dématérialisation de ses factures fournisseurs : Europe Airpost met en place l’offre d’Azur Technology

Ecully, le 13 octobre 2009 – Europe Airpost, compagnie aérienne française (anciennement Aéropostale), membre du groupe ASL aviation, assure chaque année 35 000 heures de vol grâce à sa flotte de B737-300 tout cargo ou Quick Change (convertibles de version cargo en version passager, et inversement), complétée par des Fokker 27 cargo.

Elle est organisée autour de 2 activités (fret et passagers) et réalise un chiffre d’affaires de 257 M euros avec un effectif de 560 personnes :

– L’activité Fret s’appuie sur un réseau comprenant 14 lignes quotidiennes. Europe Airpost achemine l’ensemble du fret postal aérien du Groupe La Poste (Courrier, Chronopost, ColiPoste), Royal Mail (la poste anglaise), mais aussi du fret express.

– L’activité « Vols vacances » et « incentive » pour le compte de Tour Opérateurs (Club Med, Fram, Karavel, Vacances Héliades…) ou d’autres compagnies, régulières ou charter, à destination des grandes villes d’Europe et du Bassin méditerranéen.

Pour dématérialiser l’ensemble de son processus de traitement des factures fournisseurs, soit 60 000 documents par an, et ceci afin de diminuer significativement ses coûts de gestion, Europe Airpost a mis en oeuvre les différentes solutions de la gamme Xpert.Line d’Azur Technology :
– Xpert.Capture pour la lecture automatique des factures,
– Xpert.Ivy pour le workflow de validation des factures,
– Xpert.ECM pour l’archivage des factures et la gestion électronique des documents.
Une application utilisée par une centaine de personnes qui a considérablement fluidifié les processus pour la satisfaction de tous et notamment des fournisseurs qui ont vu leurs délais de paiement réduits de plus de moitié.

« Nous perdions énormément de temps à valider nos factures et ceci avait pour conséquence des délais de règlement de nos fournisseurs très long, quelque fois plus de 45 jours. Sans oublier les pertes de factures, des sources d’erreurs inhérentes au processus manuel et le coût des photocopies, voire postaux, nécessaires pour la validation dans les différents services » indique Thierry Cornuault, Directeur du Contrôle de Gestion et de la Comptabilité d’Europe Airpost.

Initié courant 2005 avec une 1ère étude d’opportunité, le projet de dématérialisation des factures a abouti au choix de la solution Azur Technology fin 2007, suite à une analyse des solutions proposées et à l’établissement d’un cahier des charges détaillé. Mis en place progressivement, depuis mi-2008, dans les différentes directions opérationnelles d’Europe Airpost – Direction Commerciale et du Programme, Direction des Opérations Aériennes, Direction Technique, Directions Administratives – (Cf. détail du fonctionnement de l’application en annexe), il sera achevé dans le courant du 1er trimestre 2010.

« Nous avons fait le choix d’Azur Technology parmi 3 solutions du marché. Au-delà de la qualité technique de leur offre, nous avons notamment particulièrement apprécié leur réactivité, la compréhension qu’ils ont eu de notre dossier et la qualité d’écoute dont ils ont fait preuve tout au long du projet » précise Thierry Cornuault.

Une économie globale de l’ordre de 30%

Si le déploiement n’est pas encore complètement terminé, le retour sur investissement et les bénéfices utilisateurs sont d’ores et déjà importants. L’économie estimée est de l’ordre de 30% pour un investissement d’un montant de 250 000 euros, matériels, logiciels et intégration par les équipes d’Azur Technology inclus.

Dans le détail, les bénéfices enregistrés sont les suivants :

– Suppression totale du papier, archivage et accès électronique aux factures via un explorateur Web.
– Productivité accrue permettant une montée en compétences des personnes cantonnées auparavant à des tâches de saisie.
– Gains de traitement de 30% en moyenne, tant pour les directions opérationnelles que pour le service administratif. Le gain de temps peut monter à 80% pour les factures les plus simples.
– Facilitation du travail du contrôleur de gestion : imputation automatique, accès immédiats à l’ensemble des informations et meilleure traçabilité des opérations, notamment sur l’encours des traitements de validation.
– Meilleur respect des échéances et donc une meilleure image globale.

« La réussite de ce type de projet passe par une analyse précise des besoins et surtout une implication étroite de l’ensemble des utilisateurs le plus tôt possible pour qu’ils s’approprient l’outil » précise Thierry Cornuault.

« Aujourd’hui, nous avons optimisé les traitements comptables et analytiques, tout en ayant supprimé entièrement le papier. Quand aux délais de paiement ils sont désormais de 20 jours en moyenne et peuvent être réduits à moins d’une semaine pour certains fournisseurs, pour les carburants notamment » conclut Thierry Cornuault.