Essilor International raccourcit les délais d’indemnisation des arrêts maladie avec Cleversys

Essilor International raccourcit les délais d’indemnisation des arrêts maladie de ses salariés avec la solution S-Dem@t de Cleversys sur Peoplesoft

La gestion des arrêts de travail est une tâche particulièrement chronophage pour les directions des Ressources Humaines et les délais d’indemnisations sont très hétérogènes selon les régions. Pour réduire et optimiser ce process, Essilor France s’appuie sur la solution S-Dem@t de Cleversys, intégrée à la solution Peoplesoft Global Payroll afin de permettre à ses 5000 salariés de recouvrir leurs indemnités journalières d’arrêt de travail en moins de 72h, grâce à une gestion totalement dématérialisée.

N°1 mondial de l’optique ophatalmique, Essilor, compte un effectif de 50 000 personnes dont 5000 en France. La mission du Groupe est d’offrir une vue meilleure pour une vis meilleure. Essilor conçoit et fabrique des verres pour corriger et protéger la vue. L’entreprise se distingue également par son engagement en faveur de l’environnement (réduction de l’empreinte écologique pour la fabrication des verres, dématérialisation des processus de gestion) et par son engagement social. C’est l’une des premières entreprises française à avoir adhéré au pacte mondial de l’ONU pour le respect des droits du travail de ses salariés. C’est dans cette logique d’engagement social fort que l’entreprise s’est appuyée sur l’expertise de Cleversys, entreprise de services du numérique (ESN), et partenaire historique d’Essilor, pour mettre en place une solution de gestion dématérialisée des indemnités journalières de ses effectifs.

En 2011, la direction des ressources humaines d’Essilor entame un processus de migration de version de sa solution Peoplesoft Global Payroll pour une version plus récente, plus puissante et plus performante. Le projet initié par Sophie Winckler, responsable Paie France du groupe Essilor – qui assure la gestion du service Paie de 21 établissements et environ 5000 paies/mois – implique alors plusieurs directions. Un long travail d’harmonisation et de définition des besoins est donc mis en place par l’équipe de Sophie Winckler et ensemble, les directions concernées et concertées, décident de profiter de cette opportunité pour harmoniser leurs systèmes et intégrer une solution de gestion dématérialisée des indemnités d’arrêts de travail. Un rapide tour d’horizon des solutions existantes est réalisé par Essilor France avec, pour constat, que seul Cleverys est en mesure de proposer une solution adaptée aux besoins de l’entreprise et intégrée en natif dans Peoplesoft Global Payroll. L’équipe RH/Paie de Cleversys est dès lors sollicitée pour mener à bien ce projet piloté par Gregory Leclercq.

Les challenges sont nombreux pour Sophie Winckler et son équipe, car il faut, entre autres, optimiser la gestion administrative et la paie pour les 21 sites français, améliorer la gestion des indemnités journalières d’arrêts maladie, accélérer les délais de remboursement pour tous les salariés afin de réduire les inégalités de traitement liées aux disparités régionales et fiabiliser les échanges de données entre la paie centrale d’Essilor, les caisses de sécurité sociale et les deux entités Essilor bénéficiant de la subrogation. Le choix est fait par Essilor d’utiliser S-Dem@t dans un premier temps sur un périmètre restreint : les arrêts maladie.

La solution S-Dem@t, certifiée par la CNAM depuis 2012, est une offre de services conçue par Cleversys et basée sur Peoplesoft à destination des directions des ressources humaines des grandes entreprises pour faciliter la dématérialisation du traitement des arrêts de travail et des indemnités journalières, liés à une maladie, ou à un congé maternité. L’équipe Cleversys, prépare dans un premier temps, un master reposant sur cette solution et prenant en compte tous les paramètres spécifiques inhérents à la structure et aux activités d’Essilor.
S-Dem@t est alors déployée par lots. La première phase, sur un total de cinq, concerne les arrêts maladie des salariés bénéficiant de la subrogation, puis ceux des autres salariés selon un calendrier prédéfini avec les filiales concernées. L’ensemble de la solution est déployé en moins d’une semaine par Cleversys avec une prise en main immédiate par la globalité des équipes administratives utilisatrices de l’outil.

Neuf mois plus tard, les résultats sont là : les équipes administratives ont constaté une réduction de 75 % des charges de gestion administrative et sont passés d’une moyenne de traitement des attestations de salaires de 25 minutes auparavant à moins de 5 minutes aujourd’hui. En outre, ils ont également bénéficié d’une augmentation de la productivité des responsables Paie grâce à l’automatisation des processus de gestion intégrée dans Peoplesoft Global Payroll liée à la saisie automatisée des flux financiers et à la création automatique des éléments variables de paie. Un gain de 10 jours a été réalisé sur le paiement des indemnités aux salariés qui voient désormais le délai de paiement de leurs indemnités passer à 72 heures seulement après le transfert aux Caisses d’Assurances Maladie. Le volume de rejets de dossiers d’indemnisation par les CPAM est considérablement réduit grâce au contrôle et à la validation systématique de toutes les demandes dans Peoplesoft Global Payroll. Par ailleurs, les responsables Paie des différentes entités accèdent facilement à des reportings réguliers pour mieux suivre les paiements des indemnités aux salariés, ils peuvent ainsi éditer des listes des dossiers de remboursement clôturés, effectuer des rapprochements des versements perçus par les caisses et des sommes payées aux salariés et permettre à l’entreprise une optimisation plus juste de sa trésorerie.

De plus, la mise en place de S-Dem@t s’inscrit dans une démarche écocitoyenne d’Essilor en faveur de l’environnement, via la dématérialisation des processus administratifs : plus de 10 000 attestations électroniques transmises en 8 mois et un objectif « Zéro Papier » atteint.

Sophie Winckler, commente : « Nous avons pu réduire de 75% les délais de remboursement des indemnités journalières d’arrêts de travail de nos salariés, optimiser notre trésorerie et sécuriser nos flux financiers, grâce à des processus de gestion administrative dématérialisés et intégrés dans PeopleSoft Global Payroll. Nos équipes Ressources Humaines peuvent désormais consacrer plus de temps à l’accompagnement de leurs effectifs et à la gestion du capital humain. Elles ont gagné en compétences et effectuent au quotidien des tâches à plus forte valeur ajoutée. S-Dem@t est une solution qui facilite considérablement le quotidien. La réussite de ce projet est intimement liée à l’important travail d’équipe mené en interne et à une forte concertation et implication des équipes concernées et notamment des directions collatérales.».

Gregory Leclercq, Responsable du projet chez Cleversys ajoute : « ce projet a été passionnant pour les équipes Cleversys, car nous avons pu travailler étroitement avec Sophie Winckler et ses collaborateurs aux travers de nombreux ateliers interactifs. La prise en main de S-Dem@t a été immédiate. Les réunions de cadrage ont permis de définir précisément le besoin d’Essilor France et ont facilité également la mise en oeuvre. Tout ceci nous a permis de mettre en place un outil qui a pu être utilisé sans délais ou problèmes par les équipes paie d’Essilor. »

« Nous avons fait le choix d’une part, d’une solution fiable et robuste qui correspond bien à nos besoins de gestion administrative et de paie et d’autre part, d’un partenaire capable de nous accompagner sereinement dans notre projet de dématérialisation. Travailler au quotidien avec Cleversys est un réel bonheur. Respect des délais et des budgets, travail en équipe sont autant d’atouts qui nous confortent dans nos choix. Nous allons dans les semaines qui viennent étendre le périmètre de notre projet à la gestion dématérialisée des indemnités maternité, paternité et des accidents de travail » conclut Sophie Winckler.

S-Dem@t est une offre de service disponible sur abonnement, conçue et développée par Cleversys, qui permet de piloter toutes les étapes de gestion des attestations Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale. Grâce cette application, les entreprises qui souscrivent à cette offre peuvent gérer de manière fluide la relation avec les différentes Caisses Primaires d’Assurance Maladie auxquelles sont rattachés les salariés et réduire les délais de remboursement afin d’optimiser leur trésorerie et renforcer le service aux collaborateurs. La solution S-Dem@t de Cleversys est intégrée au système de paie Oracle-PeopleSoft Global Payroll pour une gestion quotidienne rapide, simple et efficace.

Essilor est le numéro un mondial de l’optique ophtalmique. De la conception à la fabrication, le groupe élabore de larges gammes de verres pour corriger et protéger la vue. Sa mission est de permettre à toute personne dans le monde d’avoir une bonne vision grâce à des verres adaptés à ses besoins. Ainsi le groupe consacre environ 150 millions d’euros par an à la recherche et à l’innovation pour proposer des produits toujours plus performants. Les marques phares sont Varilux®, Crizal®, Definity®, Xperio®, Optifog TM et Foster Grant®. Essilor développe et commercialise également des équipements, des instruments et des services destinés aux professionnels de l’optique. Essilor a réalisé un chiffre d’affaires net consolidé de près de 5 milliards d’euros en 2012 et emploie environ 50 700 collaborateurs. Le groupe, qui déploie ses activités dans plus d’une centaine de pays, dispose de 22 usines, plus de 400 laboratoires de prescription et centres de taillage-montage ainsi que plusieurs centres de recherche et développement dans le monde. Pour plus d’informations, visitez le site www.essilor.com.

Cleversys, entreprise de services du numérique (ESN), travaille en étroite collaboration avec ses clients pour élaborer des solutions à valeur ajoutée pour les entreprises et les organisations de toutes tailles. Cleversys intervient principalement sur trois domaines d’expertises clés : la gestion du capital humain (solutions de Ressources Humaines et de Paie), la gestion financière et la supply chain (solutions ERP) et le pilotage de l’entreprise avec l’élaboration et la mise en place de solutions de Business Intelligence.
Cleversys génère aujourd’hui plus de 8 millions d’euros de chiffre d’affaires développé par plus de soixante consultants. Retrouvez CLEVERSYS sur le site web : www.cleversys.com

Retrouvez tous les communiqués de Cleversys sur http://www.kanirp.com/468/cleversys/