Accueil téléphonique et standard déporté

Face au départ inattendu de sa secrétaire, Pierre Laniez se sent un peu déstabilisé. Claire assurait l’accueil téléphonique de sa société avec une aisance et un professionnalisme exemplaire. Claire partie, il allait devoir trouver une solution pour combler le vide que laissait son assistante.

Panique au standard téléphonique

Quand on est chef d’entreprise, il y a des matins où l’on préfèrerait ne pas avoir à décrocher le téléphone. C’est le cas de Pierre Laniez, dirigeant d’une PME spécialisée dans la fourniture de matériel électrique. Claire, sa secrétaire vient d’avoir un accident. Comment remplacer cette collaboratrice qui excellait dans l’accueil téléphonique multilingue ? Une fois cette terrible nouvelle acceptée, il lui parut évident qu’il n’allait pas être simple de trouver rapidement quelqu’un d’opérationnel pour s’occuper du secrétariat. Entre l’accueil téléphonique des appels entrants, les émissions d’appels et toutes les tâches administratives, sa future employée aurait à assimiler de nombreuses choses. Cela prendrait du temps à la former, Pierre n’en avait que très peu.

Les difficultés de pallier l’absence d’une secrétaire

À peine arrivé au bureau, Pierre est accaparé par les nombreux appels entrants. Peu rôdé à l’exercice de la gestion du standard téléphonique, il se laisse vite submerger par les nombreuses sollicitations qui l’empêchent de se concentrer sur son travail. Doit-il faire appel à une agence d’intérim ou examiner les quelques candidatures spontanées reçues cette année ? La situation délicate dans laquelle se trouve le chef d’entreprise est encore aggravée par le fait qu’il ne sait pas le temps que durera l’absence de Claire. Son état est critique, mais à quel point ? Sera-t-elle hospitalisée plusieurs mois ? Aura-t-elle besoin d’une longue convalescence ? Et si elle ne pouvait jamais reprendre le travail ? Difficile pour Pierre de savoir comment présenter le poste à un futur candidat. En attendant, il demande à l’une de ses employées de pourvoir au plus urgent, à savoir l’accueil téléphonique. Son travail habituel devrait être reporté et chacun dans l’entreprise devrait s’occuper lui-même de ce que Claire gérait jusque là pour eux.

Trouver une solution pour remplacer rapidement sa secrétaire

13 h, Pierre est en retard à son rendez-vous avec Marc, ancien camarade de Fac avec qui il est resté en de bons termes. Marc est un hyperactif du travail, un entrepreneur compulsif comme dirait Pierre. L’homme a toujours de nouveaux projets en cours de réalisation et réussit dans les affaires avec brio. Après avoir expliqué à son ami que la cause de son retard était due à l’absence de sa secrétaire, Marc semble amusé. – « Externalise ! » – « Quoi ? » – demande Pierre un peu étonné de voir son ami si sûr de lui. – « Externalise. Tu croules sous le travail, personne en interne ne peut former une nouvelle recrue, donc, tu externalises et le tour est joué. » Marc semblait si sûr de lui, que ça en agaçait presque Pierre. – « Tu peux être plus concret ? Là, j’avoue je ne comprends pas trop où tu veux en venir. » Lança Pierre un peu agacé. – « Plutôt que de tout réorganiser en interne, ce qui risque de mettre tout le monde à cran, passe par une agence spécialisée qui prendra en charge tout le travail de secrétariat. Je l’ai fait, et maintenant c’est un service dont je ne pourrais plus me passer. » – « Et cette agence va vraiment pouvoir intervenir rapidement et remplacer Claire au pied levé ? », demanda Pierre, un peu sceptique. « Tu ne t’imagines pas tout ce qu’elle faisait ! » – « C’est leur boulot je te dis ! Avec leur service d’accueil téléphonique externalisé, ils t’assurent un accueil téléphonique professionnel. En plus, ils interviennent aussi pour l’émission d’emails, d’appels, ils prennent en charge la gestion des rendez-vous et s’occupent de tes courriers de la frappe jusqu’à l’envoi ! » dis-Marc en fouillant dans son smartphone. – « Je viens de t’envoyer leur numéro. Contacte-les, tu verras, ils sont pros et s’adapteront à tes besoins tandis que toi tu pourras au moins reprendre le travail dans de bonnes conditions ». De retour au bureau, Pierre retrouve le vacarme de la sonnerie insistante du téléphone et les sollicitations de ses employés perdus sans celle qui leur facilitait tout le travail. Il ouvrit l’email de Pierre intitulé : Kontact – Centre de relation client multicanal – Dunkerque au 03.28.59.69.79. Un simple appel et Pierre se sentit déjà soulagé d’avoir trouvé un interlocuteur qui semblait comprendre ses besoins.