Infogreffe/Dépôts des comptes annuels: optez pour le dépôt par voie électronique !

Déposer ses comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce est une obligation légale pour la plupart des entreprises immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés. Il est désormais possible de procéder à cette formalité directement sur le site des greffes des Tribunaux de commerce (infogreffe.fr). Détails sur la procédure à suivre et les documents à fournir.

Une fois par an, les comptes annuels du dernier exercice écoulé, doivent être obligatoirement déposés au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). En pratique, cette formalité est un gage de transparence de l’activité de l’entreprise, elle offre aux tiers une information comptable objective et facilement accessible sur la santé financière de l’entreprise.

Les comptes annuels d’une société comprennent le bilan, le compte de résultat et l’annexe auxquels doivent être joints, le rapport de gestion (pour les sociétés cotées), celui du commissaire aux comptes – si votre société le prévoit -, la proposition d’affectation du résultat et la décision prise.

Quand déposer les comptes annuels ?

Les comptes de la société doivent être approuvés par une assemblée générale ordinaire des associés (ou de l’associé unique) dans les 6 mois après la clôture de l’exercice social.
Puis, dans le mois qui suit l’approbation des comptes, ceux-ci doivent être déposés auprès du greffe du Tribunal du commerce.
Par exemple, dans le cas d’une clôture de l’exercice au 31 décembre, les comptes doivent obligatoirement être déposés avant le 31 juillet de l’année suivante.

Après l’enregistrement du dépôt au greffe, les comptes annuels font l’objet d’une publication au Bodacc (Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales).

Une demande de prorogation de délai (report à la date de votre choix) pour la tenue de l’assemblée peut être effectuée par requête adressée au président du Tribunal de commerce.

Dépôts par voie électronique – un service simplifié et sécurisé, disponible 24/7

La transmission au greffe du Tribunal de commerce des documents comptables peut être effectuée par voie électronique. Ce service est accessible sur le site infogreffe.fr

La facilité d’accès est un critère décisif dans ce choix (le service est simplifié et sécurisé, disponible 24H/24 et 7J/7), lorsque la formalité est faite en ligne.
Le dépôt des comptes annuels par voie électronique peut être réalisé par le représentant légal ou un mandataire (expert-comptable, mandataire formaliste, avocat…).
En fonction de la forme juridique de l’entreprise, voici la liste des pièces justificatives à numériser au format PDF : https://www.infogreffe.fr/societes/documents/10179/0/liste_pieces_depot_comptes.pdf/a76662fc-dce6-4718-b79b-c774d7f8e6e9
En cas de dossier incomplet ou de documents illisibles, le déposant est informé sans délai du rejet de son dépôt.

Les représentants légaux ont un accès direct au service (après un simple enregistrement), les mandataires quant à eux doivent se munir d’un certificat électronique.
Grande nouveauté depuis le mois de mai 2013 : Infogreffe permettra aux experts comptables qui possèdent un certificat Signexpert, de déposer les comptes annuels de leurs clients sur le site infogreffe.fr.

Allègement des obligations comptables des micro et petites entreprises

Dans le cadre de la loi de simplification et sécurisation de la vie des entreprises l’Ordonnance n°2014-86 du 30 janvier 2014 allège les obligations comptables des micro-entreprises et petites entreprises.

– Les petites entreprises peuvent adopter une présentation simplifiée de leurs comptes annuels.
Celles qui ne dépassent pas deux des trois seuils suivants : 50 salariés (employés en moyenne au cours de l’exercice), total de bilan de 4 M euros, chiffre d’affaires net de 8 M euros.

– Les micro-entreprises, à l’exception de celles dont l’activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières, ne sont plus tenues d’établir d’annexe. Ceci est valable, si elles remplissent au moins 2 des critères suivants : moins de 10 salariés, total de bilan de moins de 350 000 euros, chiffre d’affaires net de moins de 700 000 euros.

– Les sociétés répondant à la définition des micro-entreprises peuvent demander, lors du dépôt de leurs comptes annuels, qu’ils ne soient pas rendus publics. Cette confidentialité doit encourager ces entreprises à déposer leurs comptes, en leur assurant notamment qu’ils ne seront pas connus de leurs concurrents, y compris étrangers.

A retenir :
– L’obligation de dépôt des comptes reste maintenue.
– Les autorités judiciaires, les autorités administratives ainsi que la Banque de France conservent un accès aux comptes rendus non publics.
– Les modalités de dépôt et diffusion à ce public « restreint » seront fixées par Décret (non encore publié).
– Ces mesures s’appliquent aux comptes afférents aux exercices clos à compter du 31 décembre 2013 et déposés à compter du 1er avril 2014.

Coût
Le coût est de 47.08 euros TTC par dépôt papier et de 48.65 euros TTC par dépôt en ligne (avec transmission électronique du certificat de dépôt).

Ces tarifs, fixés par le Ministère de la Justice et en vigueur en date du 1er janvier 2014, comprennent les émoluments du greffe, la publication au Bodacc, la transmission à l’Institut national de la propriété industrielle (Inpi) et la TVA.

Dans le cadre d’un dépôt en ligne, le paiement est effectué par carte bancaire sur un site sécurisé. Lorsque le dépôt est validé par le greffe, le déposant reçoit par voir électronique le certificat de dépôt électronique ainsi que la facture correspondante.

En cas de non-dépôt

Le non-respect de cette obligation peut entraîner des sanctions civiles et pénales.
Toute infraction à l’obligation de déposer ses comptes peut être sanctionnée d’une amende de 1 500 euros.
De plus, lorsque les dirigeants d’une société commerciale ne procèdent pas au dépôt des comptes annuels dans les délais, le président du Tribunal de commerce, statuant en référé, peut leur adresser une injonction de le faire à bref délai sous astreinte.

A propos du G.I.E. Infogreffe
Le G.I.E. Infogreffe regroupe l’ensemble des greffes des Tribunaux de commerce, soit près de 2 000 collaborateurs. Depuis sa création, en 1986, son rôle est de favoriser l’accès aux informations légales et de mettre à disposition de l’Etat, des entreprises et des particuliers, l’information officielle sur toutes les entreprises inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés. Une source d’informations officielles, fiables et mises à jour en temps réel, puisqu’issues directement des Tribunaux de Commerce.
Au-delà de son rôle de diffusion de l’information économique, le G.I.E. Infogreffe permet aux entreprises, ainsi qu’aux professionnels des chiffres et du droit, d’effectuer, de façon dématérialisée, des procédures et des formalités auprès des juridictions.
Quelques chiffres :
– Environ 4 millions d’entreprises immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés
– 300 000 créations de sociétés chaque année
– Près de 3 millions de formalités par an au Registre du Commerce et des Sociétés
– 100 000 mises à jour quotidiennes au Registre du Commerce et des Sociétés et diffusées instantanément sur infogreffe.fr

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