Documalis simplifie la gestion et la distribution numérique du courrier dans les entreprises

Scanpoint Software, éditeur de la première Box de dématérialisation des données et documents d’entreprise annonce la disponibilité immédiate de son module de distribution électronique du courrier pour les administrations et entreprise, intégré dans les logiciels Documalis (www.documalis.com…) et les solutions intégrées Scan2box (www.scan2box.com) et Doc2box (www.doc2box.com).

« La distribution numérique du courrier a connu de nombreux freins historiques liés à la lourdeur de numérisation et au manque d’ergonomie des solutions existantes. Documalis tranche avec le passé en fournissant des solution performantes et professionnelles de numérisation grâce à notre partenariat avec Kodak France et par la simplicité et la convivialité des logiciels d’entreprise Documalis » précise Jannick SCHIRRA, Présidente de Scanpoint Software.

Les fonctions essentielles de la distribution du courrier numérique Documalis :
-Numérisation professionnelle du courrier entrant sur scanners haute volumétrie recto/verso Kodak
-Gestion des lots et séparateurs de documents automatiques à base de code à barre
-Archivage direct des pièces en sortie de scanner dans les cartons selon la durée de conservation
-Dispatching des courriers vers des individus, des groupes ou des services
-Annotation directe des documents PDF par les utilisateurs (tampons, commentaires)
-Signature numérique interne ou légale à valeur probante (grâce au partenariat ChamberSign)
-Déclenchement de Workflows métiers à partir des documents courrier (validation de facture …)
-Rangement et indexation automatisée ou manuelle dans la Gestion documentaire Documalis.
-Possibilité d’externalisation physique des courriers numérisés chez le partenaire Archiv’Alpha

Grâce aux technologies de reconnaissance automatique de documents intégrée aux logiciels Documalis, une grande partie des documents récurrents (factures, commandes, bordereaux, formulaires …) peuvent être détectés automatiquement en sortie de numérisation et dispatchés automatiquement sans intervention manuelle.
L’archivage des documents papier numérisés au secrétariat ou au service courrier est intégré dans la solution Documalis, avec une gestion des emplacements physiques des cartons d’archives code-barrés, le lien entre les documents numérisés et les cartons d’archives physique, la gestion des durées de conservation en fonction de la nature des documents archivés et la possibilité de sous-traiter la conservation des cartons d’archives à des partenaires externes spécialisés dans la conservation physique des documents.

Pour l’utilisateur, c’est un gain de temps considérable, pour l’entreprise, une forte réductions de coût de photocopie et de distribution physique du courrier, pour le dirigeant, une plus grande confidentialité et la garantie de traçabilité des documents , pour l’informatique, la simplification des processus de numérisation et de gestion documentaire.
A propos des logiciels Documalis : suite logicielle pour la dématérialisation des documents, les workflows décisionnels, la distribution du courrier, la signature numérique à valeur probante, la gestion des archives légales et la gestion documentaire d’entreprise en technologie moderne type 100% Web.
La suite Documalis dispose également de solutions professionnelles de numérisation en haute volumétrie (papier/microfiche/microfilm), d’intégration des télécopies et des spools d’impression, d’extraction des données numérique par OCR – LAD – RAD (factures, bons de commande, bordereaux, formulaires …), et de connectivité aux applications métiers de l’entreprise. Plus d’informations sur www.documalis.com

A propos de la plateforme Scan2box : solution innovante dans une box « prête à brancher » fabriquée par Kodak et valorisée par Documalis, incluant le scanner professionnel recto/verso haute volumétrie, l’écran couleur tactile pour le pilotage du système, le serveur applicatif en technologie Web 2.0 avec espace de stockage jusqu’à 320Go et les logiciels Documalis embarqués. Deux fils suffisent à la Scan2box : le secteur électrique et le câble réseau. Plus d’informations sur www.scan2box.com

À propos de Scanpoint Software :
Société innovante reconnue par ANVAR-OSEO et le Ministère de la Recherche et de l’Innovation, Scanpoint Software édite des logiciels dédiés à l’intégration généralisée des données et des documents d’entreprise et utilisés par de nombreuses PME, PMI, administrations et grands comptes parmi lesquels figurent la BNP St Denis, Crédit Agricole Leasing, Socotec, Groupe Lafarge, SFR Réunion, des conseils régionaux, des caisses de Sécurité Sociale, Air Tahiti, l’Office des Postes et Télécom de Polynésie, des Médecine du Travail …