Documentations utilisateurs : le télétravail comme solution internationale

L’éditeur Stratégies a confié à l’équipe Sherpa et Arb-redactech la réalisation des documentations utilisateurs qui accompagnent ses logiciels.
Stratégies développe et distribue dans le monde entier une suite logicielle pour la confection de chaussures et de maroquinerie. Sherpa et Arb-redactech ont mis en place une solution web destinée aux auteurs, rédacteurs, hébergeurs et utilisateurs répartis dans le monde entier !
La suite logicielle ROMANS CAD, d’abord axée sur la confection de chaussures, s’est ensuite tournée vers la confection de maroquinerie, et vient de compléter son offre avec un outil de gestion de données englobant les tâches de confection et de management des processus.
De tels développements ont forcément accru les besoins documentaires en France et à l’international. Pour faire face à la quantité des informations gérées et pour faciliter les mises à jour, l’entreprise a opté pour une migration de l’ensemble de la documentation utilisateur vers un projet XML.
Jusque là, la documentation était produite à l’aide de MS Word pour l’écriture et Adobe RoboHelp pour la création de l’aide en ligne.
Pour mener à bien ce projet, Stratégies a fait confiance à Sherpa et Arb-redactech, déjà partenaires dans de nombreux projets documentaires. Le choix d’un éditeur XML s’est porté sur Oxygen xml editor (http://www.oxygenxml.com/).
Une méthode de travail originale basée sur le télétravail à partir de sites répartis à travers le monde :
Lorsque le projet a été réalisé (conversion de la documentation existante en XML, réalisation de filtres de conversion aux formats HTML et PDF), une organisation de travail a été mise en place pour une mise à jour permanente de la documentation, au fur et à mesure des évolutions des logiciels.
La suite logicielle est développée par Stratégies sur son site de Rungis et par ses partenaires au Mexique.
L’écriture de la documentation dans des sites distants
Que ce soit en France ou au Mexique, en français ou en anglais, les auteurs, spécialistes de CAO, saisissent les informations dans des formulaires web, conçus par Sherpa. Chaque auteur complète des cases obligatoires et des cases qu’il choisit suivant son besoin rédactionnel : une instruction, une description, une image… il ne s’occupe en aucune manière de la forme, mais s’attache à rédiger les informations utiles pour la bonne prise en main du logiciel. Puis les formulaires sont envoyés au rédacteur, Arb-Redactech à Roanne, spécialiste de documentation technique.
La mise en forme et l’insertion dans la base documentaire
Chaque fiche, issue du formulaire web, est reçue au format XML. Elle est relue et validée, la conformité rédactionnelle par rapport à la documentation existante est vérifiée ainsi que la conformité par rapport au schéma XML.
Puis la fiche est intégrée dans le projet documentaire.
La réalisation de l’aide et du pdf
A l’aide de deux filtres spécialement développés dans un éditeur XML : XSL-T pour publier en HTML, XSL-FO pour publier en PDF, les documentations utilisateurs sont générées automatiquement à partir des mêmes fichiers source.
La traduction
Les clients de Stratégies sont au Japon, en Chine, en Amérique latine, en Europe… les fichiers XML sont traduits dans toutes ces langues par des traducteurs spécialisés et les documentations utilisateurs générées de la même façon.
En conclusion
Cette solution est adaptée à un contexte international et à des mises à jour fréquentes. Sherpa et Arb-redactech recherchent pour chacun de leur client la meilleure solution en fonction des besoins des utilisateurs, de l’environnement de l’entreprise, des équipes chargées de la documentation.
Sherpa et Arb-redactech peuvent également complètement décharger l’éditeur de la réalisation des aides en ligne, manuels…
Partenaires du projet :
Stratégies
41-43 rue de Villeneuve – Parc d’affaires SILIC – BP 80429 – 94583 Rungis cedex
Stratégies a été créée en 1984 pour développer et distribuer des plateformes collaboratives dans la CAO et la gestion de données. Forte de son expérience, l’entreprise se positionne en tant que développeur de solutions de travail collaboratif depuis 1995.
Arb-redactech et
Sherpa
Sherpa, créée en 1985, et Arb-redactech, créée en 2007, sont des petites structures particulièrement réactives. Elles accompagnent les entreprises dans leurs projets documentaires : conception, rédaction, conseil.
Vous pouvez joindre Anne Brault – Arb-Redactech au 04 77 23 78 65 ou Stéphanie Durand-Gasselin – Sherpa au 01 46 03 54 59.