BPM : le Groupe Institut de Soudure retient K2 pour dématérialiser ses processus

Depuis 2015, quatre workflows ont été déployés dans différents domaines : gestion de la qualité, gestion des investissements et contrôle budgétaire, et RH.

Paris, le 16 janvier 2018 – K2 annonce que le Groupe Institut de Soudure s’est équipé de sa plateforme pour concevoir des applications destinées à automatiser des processus opérationnels ou métiers spécifiques. Depuis 2015, quatre processus, qui étaient jusque-là gérés au format papier, ont été dématérialisés.

Automatiser des processus opérationnels ou métiers
Le Groupe Institut de Soudure, avec 25 implantations en France et 10 hors Europe, et plus de 1 100 salariés, apporte son savoir-faire au monde industriel. Au travers de ses plateformes en R&D et de son expertise reconnue depuis plus de 100 ans, de son enseignement dispensé dans ses centres de formations et ses deux écoles d’enseignement supérieur, l’ESSA et l’EAPS, le Groupe est au service de la filière professionnelle du soudage et des contrôles associés. Il apporte aux entreprises du monde entier les réponses innovantes à leurs projets, que ce soit pendant la conception, la fabrication ou la maintenance des équipements et assemblages soudés et multimatériaux. Pour assurer la maîtrise des risques dans le monde industriel et garantir la qualité des produits, il propose aux entreprises des services d’inspection, de contrôle et d’expertise métallurgique.

En mars 2013, suite à une demande du service QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement), qui souhaitait dématérialiser le processus de collecte et de suivi des non-conformités (réclamations clients, situations dangereuses…), requis dans le cadre de la conformité à la norme ISO 9001, la DSI évalue les options qui s’ouvrent à elle. « Les solutions déjà déployées au sein du groupe, telles que Microsoft SharePoint ou notre ERP Microsoft Dynamics AX, intégraient des systèmes pour créer des workflows, mais ils étaient spécifiques à chaque solution et se révélaient assez basiques », explique Farid Chikh, responsable applications et développement du Groupe Institut de Soudure. Ayant identifié d’autres processus à automatiser, la DSI fait le choix de s’équiper d’une solution de Business Process Management généraliste.

Quatre workflows déployés dans différents domaines : qualité, RH, finance
Après avoir réalisé un benchmark de plusieurs solutions, ainsi qu’une maquette, la plateforme K2 est définitivement retenue en juin 2014 : « outre son intégration native et complète avec SharePoint, c’était la solution la plus simple à prendre en main, qui permettait de concevoir des applications par glisser-déposer d’objets graphiques et à l’aide d’un moteur de règles », poursuit Farid Chikh. Afin de tenir les délais des projets et laisser le temps aux équipes internes de monter progressivement en compétence sur la plateforme K2, le Groupe Institut de Soudure a fait le choix de s’appuyer sur les équipes K2 France pour la conception des applications.

Un groupe projet, intégrant des utilisateurs clés du service qualité, est alors composé pour rédiger le cahier des charges, valider et tester l’application de gestion des évènements clients. Interfacé avec SharePoint, Active Directory et des bases spécifiques, ce premier workflow permet de saisir, via un formulaire intégré à l’Intranet, les quelques 500 demandes et réclamations annuelles effectuées par les clients, d’associer l’ensemble des documents liés et de suivre leur traitement. Afin de garantir le traitement des tâches dans les délais impartis, l’application intègre un système de relances et d’escalades.

Suite à la mise en production de ce premier workflow, en juin 2015, un second projet est lancé et déployé en 2016. Il concerne, cette fois-ci, le suivi des demandes d’achats et d’investissements au regard du budget annuel validé. Interconnecté avec le système de contrôle de gestion, qui héberge l’ensemble des lignes de dépenses validées lors de la construction du budget, il permet d’appeler la ligne budgétaire et de faire valider, de manière définitive, la demande d’achat.

En 2017, deux nouveaux workflows sont conçus et mis en production : le suivi des demandes de véhicules de service et de fonction ainsi que des demandes de ressources pour réaliser une prestation. Cette dernière application permet aux business units de soumettre leurs besoins et de savoir rapidement si la prestation est susceptible d’être réalisée par un collaborateur ou un sous-traitant disposant des compétences requises, ou si elle nécessite de mettre en place un processus de recrutement en CDD ou CDI.

Des gains différents selon les workflows mis en oeuvre
Avec le déploiement de ces applications dans des domaines aussi divers que la gestion de la qualité, le contrôle budgétaire, la gestion du personnel, et bientôt la gestion des ressources informatiques allouées à chaque collaborateur (gestion des droits d’accès aux applications, demande de matériel…), le Groupe Institut de Soudure tire pleinement parti de l’adoption d’une plateforme unique pour dématérialiser et automatiser des processus qui étaient jusque-là gérés au format papier.

L’ensemble des demandes effectuées dans les 25 centres basés en France, ainsi que leurs documents associés, sont désormais centralisés dans le même outil, ce qui facilite leur suivi en temps réel et leur consultation a posteriori. Aux côtés de ce gain transversal, chaque application a permis d’apporter des optimisations dans son domaine : « en ce qui concerne nos processus qualité, nous n’avons plus à stocker et à conserver les documents liés aux évènements clients dans de nombreux cartons qui encombraient nos locaux. Le contrôle de gestion dispose quant à lui désormais d’une visibilité en temps réel sur le budget consommé. L’application de gestion des ressources RH accélère la prise de décision dans les différents centres », observe Farid Chikh.

A propos de K2
K2 édite une plateforme pour concevoir simplement et faire évoluer rapidement des applications métiers sur mesure, simples ou complexes. Sa solution permet à des utilisateurs sans compétences en programmation de créer et déployer des applications de manière autonome, sans écrire une ligne de code. La conception des interfaces utilisateurs, formulaires, workflow, règles, rapports, ainsi que l’appel de données hébergées dans d’autres systèmes, se fait à l’aide d’assistants qui accompagnent le concepteur de l’application pas à pas.
Les applications réalisées avec les outils K2 s’appuient nativement sur les briques logicielles Microsoft déployées dans l’entreprise et permettent de capitaliser sur les autres composants du système d’information (ERP, CRM, SIRH …). Plus de 3 500 entreprises dans le monde utilisent les solutions K2.
Site web : www.k2france.com
Twitter : @k2france