Documalis fournit un connecteur GED pour la solution PolyOffice TM de Lexis Nexis.

Scanpoint Software, éditeur de la première Box de dématérialisation du courrier, télécopies et documents juridiques, déploie son connecteur documentaire pour la numérisation et l’intégration simplifiée des documents d’avocats dans l’application PolyOffice TM éditée par Lexis Nexis.

La solution Documalis Avocats GED est composée d’une « Box » prête à brancher disposant d’un écran couleur tactile 10 pouces à l’ergonomie simplifiée, capable de piloter les copieurs multifonctions, des scanners réseaux partagés ainsi que des scanners individuels pour la numérisation performante des correspondances, pièces, actes et autres éléments des dossiers.

L’offre, unique sur le marché, se décline en quatre points essentiels :
-Un système en Box prêt à brancher reprenant le concept et la simplicité des « box » Internet
-Trois fils pour le connecter: le secteur électrique, un câble réseau et un câble USB dans le cas du pilotage direct du scanner ou du copieur multifonctions.
-Cinq informations de paramétrage pour assigner une adresse IP à la Box sur le réseau et renseigner les 4 paramètres de connexion à PolyOffice TM : serveur/partage/utilisateur/mot de passe
-Dix minutes de formation ou d’autoformation sur support vidéo pour permettre aux utilisateurs d’être autonome très rapidement.

La solution Documalis Avocats GED est fortement intégrée à PolyOffice TM :
-La connexion utilisateur exploite les identifiants définis dans PolyOffice TM : utilisateurs et mots de passe,
-La visualisation et le choix direct du dossier PolyOffice TM sur l’écran tactile de pilotage du scanner,
-Le choix du sous-parapheur dans le dossier PolyOffice TM sélectionné (y compris non classé)
-La possibilité de nommer le document numérisé manuellement ou automatiquement,
-La possibilité de générer des documents PDF avec OCR autorisant le copier/coller dans Word ou Excel,
-La possibilité de signer les documents PDF générés à l’aide d’une clef générique, Avocats, Certigreffe ou ChamberSign,
-La possibilité de tamponner les documents PDF numérisés avec un numéro de pièce, la date de réception, le nom du cabinet, l’avocat en charge de l’affaire, etc.
-Le rangement direct de la pièce numérisée dans le parapheur PolyOffice TM sans autre manipulation
-La réception numérique des télécopies au format PDF pour intégration directe dans PolyOffice TM,
-La possibilité de notifier automatiquement l’avocat en charge du dossier par email, lors de l’arrivée d’un nouveau document, avec ou sans la pièce jointe dans le mail.

La solution Documalis Avocats GED est disponible en version « Solo » monoposte, accompagnée d’un scanner professionnel Kodak i1120 au tarif préférentiel de 510 euros ht pour des performances exceptionnelles : 20 pages/minute, recto/verso A4, en une seule passe, chargeur de 40 pages, détourage et redressement automatique des pages, licence OCR Omnipage incluse pour des documents OCR PDF de qualité, et garantie 3 ans incluse par Kodak France.

La solution Documalis Avocats GED est également disponible en version partagée « réseau » sous forme d’un scanner réseau Kodak mutualisé, équipé des logiciels Documalis et offrant un écran tactile couleur intégré pour l’affichage direct des utilisateurs, des dossiers et le choix du parapheur de classement paramétrés dans PolyOffice TM.

La gamme de logiciels Documalis dispose également de modules complémentaires pour le dispatching graphique des courriers entrants et des télécopies numériques, la gestion documentaire complémentaire au classement PolyOffice offrant les fonctionnalités de recherche par dossier, par arborescence de classement, par date, par index ou par mots clés dans le contenu en mode plein texte.

Le témoignage d’Olivier Placktor, Avocat au Barreau de Paris et associé du Cabinet P&L Avocats: « La solution Documalis Avocats GED nous a considérablement simplifié la vie pour la numérisation des pièces de nos dossiers qui est enfin devenue une réalité quotidienne. Nous avons longtemps hésité entre la solution e-copy proposée par Canon et la solution Documalis, mais le facteur de choix s’est opéré sur le connecteur natif PolyOffice proposé par Documalis, qui simplifie énormément l’intégration des pièces dans les dossiers et nous fait gagner de précieuses minutes chaque jour en évitant les manipulations fastidieuses d’intégration des documents à la main dans notre logiciel … »

A propos des logiciels Documalis édités par Scanpoint Software : Suite logicielle pour la dématérialisation des documents, les workflows décisionnels, la distribution du courrier, la signature numérique à valeur probante, la gestion des archives légales et la gestion documentaire d’entreprise en technologie moderne type 100% Web.
La suite Documalis dispose également de solutions professionnelles de numérisation en haute volumétrie (papier/microfiche/microfilm), d’intégration des télécopies et des spools d’impression, d’extraction des données numériques par OCR – LAD – RAD et de connectivité aux applications métiers de l’entreprise. Plus d’informations sur www.documalis.com

A propos de la plateforme Scan2box : Solution innovante dans une box « prête à brancher » fabriquée par Kodak et valorisée par Documalis, incluant le scanner professionnel recto/verso haute volumétrie, l’écran couleur tactile pour le pilotage du système, le serveur applicatif en technologie Web 2.0 avec espace de stockage jusqu’à 4To et les logiciels Documalis embarqués. Deux fils suffisent à la Scan2box : le secteur électrique et le câble réseau. Plus d’informations sur www.scan2box.com
À propos de Scanpoint Software :
Société innovante reconnue par ANVAR-OSEO et le Ministère de la Recherche et de l’Innovation, Scanpoint Software édite les logiciels Documalis dédiés à l’intégration généralisée des courriers, données et des documents d’entreprise et utilisés par de nombreux cabinets avocats et comptables, des PME, PMI, administrations et grands comptes parmi lesquels figurent la BNP St Denis, Crédit Agricole Leasing, Socotec, Groupe Lafarge, SFR Réunion, des conseils régionaux, des caisses de Sécurité Sociale, Air Tahiti, l’Office des Postes et Télécom de Polynésie, Mitsubishi Electrics, la CNAV, l’Hôpital de Mulhouse, des Médecine du Travail …

Contact Presse :
Tiphaine DABO – Tél : 02 51 70 82 34 – Email : td@documalis.com