Aon choisit Xerox Global Services pour dématérialiser ses documents entrants

Paris, le 25 novembre 2009 – Aon France, filiale française du N°1 mondial du courtage d’assurances et de réassurances et leader dans le conseil en gestion des risques, est implanté sur l’ensemble du territoire français, à travers un réseau de 10 établissements regroupant 1 314 collaborateurs. Le groupe compte parmi ses clients de très grandes entreprises et des PME, des organismes du secteur public, des particuliers et des professions libérales.

Pour faciliter l’accès aux documents clients sur l’ensemble de ses activités et de ses marchés, Aon avait besoin de mettre en place un système de Gestion Electronique de Documents (GED). Cette réflexion GED s’est inscrite dans un processus global visant à ne plus travailler sur des documents papier, mais uniquement via des processus dématérialisés. Aon a donc recherché un prestataire couvrant la prestation de numérisation et d’indexation de ses documents entrants.

A l’origine, Aon souhaitait uniquement externaliser la dématérialisation de ses factures mais, convaincu par l’expertise et le savoir faire d’XGS, le contrat a été étendu à l’ensemble des documents entrants d’Aon France, soit environ 9 000 plis et 27 000 documents par jour.

Ainsi, Aon a demandé à XGS de mettre en place une plate-forme globale de dématérialisation des documents avec pour objectif d’optimiser les processus métier.

Implémentée sur un site de production XGS, cette offre comprend :
 La réception de 27 000 documents par jour, dont 5 000 dès la première phase du projet
 La préparation et la numérisation des documents
 L’indexation et la classification automatique grâce à une solution de Lecture Automatique de Documents (LAD) intégrée à l’outil XPIM (Xerox Production Imaging Manager)
 Le vidéo-codage sur les informations non reconnues automatiquement
 Le transfert sécurisé vers le système de gestion des documents du client
 Le renvoi des copies papier à Aon France

La sécurité des données est assurée par un réseau privé virtuel garantissant la confidentialité des données personnelles des clients d’Aon.

Le déploiement de la solution s’effectuera sur 2 ans, au terme desquels toutes les activités d’Aon France utiliseront les services assurés par une équipe XGS de près de 20 personnes.

Ce contrat doit permettre à Aon d’améliorer son efficacité opérationnelle et de garantir un délai de traitement de 24h, lui permettant de répondre à ses clients sous 48h. En outre, Aon bénéficiera d’une traçabilité accrue de ses documents, et donc d’une meilleure connaissance de ses clients lui permettant de mieux répondre à leurs besoins et ainsi d’améliorer la qualité de ses services.