Documalis simplifie le processus de dématérialisation des factures fournisseurs.

Scanpoint Software, éditeur de la première Box de dématérialisation des données et documents d’entreprise annonce la disponibilité immédiate de son module de dématérialisation des factures fournisseur, intégré dans les logiciels Documalis (www.documalis.com) et les solutions intégrées Scan2box (www.scan2box.com) et Doc2box (www.doc2box.com).

« Documalis fournit des solutions simples et performantes pour améliorer le processus global de traitement des factures fournisseurs, de la numérisation par lots à l’intégration en comptabilité, en passant par la reconnaissance automatique des fournisseurs et l’extraction des informations figurant sur les factures numérisées. Le Retour sur Investissement est globalement de l’ordre de quelques mois sur ce type de projet, grâce au caractère économique de la solution Documalis » précise Jannick SCHIRRA, Présidente de Scanpoint Software.

Les fonctions essentielles du module Facture Fournisseurs Documalis :
-Numérisation professionnelle des factures par lots et séparateurs de documents,
-Autorotation, détourage et redressement dans le scanner Kodak pour une extraction OCR optimale,
-Identification des fournisseurs par reconnaissance de zones, ou statistiques à base de mots clés,
-Lecture des codes à barre et rapprochement automatique avec la facturation et la comptabilité,
-Extraction de contenu intelligent, positionnel, zoné ou par intelligence contextuelle,
-Contrôles de cohérence internes (ex HT+TVA=TTC) ou externe (ex vérification du n° de commande)
-Ecrans de saisie manuelle pour les documents non ou partiellement reconnus (vidéocodage),
-Workflow de validation des factures fournisseurs avec ou sans extraction automatique des données,
-Stockage intelligent en cartons d’archives des factures numérisées avec indexation dans la GED.
-Possibilité d’externalisation physique des factures numérisées chez le partenaire Archiv’Alpha.

Le module de capture d’images Documalis exploite toutes les technologies de numérisation professionnelle d’origine Kodak et intégrées dans les scanners de production : repositionnement automatique de la page dans le scanner, détecteur de doubles à ultrasons, correction des contrastes, correction de la rotation à 600 DPI interne au scanner, suppression des couleurs de fond. Il permet un gain très significatif de taux de lecture OCR nécessaire aux processus d’extraction de données à partir des factures fournisseurs.

Le module d’extraction d’informations dans la facture travaille selon plusieurs règles concomitantes pour un même document : recherche zonée, masque de lecture, extraction par expression régulière, intelligence contextuelle pour la reconnaissance de montants, de devises, de dates, d’adresses, d’emails, de comptes bancaires, de RIB, de numéros Siret, de numéros de facture, de commande, de TVA, de totaux HT, TTC, etc.

Un vidéocodage (saisie manuelle des informations manquantes ou peu fiables en volume) ou un Workflow décisionnel prend le relais après la passe d’extraction automatique des informations. La sous-traitance de cette tâche à l’extérieur de l’entreprise est envisageable chez des prestataires partenaires Documalis, ou à l’étranger lorsque les volumes sont importants. Les informations confidentielles peuvent alors être masquées ou découpées en plusieurs lots non consécutifs pour garantir la confidentialité des documents ressaisis.

Pour la comptabilité, c’est un gain de temps considérable, pour l’entreprise, une forte réduction des coûts de traitement des factures fournisseurs, pour le dirigeant, une plus grande traçabilité des règlements, pour l’informatique, la simplification des processus de numérisation et d’intégration comptable.

A propos des logiciels Documalis : Suite logicielle pour la dématérialisation des documents, les workflows décisionnels, la distribution du courrier, la signature numérique à valeur probante, la gestion des archives légales et la gestion documentaire d’entreprise en technologie moderne type 100% Web.
La suite Documalis dispose également de solutions professionnelles de numérisation en haute volumétrie (papier/microfiche/microfilm), d’intégration des télécopies et des spools d’impression, d’extraction des données numériques par OCR – LAD – RAD (factures, bons de commande, bordereaux, formulaires …), et de connectivité aux applications métiers de l’entreprise. Plus d’informations sur www.documalis.com

A propos de la plateforme Scan2box : solution innovante dans une box « prête à brancher » fabriquée par Kodak et valorisée par Documalis, incluant le scanner professionnel recto/verso haute volumétrie, l’écran couleur tactile pour le pilotage du système, le serveur applicatif en technologie Web 2.0 avec espace de stockage jusqu’à 320Go et les logiciels Documalis embarqués. Deux fils suffisent à la Scan2box : le secteur électrique et le câble réseau. Plus d’informations sur www.scan2box.com

À propos de Scanpoint Software :
Société innovante reconnue par ANVAR-OSEO et le Ministère de la Recherche et de l’Innovation, Scanpoint Software édite des logiciels dédiés à l’intégration généralisée des données et des documents d’entreprise et utilisés par de nombreuses PME, PMI, administrations et grands comptes parmi lesquels figurent la BNP St Denis, Crédit Agricole Leasing, Socotec, Groupe Lafarge, SFR Réunion, des conseils régionaux, des caisses de Sécurité Sociale, Air Tahiti, l’Office des Postes et Télécom de Polynésie, des Médecine du Travail …