Etude de cas du Ch R.

La société EMA, leader de la saisie externalisée de courriers médicaux en France, aide depuis plus de sept ans les médecins, et plus généralement les professionnels de santé, dans l’externalisation de la frappe de leur courrier médical.
Plus d’une centaine de clients font ainsi confiance au secrétariat médical à distance EMA pour optimiser la gestion de leur secrétariat. La société parisienne assure ainsi la retranscription des courriers et comptes rendus médicaux aussi bien pour les médecins de ville que pour les plus grand centres hospitaliers du pays.
Prenons l’exemple d’un célèbre centre hospitalier parisien qui fait confiance à EMA depuis de nombreuses années pour assurer la frappe des courriers et comptes rendus médicaux de plusieurs de leurs services.

Le CH R. est un établissement hospitalier réputé de plus de 1 500 lits qui connait un afflux de patients permanent tout au long de l’année. Il y a quelques années, la croissance continue de l’activité de ce centre hospitalier a entrainé naturellement une hausse de la charge de travail, logiquement suivie par des difficultés d’organisation.
Les dysfonctionnements se sont ressentis rapidement au niveau des secrétariats médicaux qui, dépassés par les volumes à traiter, n’ont pu suivre le rythme et assurer leur rôle de frappe des comptes rendus médicaux en conservant des délais de production acceptables, avec pour conséquences l’augmentation du retard dans la saisie des courriers et des comptes rendus médicaux, et donc une insatisfaction grandissante des médecins…et des patients !
La direction de l’établissement a donc dû réagir rapidement avant que la situation ne devienne catastrophique pour la gestion de leur secrétariat.
L’objectif fut d’optimiser la gestion de leur secrétariat médical interne afin de résorber le retard puis de maintenir les secrétariats médicaux à flot, le tout en maitrisant les dépenses liées à ce projet.

C’est dans cette optique que le centre hospitalier a contacté la société de télésecrétariat médical par internet EMA.
EMA a donc procédé à l’installation et au paramétrage des différents postes informatiques afin que l’établissement puisse externaliser en toute sécurité ses courriers et comptes rendus médicaux en attente de transcription.
De plus, tous les services n’étant pas équipés en dictée numérique, EMA a fourni aux différents médecins souhaitant externaliser la saisie de leur courrier médical mais dépourvus de dictée numérique des dictaphones numériques compatibles avec sa solution de transcription médicale externalisée.

Les résultats ne se firent pas attendre : le secrétariat médical de l’établissement hospitalier pu à nouveau fonctionner normalement et la saisie étant désormais externalisée, cela a permis de libérer du temps de secrétariat pour d’autres activités internes à l’établissement (travail administratif, aide et support aux médecins, etc.).
L’expérience étant un succès, le centre hospitalier a depuis décidé de généraliser l’utilisation du télésecrétariat médical EMA à d’autres services de l’établissement.

Madame M., coordinatrice du secrétariat médical au sein du centre hospitalier témoigne de l’utilisation du service de frappe médicale externalisée de la société EMA :
« EMA a vraiment changé les choses au sein de l’hôpital, la situation devenait de plus en plus tendue au niveau du secrétariat et cette pression se ressentait dans l’ambiance de travail. Dans un premier temps EMA a analysé notre organisation et nos besoins afin que la société puisse se greffer sur notre fonctionnement et pas l’inverse. Vous conviendrez que cela aurait été problématique si un établissement de notre taille avait dû changer de fonctionnement pour pouvoir externaliser la frappe de ses comptes rendus médicaux… Au niveau technique nous avons été agréablement surpris, en effet nous pensions que cela serait très compliqué à utiliser mais c’est en réalité d’une simplicité infantile. L’autre point important pour nous était la sécurité ; en effet les données médicales sont sensibles et confidentielles. Là encore, EMA a su nous rassurer grâce à l’utilisation de connexions cryptées et sécurisées.
Enfin le plus important pour nous, la qualité de retranscription. Nous avons été littéralement bluffés par la qualité de saisie des courriers et comptes rendus médicaux. Dans 99% des cas nous n’avons aucune modification à effectuer.
Honnêtement je me demande comment on faisait avant. »

Comme plus d’une centaine de centres hospitaliers et de cabinets de ville, faites confiance à la société EMA pour assurer la frappe de vos courriers médicaux et/ou de vos comptes rendus médicaux ; la société propose même un test gratuit et sans engagement afin de constater par vous-même le fonctionnement technique et le standard de qualité qui est celui d’EMA.

Plus d’info sur www.ema-online.fr ou au 01 45 42 48 29