTF a également confié à Factea Telecom France, une autre société du réseau Factea, une mission d’optimisation de ses dépenses télécoms, avec à la clé un seul opérateur au niveau de l’entreprise, de nouveaux forfaits, l’utilisation d’une nouvelle technologie (VoIP) et près de 60 % d’économies annuelles.

Factea France en quelques mots. Factea France est un cabinet de conseil spécialisé dans les achats. Reconnu pour son expertise et son réel savoir-faire en matière de gestion de projets, Factea France conseille les entreprises et les organisations publiques en matière d’organisation, de mutualisation des achats, d’analyse de la valeur ou encore de gestion de la relation fournisseurs. Factea France possède de nombreuses références clients prestigieuses telles que Faurecia, BCA Expertise, Snecma, Ingenico ou Forbo.

Factea en quelques mots. Créé en 2004, Factea compte aujourd’hui 20 sociétés complémentaires, permettant ainsi de répondre à l’ensemble des besoins de ses clients grâce à ses consultants et ses experts en achats. Ce réseau est organisé autour de 3 types d’acteurs : des cabinets de conseil spécialisés par famille d’achats, des cabinets de conseil spécialisés sur une thématique achats transversale, et enfin des cabinets de conseil achats généralistes et capables d’intégrer tout type de missions. Présent en Europe (France, Espagne, Belgique, Suisse), au Maghreb et en Océan Indien, Factea et ses partenaires comptent près de 400 salariés et possèdent aujourd’hui plus de 1 000 références clients, tous secteurs confondus. Le réseau Factea vend une nouvelle mission de conseil chaque jour dans le monde.
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