Socotec Industries choisit Xerox Global Services pour sa gestion documentaire dans le cadre de son projet global de refonte du processus de production.

Grâce aux solutions proposées par XGS, Socotec Industries a pu mener à terme la refonte de son processus de production

Paris, le 8 décembre 2009 – Leader national du contrôle technique dans la construction créé en 1953, le groupe SOCOTEC est très présent sur les marchés de la construction, de l’industrie, de la santé ou de l’immobilier. L’entreprise propose des solutions de maîtrise des risques et d’amélioration des performances (assistance technique, conseil, formation, certification…) dans quatre domaines d’activité : la qualité, la sécurité, la santé et l’environnement. Filiale du groupe forte de 750 collaborateurs et d’un chiffre d’affaires 2008 de 70 M euros, SOCOTEC Industries est présente principalement sur les marchés de l’industrie et de la santé à travers deux métiers : l’inspection (contrôles et vérifications réglementaires et non réglementaires) d’une part, les études et la mesure en matière environnementale d’autre part.

Souhaitant rester compétitif, améliorer sa productivité et réduire ses coûts, SOCOTEC Industries recherchait une solution lui permettant d’optimiser ses processus documentaires afin de minimiser les délais et les coûts de traitement de ses rapports de contrôle. En effet, dans le mode de fonctionnement initial de l’entreprise, les techniciens effectuaient leurs rapports de contrôle sur papier avant de les transférer à un site de production, où une équipe de 41 personnes se chargeait ensuite de la saisie informatique, de l’impression, de la mise sous pli et de l’expédition des documents aux clients.

Suite à la mise en place en 2007 d’un nouveau processus de saisie mobile des rapports sur Tablet PC pour une grande partie de ses missions, SOCOTEC Industries s’est tournée vers Xerox Global Services (XGS) qui, outre un savoir-faire et une expérience reconnue dans le domaine de l’externalisation documentaire, lui a fait une proposition en adéquation complète avec ses problématiques techniques, économiques et sociales. XGS a en effet proposé une offre de production et de gestion documentaire, via l’article L1224-1 du code du travail (ancien article L 122-12), s’accompagnant d’une reprise des salariés concernés.
En octobre 2008, SOCOTEC Industries conclut donc un contrat de 7 ans avec XGS, impliquant notamment le transfert de l’unité de 41 salariés. L’enjeu social fort de ce partenariat a été l’évolution ultérieure d’une partie des salariés vers des activités XGS en proximité géographique.

Dans le cadre de ce partenariat gagnant-gagnant, la transparence de la communication et l’investissement réciproque des deux Directions XEROX GLOBAL SERVICES et SOCOTEC Industries pour l’atteinte d’un objectif partagé ont été et sont les éléments déterminants de la réussite de ce projet. Plus concrètement, les échanges précis entre les Directions des Ressources Humaines XGS et SOCOTEC Industries ont permis de définir sur la base de grilles d’équivalence des emplois, des statuts, des rémunérations, des situations individuelles, des comparatifs individuels précis pour chacun des 41 salariés.

Afin de désamorcer les inquiétudes des salariés et de susciter leur intérêt pour une évolution vers les métiers de la gestion documentaire, des sessions d’accompagnement ont été organisées et, dans le cadre de son processus de gestion, les Ressources Humaines XGS ont organisé des échanges individuels.

Le processus est désormais le suivant : XGS reçoit les rapports de contrôle issus de toute la France, effectue la saisie informatique pour les documents qui arrivent encore sous format papier, contrôle les fichiers issus des Tablet PC, avant de procéder enfin à l’impression, la mise sous pli et l’expédition vers les clients finaux. Au total, XEROX, qui s’est engagé à gérer 25% des documents sous 5 jours et 75% sous 15 jours, traite chaque mois sur le site de Seclin 23 000 saisies en phase de vie courante, 340 000 pages noir et blanc et 30 000 pages couleur.

Afin de suivre les demandes, les travaux réalisés et la facturation, un rapport mensuel est remis par XGS à SOCOTEC Industries et un comité de pilotage se réunit tous les mois.

En choisissant d’externaliser la gestion documentaire des rapports de contrôle, SOCOTEC Industries a pu finaliser la refonte de ses processus de production documentaire et augmenter ainsi sa productivité. Par ailleurs, XGS ayant pris en charge une partie des salariés, l’entreprise a également pu se recentrer sur son coeur de métier, à savoir la maîtrise des risques et non la gestion de documents.

« Nous sommes particulièrement satisfaits de notre association avec XEROX GLOBAL SERVICES, qui a fait preuve d’une forte dimension de conseil et nous a accompagné de façon très professionnelle tout au long de ce projet. L’externalisation de la gestion de notre production documentaire était un volet important de ce projet. Au final, ce projet d’évolution vers la saisie mobile a permis de diminuer les coûts et de fournir les informations plus rapidement à nos clients, qui peuvent par ailleurs les stocker et les traiter de façon plus efficace. L’externalisation, qui constituait la partie sensible du projet, a été réussie, tant au plan économique que social » se félicite Vincent OUDIN, Directeur Général de SOCOTEC Industries.