NAF NAF RATIONALISE SA COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE GRACE A STREAMSERVE

Au sein de son Système d’Information et autour de la solution de gestion Colombus de VcsTimeless, le célèbre groupe de prêt-à-porter a implémenté la StreamServe Business Communication Platform® afin de maîtriser et d’automatiser les flux de communication entre ses différentes briques applicatives mais également avec l’ensemble de ses partenaires extérieurs.

Paris, le 4 décembre 2003 – Avec ses trois marques (Naf Naf, Chevignon, NC Kids), le groupe Naf Naf, fondé il y a 30 ans, fait partie des toutes premières enseignes françaises d’habillement. Acteur infatigable de la mode, le groupe opère sur différents métiers : la distribution de détail (le groupe possède un parc de 200 boutiques en propre), la distribution grossiste (vers ses filiales européennes, les magasins multimarques, …) et l’activité logistique. Pour gérer au mieux ces différentes activités et piloter sa chaîne de distribution, le groupe Naf Naf fait confiance depuis 1996 à la suite « métier » Colombus de VcsTimeless*. Les deux sociétés n’ont de cesse, depuis, de faire progresser l’intégration de cette solution pour toujours plus de réactivité et de compétitivité.

§ Objectifs : Interfacer les applications et supporter les échanges d’informations

Début 2003, le groupe s’est mis à la recherche d’un outil qui lui permettrait de supporter les échanges d’information intra-entreprise et avec ses partenaires extérieurs mais également d’interfacer les différentes briques applicatives du système d’information (notamment, la suite Colombus de VcsTimeless, la solution de gestion de stock W.E.S.® Habillement de COURBON et l’outil de gestion comptable et financière Compta Pro de Sopra). « Le cahier des charges rédigé, Naf Naf et VcsTimeless ont établi une sélection d’outils logiciels répondant aux principaux besoins du groupe. Nos deux sociétés ont travaillé séparément, mais les deux short-lists de produits présentées se sont avérées identiques » souligne Franck Dubois, Directeur des Systèmes d’Information de Naf Naf.

Pour Naf Naf, il était essentiel d’acquérir une solution unique, facile à maintenir afin d’en finir avec les coûts récurrents de développement et de maintenance de solutions spécifiques. Le choix du groupe a été réalisé sur différents critères : évolutivité du produit, couverture fonctionnelle, prix et surtout maquette du projet. C’est finalement la StreamServe Business Communication Platform® (BCP) qui a été choisie par le groupe Naf Naf en juin 2003. Plate-forme de communication multi-canal et multi-format, StreamServe BCP est une des rares solutions capables de gérer, à la fois, les flux de documents et les flux inter-applicatifs, répondant ainsi à la double exigence de Naf Naf.

§ Des processus de communication prédéfinis et efficaces

Pour Naf Naf, automatiser et fiabiliser les échanges d’information avec ses équipes et ses partenaires extérieurs revenait à réaliser d’importants gains en productivité. Il s’agissait donc de mettre en place un processus efficace de communication et de récupération de données au sein du système d’information, à la fois en interne avec les différents services du groupe, mais également, avec la centaine de magasins affiliés. Pour les 200 boutiques du groupe, la communication avec le système de gestion central était déjà automatisée puisque ces boutiques sont équipées de terminaux points de vente (TPV) VcsTimeless.

La définition d’un premier processus aura nécessité un mois de travail ; maintenant un à trois jours suffisent à sa duplication. Par un simple fichier Excel (converti en fichier texte) envoyé par e-mail à une adresse dédiée, les salariés peuvent intégrer dans le système Colombus des prix de vente, des mouvements de stock ou des brouillards d’inventaire. C’est la solution de StreamServe qui est capable de comprendre la demande insérée dans le fichier Excel, de transformer ce fichier Excel en fonction des interfaces standard de Colombus, d’interroger automatiquement Colombus et d’informer le salarié de la réussite ou de l’échec de l’intégration en précisant les causes. Les intérêts sont multiples : le retour de l’information est automatique, la suppression de la phase de saisie permet de gagner énormément de temps et le nombre d’erreurs se trouve réduit de manière significative. Ce processus permet également de sécuriser l’accès au système. En un mot, l’utilisation de la StreamServe BCP a fluidifié et fiabilisé le processus d’échange d’informations. Pour les magasins affiliés le même principe d’échange de données (tickets de vente, mouvements de stock, livraison, fiche produit, etc.) et de retour d’informations (e-mail de confirmation) va être mis en place.

§ De nouveaux projets pour la StreamServe Business Communication Platform®

Très rapidement, le processus de communication interne et externe mis en place devrait s’étoffer puisqu’il donne entière satisfaction.
La Direction des Systèmes d’Information de Naf Naf a décidé d’élargir son utilisation à la chaîne achat en mars 2004 pour, là aussi, plus de réactivité. Le détail des commandes sera envoyé par e-mail, les listes de colisage des marchandises embarquées seront envoyées par les fournisseurs et intégrées dans Colombus via StreamServe BCP. Par la création d’un bon de réception préparatoire (automatiquement créé) Naf Naf aura un suivi complet de ses achats depuis la commande jusqu’à la réception. La communication avec les transitaires sera également « électronisée » via StreamServe BCP de manière à sécuriser la chaîne logistique d’un bout à l’autre.
Les autres capacités de la StreamServe Business Communication Platform®, issues de son métier historique, l’Output Management, n’ont pas échappé à la DSI de Naf Naf. La solution devrait donc être utilisée en septembre 2004 pour optimiser la mise en page et la présentation des documents sortants du système d’information. Enfin, le module d’archivage électronique intégré à la StreamServe BCP devrait également être utilisé afin de faciliter les futures recherches dans les archives jusqu’ici physiques.

« Le retour sur investissement de ce projet est particulièrement visible. Les gains en productivité sont importants et les utilisateurs sont satisfaits de la simplification des échanges de données et surtout du retour d’information. Par la large couverture fonctionnelle de sa solution, StreamServe a répondu à l’ensemble de nos besoins » conclut Franck Dubois, DSI de Naf Naf.

Naf Naf en bref (http://www.nafnaf.fr)

Fondé en 1983 par Gérard Pariente, vite rejoint par son frère Patrick, le groupe Naf Naf est aujourd’hui composé de trois marques : NafNaf (marque féminine au positionnement grand public pour les 18-25 ans), Chevignon (marque masculine au positionnement moyen-haut de gamme pour les 25-35 ans) et NC Kids (marque enfantine au positionnement grand public pour les 0-16 ans). L’ensemble des collections est élaboré au siège d’Epinay-sur-Seine, l’intégralité de la production étant sous-traitée. Les activités du groupe se découpent en trois métiers : la distribution de détail, la distribution grossiste et la logistique. En 2002, le chiffre d’affaires annuel de la société s’établissait à 264 millions d’euros, et comptait plus de 1500 employés.

StreamServe en bref (http://www.streamserve.fr)

StreamServe est une société leader et innovatrice sur le marché des « Enterprise Business Communication » avec plus de 4000 clients dans le monde. C’est la seule entreprise qui a mis au point une plate-forme indépendante dédiée aux échanges bidirectionnels d’informations professionnelles, multi-format et multi-canal. L’approche novatrice de StreamServe permet aux entreprises de réduire les coûts des échanges d’information avec leurs clients, fournisseurs et employés. Elle augmente de façon significative le retour sur investissement des applications d’entreprise et rend les informations imprimées ou électroniques plus personnalisées et plus orientées client.
StreamServe a été fondée en Suède en 1995. Aujourd’hui, notre solution est distribuée et supportée dans 130 pays. Parmi les partenaires de StreamServe, on compte les principaux éditeurs d’applications d’entreprise, intégrateurs et éditeurs de solutions e-business tels que IBM, SAP et Oracle.
StreamServe et Business Communication Platform sont des marques déposées de StreamServe, Inc.

VcsTimeless en bref (http://www.vcstimeless.fr)
VcsTimeless est à la fois éditeur, distributeur et intégrateur de solutions informatiques métier pour la distribution non-alimentaire et le commerce spécialisé Avec plus de 150 collaborateurs et un parc installé de plus de 6000 licences dans le monde, VcsTimeless se positionne parmi les premiers groupes européens du marché.
* Rappelons que la suite métier Colombus de VcsTimeless couvre l’ensemble des besoins de la chaîne de distribution du magasin à la centrale