Spacebase: Comment rendre les réunions et les séminaires enfin agréables

Lassé des réunions ennuyeuses à mourir ? Julian Jost, PDG de Spacebase, délivre 5 conseils pour en faire des moments de partage et de convivialité.

Le 06 juillet 2015 – Celui qui participe souvent à des réunions ou à des ateliers sait comment l’attention se disperse très rapidement et comment il peut être facile de se distraire. Le déroulement de la réunion, toujours semblable, est souvent la raison pour laquelle près de la moitié des participants est plutôt occupé à répondre à des mails, à penser au prochain client ou à la liste de courses à faire. Julian Jost, expert des réunions efficaces et fondateur de Spacebase (www.spacebase.com), la plate-forme de réservation pour les lieux de réunions atypiques, donne cinq conseils pour que chaque réunion d’affaires se transforme en un événement.

1. Histoires plutôt que des faits
L’apathie des participants à une réunion ou un atelier est souvent liée au ton monotone des réunions d’affaires. Pour sortir les employés de la réserve, il suffit souvent de changer le traitement du contenu présenté. Pourquoi ? parce qu’un participant veut écouter, mais aussi se divertir. Amusez la galerie par des petites anecdotes de la vie privée ou quotidienne au bureau et détendez ainsi rapidement l’atmosphère dès le début de la réunion. En outre, l’information peut être mieux reçue et mémorisée si elle est bien cadrée. Ainsi, par exemple, on peut d’emblée poser les thèmes qui seront développés au cours de la réunion puis les résumer à la fin. Cela vous invite à penser et structurer le contenu. Les dures réalités de l’ordre du jour peuvent être présentées avec du suspense et des moments plaisants. Cette démarche garantit une bonne ambiance et retient l’attention des participants.

2. Réunion PowerPoint
Tout le monde le sait: les conférences sont longues. Elles sont souvent associées d’une présentation PowerPoint qui énumère, sous forme de puces, les points déjà mentionnés par voie orale. Avec une durée d’attention moyenne de seulement 18 minutes, c’est un véritable défi pour les paupières des participants. «L’échange entre les différentes surfaces de projection peut faire des miracles ici», estime Julian Jost de Spacebase. Si un PowerPoint est nécessaire, d’autres supports de présentation devraient être utilisés pour plus d’interaction (tableau blanc, tableau noir ou flip chart). Certaines entreprises peuvent demander le soutien d’un dessinateur ou d’une vidéo. Il reformule le contenu discuté en temps réel et offre ainsi aux participants un véritable spectacle. Les dessins et les graphiques aident à maintenir en mémoire les thèmes de la réunion et de plus, ils constituent une décoration parfaite pour les bureaux impersonnels. Même le procès-verbal autrement ennuyeux devient le point culminant du séminaire.

3. Changement de décor pour plus de créativité
Pour transformer un séminaire ennuyeux, il suffit parfois de peu de chose. Par exemple juste de changer le lieu de la réunion. Avec ces mêmes salles de réunion d’hôtels aux murs blancs, il n’est pas étonnant que la créativité ne jaillisse pas et que les idées novatrices se fassent attendre. La solution: un lieu différent dans un environnement stimulant. La personne en charge de décider du lieu doit chercher à surprendre, à innover, à déclencher des émotions positives (l’effet « wow »). Les environnements originaux et stimulants encouragent les personnes présentes à participer activement à l’événement en laissant libre cours à leurs idées créatives. Pourquoi ne pas aller à un espace de coworking (Co-Workingspace) d’un nouveau genre qui peut affecter l’ambiance de démarrage créatif? Ou bien envisager la prochaine discussion dans un ring de boxe Boxring ? Les plates-formes de réservation comme Spacebase offrent un moyen facile de trouver rapidement des endroits appropriés partout dans le monde.

4. Quitter la chaise de bureau!
L’autre facteur qui plombe la créativité lors de réunions ou ateliers est le maintien dans la même position en étant assis à la table de conférence. Si les employés doivent résoudre les problèmes efficacement, ils doivent être à l’aise. Une alternative pourrait être des réunions en marchant. Pourquoi ne pas tout simplement discuter avec tous les participants autour d’une promenade? La conversation à propos de l’événement et le contenu seront perçus différemment. Si la plupart des réunions sont organisées de préférence assis, les ballons d’exercice fournissent un changement bienvenu et peuvent garder les participants en mouvement – impossible dans une chaise pivotante rigide!

5. De la restauration au bain de pieds: petites surprises pour promouvoir l’attention
Les surprises sont comme un matin ensoleillé avec petit déjeuner au lit, ou des pièces de deux euros trouvées sur la route. Même dans les réunions et séminaires, de petites surprises brisent la routine. Les entreprises peuvent faire venir un traiteur plutôt que les collations habituelles. Un coup de pouce bienvenu pour un brainstorming efficace. Si la concentration est déjà entamée par des vagues de chaleur, un bain de pieds peut rafraîchir les idées des participants.

“Le plus important c’est que les entreprises ne perçoivent plus les séminaires et les réunions comme une corvée, mais comme une occasion d’échanger des informations de manière efficace avec leurs employés», conclut Julian Jost.

Mots clés : Tourisme d’affaires, Convention, Séminaire, Formation, Evénement d’entreprise

En savoir plus sur Spacebase
Spacebase est une plate-forme en ligne pour le référencement et la réservation de vos salles événementielles en France et à l’international. Spacebase propose plus de 1000 lieux pour l’organisation de réunions, conférences, séminaires et bien plus. Un loft écologique à Paris, un hall d’aéroport désaffecté à Berlin, une salle de réunion classique dans un hôtel de luxe à Hong Kong, Spacebase offre une grande diversité de salles événementielles célèbres ou encore inconnues. Seules quelques minutes sont nécessaires pour trouver et réserver un lieu événementiel unique. Grâce à un processus de publication et de réservation simple, sécurisé et efficace, l’espace événementiel recherché est trouvé, sélectionné et réservé. Spacebase se charge également des transactions financières. Qu’il s’agisse du lancement d’un nouvel album dans un aéroport abandonné en plein centre de Berlin, d’une réunion d’affaires dans un atelier industriel ou du lancement d’une nouvelle gamme de produits, Space base propose la salle idéale pour faire d’un événement professionnel, un succès.

Spacebase a été crée en Août 2014 par Julian Jost, Jan Hoffmann-Keining, et une pointure du secteur, Stephan Ekbergh en Afrique du Sud. Spacebase est une entreprise prometteuse, récompensée par WebinTravel pour le prix de Start-up de l’année 2014 et le prix de la Best Travel Startup 2015 par Eye for Travel. Actuellement, la plateforme compte plus de 1000 lieux dans 14 villes autour du monde. Spacebase a choisi d’ouvrir ses bureaux à Berlin depuis Décembre 2014. Site : https://www.spacebase.com/fr/

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