EPI déploie Pythagore, le progiciel de gestion intégré de Pythie Ingénierie, pour le pilotage de son activité

Mots clés : Cas utilisateur – Progiciel de gestion intégré – Bureaux d’études – Sociétés d’ingénierie

Fontenay aux Roses, le 4 octobre 2006. EPI a déployé Pythagore, le progiciel de gestion intégré de Pythie, dédié aux bureaux d’études, sociétés d’ingénierie, de conseil, et cabinets d’architecture. Son choix s’est porté sur l’édition Standard du PGI, destinée aux sociétés de 20 à 100 personnes. Sa mise en place s’est déroulée sur plusieurs mois, dans le cadre d’une modification de la gestion interne et pour ne pas bouleverser l’activité quotidienne des équipes opérationnelles.

Mi-2004, alors qu’EPI était en phase d’évolution rapide, Dominique GIORDANO, Gérante de la société, a constaté que ses outils de gestion d’origine, basés sur Excel® et Access®, ne lui donneraient bientôt plus satisfaction. Elle a par ailleurs manifesté la volonté de renforcer le niveau hiérarchique intermédiaire des responsables de pôle et de responsabiliser les opérationnels à la gestion administrative de leurs affaires. Elle a alors décidé de réorganiser ses procédures de gestion et de changer d’outil, le nouvel outil de gestion devant permettre de formaliser la délégation d’autorité de l’équipe dirigeante et de valoriser l’implication de ces responsables dans la gestion administrative des affaires.

Pour lancer le projet, elle a recruté en juin 2004 Julie MACHU, ingénieur généraliste, avec pour mission de faire évoluer le mode de gestion des affaires et d’améliorer l’interface entre les administratifs et les opérationnels.

L’audit d’EPI, réalisé par Pythie, a révélé que les flux d’informations étaient complexes et les niveaux de validation, dispersés dans l’organigramme. Il a aussi mis en évidence qu’une information centralisée permettrait aux personnes concernées de disposer de données à jour au moment opportun, améliorant ainsi la sécurité des prises de décision.

Cette analyse a également abouti à des critères de sélection pour le nouveau système :
– Centralisation de l’information et accès différencié aux données par profil d’utilisateur
– Réduction du temps passé à la gestion par les opérationnels et amélioration du suivi des affaires
– Suivi de l’activité de l’entreprise et mesure de la rentabilité à tous les niveaux : pôle, type d’activité, client, affaire.

Une fois écartée l’option d’un développement en interne, un nombre restreint de progiciels de gestion intégrés ont été recensés sur le marché, et parmi eux, Pythagore a retenu l’attention d’EPI.

Dominique GIORDANO et Julie MACHU ont alors bénéficié d’un test en grandeur réelle de l’outil pendant 3 semaines, avec deux bases de données : une base de test, contenant des exemples d’affaires, et une base vide pour saisir leurs propres données. Elles ont ainsi pu tester la logique applicative du logiciel sur la base de test, puis évaluer son utilisation sur quelques affaires réelles. Ce test s’est conclu par la signature d’un contrat de services avec Pythie, en juillet 2005.

Afin d’aider ses clients à mener à bien la conduite du changement, Pythie a formalisé une démarche complète de déploiement, qui tient compte des écueils inhérents à tout projet innovant, de la situation préexistante et de la culture de l’entreprise. Elle a pour but de garantir le retour sur investissement réel à moyen terme, et d’obtenir l’adhésion et la satisfaction à long terme du plus grand nombre.

Dans ce cadre, la prise en mains et la formation aux 4 modules de Pythagore choisis par EPI ont été réalisées en deux étapes. Les modules Contractuel et Prévisionnel, dans un premier temps, ont permis de suivre et de planifier les recettes et les dépenses à partir d’octobre 2005. L’ensemble des collaborateurs ont également été invités à saisir leurs temps passés dans le module Saisie de Données Personnelles dès cette époque.

Le module Analytique a été utilisé à partir de janvier 2006, après un complément de formation. Cela correspond à la deuxième phase de l’évolution de la gestion de l’organisation, comme le précise Julie MACHU : « L’implantation de ce module nous a conduit à approfondir notre réflexion sur notre mode de gestion. La souplesse de paramétrage de Pythagore nous a ensuite permis de faire les meilleurs choix de gestion qui conviennent à nos activités et à notre taille et de les mettre en place.»

Les principaux bénéfices de la mise en place de Pythagore ont été l’élimination des saisies répétitives (et donc, des risques d’erreurs), l’imputation des heures sur les affaires directement par les collaborateurs, la suppression de divers formulaires et notes papier pour transmettre les informations des opérationnels à l’administratif et l’accès des opérationnels aux données de gestion selon leurs droits d’utilisateur.

Le succès de ce projet est dû à plusieurs facteurs. La personnalité, les connaissances et les qualités professionnelles de Julie MACHU y ont une grande part : détermination, sens du relationnel, aptitudes d’organisation et de synthèse, regard neuf sur les procédures internes à EPI… Sa formation initiale à Centrale Lyon complétée d’un Master of Science in Engineering for Development (Southampton) et de ses stages lui avaient également montré l’importance de l’implication de la direction dans les grands projets et de l’accompagnement nécessaire à la réussite d’un projet d’entreprise. En tant que chef de projet, elle est ainsi passée au fil du temps, du rôle d’accompagnatrice à celui d’interlocutrice référente.

Par ailleurs, l’intégration de ce déploiement dans le cadre plus large de l’évolution des procédures de gestion, et la méthode de déploiement progressive, adaptée aux ressources de la société et au remaniement de l’organisation, ont été déterminantes.

A propos d’EPI
EPI est une société d’ingénierie exerçant son activité dans les domaines de l’électricité et de l’eau pour l’industrie et le bâtiment.

EPI est reconnue pour ses compétences en Électricité Courants Forts et faibles, en Automatisme, Supervision, Télégestion, en Hydraulique (Eau potable, Assainissement), en Réseaux de distribution et dans le domaine du Bâtiment tertiaire (BET Fluides et Second Œuvre).

EPI propose toutes missions d’ingénieurs conseils, de la faisabilité à la réalisation complète des ouvrages. EPI réalise des missions de maîtrise d’oeuvre (MOE), d’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) et d’assistance technique aux entreprises.

Pour plus d’informations vous pouvez visiter le site Internet d’EPI : www.epi94.fr.

A propos de Pythie
Pythie est une société à taille humaine à la fois éditeur de logiciels et société de services informatiques.
Pythie réalise l’édition et la maintenance de progiciels destinés aux prestataires de services intellectuels, ainsi que des développements spécifiques, et assure l’assistance et le conseil en informatique de gestion et de production. Pythie assure également les prestations sur site, implantation et déploiement, des prestations de gestion pour compte de tiers et la formation à l’utilisation de ses logiciels.

Pythagore est le progiciel de gestion des métiers du conseil, de l’ingénierie et des bureaux d’études. Il gère également l’activité des cabinets d’architectes et des cabinets d’audit et d’expertise comptable. Pour plus d’informations sur Pythie, visitez le site www.pythie.fr.

Contact Presse
– Pythie Ingénierie – Michel PARADON : +33 1 41 87 09 94 – michel.paradon@pythie.fr
– Com une image pour EPI – Anne-Marie BOUTEILLER : +33 6 61 73 49 67 – anne-marie.bouteiller@9online.fr