eCopy ShareScan Suite 5 réinvente la numérisation et le traitement des documents en éliminant autant que possible l’utilisation du papier

Nuance Communications, Inc. (NASDAQ: NUAN), fournisseur leader de solutions d’imagerie et de reconnaissance et de synthèse vocales, lance la version 5 d’eCopy® ShareScan® Suite, sa solution de numérisation et de gestion documentaire en réseau pour imprimantes multifonctions (MFP) la plus vendue au monde. eCopy ShareScan confère aux entreprises tout ce dont elles ont besoin pour automatiser leurs processus de transformation de documents papier en fichiers électroniques. Les documents papier sont numérisés très facilement et en toute sécurité au moyen des scanners et des imprimantes MFP déjà présents dans l’entreprise.

Sa dernière version supporte un éventail de systèmes nettement plus large, notamment les MFP de fournisseurs de premier plan, comme Canon, Konica Minolta et Ricoh, ainsi que la technologie Extensible Interface Platform® de Xerox Corporation. Et, grâce à eCopy ScanStation, l’ensemble des fonctionnalités peuvent désormais être étendues à tous types de MFP et scanners compatibles avec TWAIN ou ISIS. eCopy ShareScan assure également le déploiement rapide d’eCopy au sein d’environnements de MFP hétérogènes. Déclinée en différentes éditions, cette solution convient aussi bien aux besoins et budgets des petits groupes de travail qu’à ceux de divisions d’entreprises et multinationales.

« La version 5 d’eCopy ShareScan intègre quantité de fonctions exclusives, qui simplifient la numérisation et permettent de tirer le meilleur parti des MFP », explique Brian Bissett, auteur de The MFP Report. « Elle réduit davantage encore les coûts de numérisation et de gestion de documents, en permettant notamment le traitement de formulaires papier directement à partir d’une MFP. Les utilisateurs sont également libres de transférer les documents vers l’emplacement de leur choix, directement vers un PC ou vers une application de back-office, par exemple. »

Première solution de numérisation MFP à supporter nativement un nombre illimité de processus de traitement de documents et formulaires, ce produit permet de numériser des documents papier aussi simplement que d’effectuer une photocopie. Il doit cette extensibilité à sa nouvelle architecture ouverte d’intégration d’outils, eCopy Extenders, qui permet à Nuance et à ses partenaires, voire aux utilisateurs, d’ajouter à leur guise des fonctions avancées de traitement documentaire. Quant aux quelque 100 connecteurs pour eCopy ShareScan développés par Nuance et ses partenaires, ils assurent la compatibilité des MFP avec un nombre inégalé d’applications de back-end, telles que Microsoft SharePoint, EMC Documentum, Therefore TM, Document Mall TM et la plate-forme de gestion de contenus d’entreprise Xerox DocuShare®.

eCopy ShareScan 5 s’accompagne également d’une fonction exclusive de personnalisation des menus de l’interface de numérisation en fonction des besoins d’utilisateurs ou de groupes de travail. Ces derniers accèdent alors à la même interface pour toutes les MFP du réseau. Le menu eCopy du département marketing pourra par exemple proposer l’option « Traiter formulaire de prospection », tandis que celui du vice-président inclura « Convertir au format XML » ou encore « Traiter les avis de modification technique ». Cette fonction d’eCopy ShareScan est par ailleurs extrêmement simple d’utilisation.

Caractéristiques et avantages clés d’eCopy ShareScan 5

-Des gains de productivité inégalés : eCopy ShareScan Suite 5 permet non seulement d’extraire des données de formulaires, mais également de convertir des documents papier aux formats Word et Excel, ou encore en fichiers PDF interrogeables avec une précision hors pair, directement à partir d’une MFP, grâce à son support natif d’un nombre illimité de fonctions de traitement de formulaires et de conversion.

-Une numérisation performante, sécurisée et personnalisable : avec la nouvelle fonction de personnalisation de l’interface de numérisation, il est désormais possible de n’afficher sur l’interface que les tâches nécessaires à un utilisateur ou département. Ce menu simplifié rationalise et accélère l’utilisation du système et les opérations de numérisation. La dernière mouture de cette suite garantit également un meilleur support des environnements de MFP hétérogènes et bénéficie des fonctions améliorées de sécurité et de suivi des numérisations d’eCopy ShareScan Administration Console. Grâce à cette console, les administrateurs peuvent configurer et surveiller les opérations d’acquisition de documents effectuées sur les MFP du réseau et consigner ces informations dans des rapports.

-Une personnalisation rapide des options de numérisation : eCopy ShareScan Suite 5 inclut des fonctions ultra performantes d’automatisation du traitement documentaire, permet la création rapide de tâches personnalisées et supporte nativement les logiciels d’entreprise les plus populaires. A titre d’exemple, son nouvel outil Visual Workflow Designer automatise la création des menus tactiles pour MFP, tandis que Workflow Simulator permet le test rapide et le déploiement en un clic de tous les systèmes MFP supportés.

-La valorisation de l’existant : avec ses nouveaux connecteurs et services d’extension, eCopy ShareScan 5 permet à davantage de scanners MFP de supporter un plus grand nombre d’applications logicielles d’entreprise. C’est la garantie de conditions d’utilisation identiques sur tous types de plates-formes MFP. Les nouveaux services d’extension eCopy Extenders permettent par ailleurs l’ajout à une tâche d’une grande variété de services de traitement documentaire, depuis les services d’extension de traitement de formulaires de Nuance jusqu’à ceux créés par des développeurs tiers à l’aide du SDK eCopy.

-La meilleure solution de numérisation pour la gestion des impressions : de par son intégration étroite à des produits tels qu’uniFLOW TM et Equitrac®, eCopy ShareScan 5 est le compagnon idéal des solutions de gestion des impressions. Ses fonctions de numérisation et de traitement documentaire s’allient à celles des solutions de gestion des impressions des entreprises pour permettre la mise en place de procédures clés, notamment d’authentification unique, d’accès par carte, de numérisation sécurisée, de suivi des numérisations et de lutte contre le gaspillage.

-L’intégration d’une application PDF unique : eCopy PDF Pro Office 5, la mise à niveau d’eCopy PaperWorks désormais proposée avec eCopy ShareScan, inclut toutes les fonctionnalités attendues d’Adobe® Acrobat Professional, assorties de fonctions de numérisation MFP exclusives, le tout pour un tiers du coût pratiqué par Adobe. Parmi ces exclusivités figurent la numérisation depuis une MFP vers une boîte de messagerie, ainsi que la connexion des MFP à des applications de gestion de contenus comme Autonomy® Interwoven et Microsoft® SharePoint®.

-Une architecture ouverte : si les fonctionnalités intégrées d’eCopy ShareScan 5 confèrent des avantages immédiats aux entreprises, celles-ci peuvent les compléter au besoin par d’autres outils de numérisation de documents papier. Et pour valoriser durablement les investissements technologiques des entreprises, eCopy dote tous les types de MFP de fonctions de traitement documentaire standard et permet la création rapide de nouveaux connecteurs eCopy, ainsi que l’extension des services de traitement de documents et formulaires via eCopy Extenders. Soutenu par un écosystème de plus de 200 partenaires, qui créent sans cesse de nouvelles solutions à valeur ajoutée, eCopy constitue un investissement sûr et durable pour les entreprises de toute envergure.