Collectys : gestion du risque clients

Le recouvrement amiable par la relance écrite

Qui dit recouvrement ou plus largement gestion de la relation financière clients, dit le plus souvent relance. Les relances peuvent être réalisées avant échéance (préventif) et/ou après échéance (curatif). Elles sont du domaine du recouvrement amiable et peuvent être réalisées par courrier, par fax, par mail, par téléphone (cf notre article sur la relance téléphonique) ou par visite. Elles sont soit effectuées en interne soit en externe voire un “mix” et peuvent être manuelles ou automatiques. Le type de relance varie avec la typologie du ou des clients concernés mais également avec les méthodes (process) mises en place dans l’entreprise utilisatrice.

Au même titre que la relance téléphonique, le créancier peut rappeler à son débiteur l’arrivée de ses prochaines échéances et ainsi lui expédier une relance écrite à titre préventif. Cette forme de relance permet également de déceler et de qualifier d’éventuelles réclamations pouvant aboutir à un litige, ce qui évitera dans bien des cas d’attendre le dépassement de l’échéance avant d’agir et ainsi de perdre de précieux jours de trésorerie.
Une fois l’échéance dépassée la relance écrite par courrier, fax ou mail est le gage d’un succès assuré de recouvrer sa créance, à la condition expresse que cette relance soit réalisée dans un délai maximum de 30 à 60 jours, le temps étant l’ennemi du recouvrement efficace. En effet il est important de ne pas trop attendre avant d’expédier une simple lettre de rappel à son client, le non respect de l’échéance étant parfois le signe d’une détérioration de sa situation financière et pas seulement une simple omission.
Cette lettre doit être extrément courtoise et rappeler au client retardataire la nature de la créance, son montant et la date de son échéance tout en précisant qu’il peut s’agir d’un simple oubli et que si ce courrier croisait un règlement le client devrait ne pas en tenir compte.

Modèle de relance :

“Messieurs,

Nous vous rappelons que, sauf ommission ou erreur de notre part, vous restez nous devoir la somme de …….. euros correspondant à la facture n° ………… en date du ../../…. (ou les factures dont relevé ci-joint) et à échéance du ../../….
Nous vous remercions de bien vouloir nous faire parvenir cette somme par tout moyen à votre convenance dans un délai de (à préciser).
Si cette facture devait faire l’objet d’une réclamation ou d’un quelconque litige, veuillez nous en avertir par retour afin que nous engagions toute résolution par le ou les services concernés ou que nous vous fassions parvenir tout avoir partiel ou total concernant cette facture.
Dans le cas où vous auriez effectué le règlement entre-temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente.
Dans cette attente,
Veuillez agréer, Messieurs, l’expression de notre considération distinguée.”

Sauf proposition ou règlement du client nous conseillons l’envoi d’un second courrier faisant référence au précédent et rédigé, cette fois, en des termes plus solennels avant de provoquer une réaction du destinataire, ce courrier pouvant être expédié, au choix, par voie simple ou recommandée. Nous en profiterons pour rappeler que la relance n’est pas un acte obligatoire en matière juridique : ainsi le créancier, dès constat du non respect de l’échéance, peut fort bien adresser à son client une mise en demeure par voie recommandée ou engager une procédure judiciaire (assignation). Toutefois et afin de préserver des relations commerciales de qualité il convient de s’assurer au préalable de la cause de l’impayé par l’envoi d’un courrier simple.
Nous préconisons l’envoi d’une première relance écrite suivi après 8-10 jours d’une seconde lettre puis après 10-15 jours d’une lettre recommandée avec demande d’avis de réception, ce scénario étant modulable en fonction de l’importance des sommes dues et des relations nouées avec le client.
NB : en fonction de ses possibilités (commerciaux, livreurs,…) et de ses disponibilités le créancier à tout intérêt à intervenir physiquement chez son client , ce dernier recours de visite domiciliaire étant souvent le déclencheur d’une proposition écrite ou d’un règlement de la part du débiteur.
La mise en demeure vaut sommation de payer et représente l’ultime démarche avant toute procédure judiciaire. En effet et en application de l’article 1139 du Code Civil : “le débiteur est constitué en demeure, soit par une sommation ou par tout autre acte équivalent, telle une lettre missive lorsqu’il ressort de ses termes une interpellation suffisante, soit par l’effet de la convention, lorsqu’elle porte que, sans qu’il soit besoin d’acte et par la seule échéance du terme, le débiteur sera en demeure”.

Modèle de mise en demeure :

” Lettre recommandée avec A.R

Messieurs,

Nous vous rappelons notre précédente lettre du ../../…. restée sans effet à ce jour.
Vous restez toujours nous devoir la facture n° ………… en date du ../../…. ( ou les factures dont relevé ci-joint) et à échéance du ../../….
En conséquence, par cette présente, et devant votre refus de tout règlement, nous vous mettons en demeure de nous régler la somme de ………. euros, montant de (des) la facture(s) sus-mentionnée(s).
Cette lettre valant sommation de payer (Art.1139 du Code Civil) et sauf règlement de votre part dans un délai de 8 jours à compter de la réception de la présente, nous nous verrons dans l’obligation de vous assigner devant la juridiction compétente sans plus de formes et de délais afin d’obtenir le paiement de notre (nos) facture(s).
Tous les frais et dépens afférents aux instances, actes et procédures d’exécution (Art.695 du Nouveau Code de Procédure Civile) ainsi que les dommages et intérêts du fait de l’inéxécution de votre obligation de payer (Art. 1146 et s. du Code Civil) ou autre indemnité fixée par le juge (Art.700 du NCPC) au titre du préjudice subi seront intégralement et aux centimes à votre charge.
Comptant sur votre volonté d’éviter tous les désagréments et les frais inhérents à cette procédure,
Veuillez agréer, Messieurs, l’expression de notre considération distinguée.”

Ainsi la mise en demeure réalisée soit par lettre recommandée avec demande d’avis de réception soit par un acte d’huissier de justice (sommation de payer) constitue la formalité obligatoire avant toute action en justice, elle permet de faire céder le débiteur, ce qui peut avoir pour conséquence d’éviter une procédure souvent longue et coûteuse, et surtout d’apporter la preuve de la mauvaise foi du débiteur qui aura plus de difficultés à obtenir des délais de grâce de la part du juge.
NB : la mise en demeure n’interrompt pas la prescription. En effet si le délai pour engager une procédure expire dans un délai de n jours, le créancier doit faire diligence et assigner son client avant le terme de ce délai, passé ce terme son droit de recouvrer sera inexistant.
Exemple : créances des hôteliers et des restaurateurs (article 2271, alinéa 2 du Code Civil) “L’action…..des hôteliers et traiteurs à raison du logement et de la nourriture qu’ils fournissent, se prescrivent par six mois.”
D’où l’importance d’agir auprès des tribunaux compétents avant ce délai de prescription.

Laurent Leloup
www.collectys.com