Avis d’expert : Intégrer l’ECM et l’ERP pour gagner en efficacité

Par Ziad WAKIM, VP Solutions, EVER TEAM

ERP et ECM ont depuis longtemps vécus séparément dans le cadre de l’informatique d’entreprise ; le premier gère les données structurées et les processus opérationnels et le second les contenus non-structurés cad tous les documents intervenant largement dans ces processus. De plus en plus d’entreprises cherchent aujourd’hui à tirer parti de l’intégration des deux plates-formes, tout en veillant à conserver la gouvernance de l’information dynamique, qui évolue en permanence. Les nouvelles technologies disponibles, désormais orientées métiers, ont démontré des bénéfices tangibles et le retour sur investissement de telles intégrations.

Les entreprises cherchant à améliorer leurs coûts d’exploitation et la qualité de leur service clients sont susceptibles de lancer des projets d’intégration ERP et ECM. Dans un récent sondage de l’AIIM [1], les sociétés interrogées affirment que le retour sur investissement est bien supérieur pour des projets d’intégration de l’ERP et de l’ECM que pour tout autre projet d’intégration informatique.

Trois domaines clés sont généralement pris en compte lors d’un tel projet :
– Lier les documents et les données de transaction, afin de rationaliser les processus documentaires telle que la gestion des factures,
– Améliorer le service client, en proposant une vue unique à 360° des informations clients à travers l’ERP, le CRM ou le système de gestion de contenu,
– Améliorer l’accès aux connaissances, grâce à des fonctions avancées de recherche et portail.

Ces efforts d’intégration sont généralement ralentis par plusieurs facteurs techniques et organisationnels. Le principal frein technologique est le coût de l’intégration de systèmes qui ne sont pas initialement conçus pour l’être. Les problèmes organisationnels proviennent essentiellement du fait que l’ERP et l’ECM sont gérés par des équipes différentes. Le challenge est alors de connecter les métadonnées et les documents de ces deux types d’applications et d’appliquer des règles de gestion de vie des documents communes afin d’obtenir un environnement homogène qui facilite l’intégration.

De nouvelles stratégies dans l’intégration des ERP et de d’ECM ont montré un bien meilleur taux de réussite en s’attaquant directement à ces problèmes, grâce à une intégration simplifiée et « discrète » pour l’activation du contenu (tels que les mash-ups ou REST API), et au fait de « packager les bonnes pratiques » au sein même du logiciel en mettant l’accent sur les processus métiers, comme les factures, les RH ou le juridique. La clé du succès de ces nouveaux outils est de rester simple et flexible, tout en étant conscient des limites des applications, en évitant de reproduire ou de remplacer des processus métiers existants et les métadonnées associés. Une bonne gestion des métadonnées et des liens offre également la possibilité d’intégrer plusieurs applications basées sur le même objet, comme les factures, qui peut être consulté à partir de nombreuses sources, y compris des feuilles de calcul dans les applications Office.

L’approche de l’intégration ERP et ECM à travers ces nouvelles stratégies offre de nombreux avantages :
– les entreprises sont en mesure de mieux exploiter les investissements existants dans les deux domaines ;
– les processus traités dans l’ERP sont plus efficaces dans la mesure où les utilisateurs peuvent désormais accéder directement à des contenus non structurés à partir de leur application métier ;
– le service client est amélioré grâce à une vue complète et en temps réel de tous les renseignements sur les clients ;
– le contenu du référentiel documentaire est grandement amélioré grâce à l’intégration permanente des documents et informations pertinentes issus de l’ERP permettant ainsi une gouvernance et une politique de gestion de l’information efficace.

Les nouvelles technologies permettent une intégration de l’ERP et de l’ECM efficace et surtout rentable ; elles feront certainement partie à court moyen terme de la plupart des stratégies gouvernance de l’information et de feuilles de route de la plupart des CIO !

[1] Connecting ERP and ECM : MEASURING THE BENEFITS © AIIM 2010
Par ZIAD WAKIM, VP SOLUTIONS, EVER TEAM