Centre équestre : la digitalisation est indispensable pour se recentrer sur les cavaliers et les chevaux

À la fois poney club et écurie de propriétaires, les Écuries de la Paulnière, situées à Loches en Indre-et-Loire, proposent une multitude d’activités et services équestres : cours enfants et adultes, pension de chevaux, préparation à la compétition…. Afin d’optimiser son quotidien administratif, Sonia Hallaf, propriétaire des écuries, a choisi de faire confiance au logiciel Kavalog. Retour sur ce projet à travers le témoignage de Mme Hallaf.

Le développement des centres équestres peut-il se faire avec une gestion manuelle ?
En tant que propriétaire des écuries, Sonia Hallaf s’occupe de la gestion comptable et administrative de sa structure. Dès sa création, il y a 15 ans, Mme Hallaf a mis en place un système de fiches papier où elle documentait l’ensemble de son activité. Ainsi chaque cavalier et chaque cheval disposait d’une fiche où les reprises, les activités, les soins, étaient répertoriés minutieusement.

« À l’époque où je gérais ma structure à l’aide de fiches papier, la facturation me prenait un temps considérable. Je devais rechercher la bonne information, vérifier les paiements effectués et calculer le reste dû. J’y consacrais au minimum une journée par semaine. Avec un volume croissant de factures à produire, la gestion manuelle n’était tout simplement plus possible. »

Une première expérience de digitalisation inaboutie

« Le marché regorge de solutions logicielles pour la facturation. J’ai donc choisi, dans un premier temps, de faire confiance à un outil généraliste. Cela m’a permis de gagner un peu de temps sur l’édition des factures, mais avec un tel logiciel impossible d’abandonner la gestion manuelle pour une digitalisation complète. »

En effet, les solutions logicielles généralistes du marché n’ont pour objectif que l’édition des factures. La propriétaire de la structure équestre, devait donc maintenir une base de données papier à jour et saisir ligne par ligne les activités facturables et le taux de TVA applicable. Gain de temps et fiabilité n’étaient donc pas au rendez-vous.

Le logiciel dédié aux centres équestres est-il synonyme d’efficacité ?

Afin d’en finir avec la gestion manuelle chronophage, les Écuries de la Paulnière se sont tournées vers le logiciel de gestion dédié aux structures équestres Kavalog.

« Dès que j’ai eu l’occasion de découvrir le logiciel Kavalog, j’ai décidé d’abandonner mon ancienne solution généraliste. En effet, à travers un outil dédié, j’ai pu digitaliser l’ensemble de la gestion de l’écurie. Reprises, activités, soins des chevaux, suivi des cavaliers… tout est entièrement géré par le logiciel. Finie la perte de temps liée à la ressaisie et à la recherche d’information. Cet outil est pensé pour notre métier. Nous gagnons en efficacité et fiabilité administratives, et cela nous permet d’accorder plus de temps à notre clientèle, notre cavalerie et infrastructure en générale.

Par ailleurs, avec les rappels pour les soins des chevaux, la détection des impayés… j’ai gagné en sérénité. Le logiciel pense pour moi. »

À propos de Kavalog :
Spécialisé dans la gestion de centres équestres et d’écuries, le logiciel Kavalog accompagne quotidiennement plus de 1000 structures de toutes tailles. Décliné en trois versions, Kavalog apporte une aide précieuse dans la gestion des chevaux, de la facturation, des clients et permet de gérer efficacement l’exploitation. Kavalog est une “solution technique agréée” par la Fédération Française d’équitation et partenaire du Groupement Hip