Accueil téléphonique juridique et standard déporté d’entreprises

Deux mois plus tard, Pierre déjeune au Sens, un restaurant où il aime se rendre avec ceux qui au fil du temps, étaient devenus plus que de simples relations de travail. Aujourd’hui, il y rencontrait Richard Leroy, son avocat, pour mettre en place un protocole d’accord avec l’un de ses nouveaux clients.

Marc est également présent, sa bonne humeur est tout de suite communicative et l’entente avec l’homme de loi est immédiate. Alors qu’ils attendent qu’on leur serve leur apéritif, Pierre remarque Jean-François Declerc, son médecin généraliste accompagné de son épouse, elle aussi exerçant une fonction médicale : gynécologue-obstétricienne. Le couple de médecins accepte avec plaisir l’invitation à se joindre au trio. L’atmosphère est détendue et les échanges animés. Ce n’est qu’au moment de commander le dessert que la conversation prend une tournure plus professionnelle. Richard semble accablé par les nombreux appels téléphoniques qu’il reçoit.

– « Entre les clients qui appellent plus que de raison pour connaître l’avancement de leur dossier et les demandes de devis à la louche, je perds un temps fou», dit l’avocat.

– « Je te comprends, j’ai eu le même souci il y a quelques semaines. Heureusement, Marc m’a conseillé de m’en remettre à Kont@ct, des spécialistes de l’accueil téléphonique d’entreprise ! Je ne m’en sortais plus sans Claire », répondit Pierre.

– « Que font-ils au juste ? », demanda l’avocat, curieux.

– « Des tas de choses. Chez nous ils s’occupent essentiellement du transfert d’appels téléphoniques grâce à un standard déporté. Depuis peu, ils épaulent mes commerciaux. Ils ont même mis en place un système d’agenda en ligne et leur personnel qualifié s’occupe de la gestion des agendas et de la prise de rendez-vous. »

– « Intéressant ! »

– « J’avoue que le sujet m’intéresse fortement également, intervient Jean-François. Ma secrétaire n’est pas là le samedi ni lors des permanences en soirée et je suis sans cesse dérangé lors de mes consultations. » Marc, pragmatique comme à son habitude, intervient.

– « Pierre va vous envoyer leurs coordonnées. »

– « Je le fais immédiatement d’ailleurs, dit-il, son smartphone à la main. Vous m’en direz des nouvelles. »

– « Et que peuvent-ils faire au juste pour moi ? », demande l’avocat.

– « Te décharger de tous les travaux de secrétariat en commençant par l’externalisation de l’accueil téléphonique de ton cabinet ! Par exemple, ils répondent au téléphone en moins de trois sonneries, ils prennent note des messages de façon claire et en cas d’urgence, ils envoient un email ou un SMS au collaborateur qu’ils n’ont pas réussi à joindre. Ils sont capables de donner quelques informations sur tes services et même de répondre en détail à leurs interlocuteurs. C’est également eux qui effectuent nos réservations d’hôtels ou de train.

Si tu le souhaites, ils mettront en place un numéro vert, l’idéal pour ta profession ! Nous leur avons même dédié plus de tâches et aujourd’hui, ils s’occupent de relancer nos mauvais payeurs. Ça nous est devenu indispensable, car nous récupérons du cash pour notre trésorerie et la façon dont ils procèdent ne met pas en péril la relation que nous avons construite avec nos clients. »

L’avocat et le médecin se projetèrent déjà. Katia, l’épouse de Jean-François encouragea son mari à étudier la question.

– « Ce système de standard déporté, nous dans le jargon médical on dit plutôt permanence téléphonique médicale ou télésecrétariat médical, pourrait te faire gagner beaucoup de temps lors de tes consultations. Et pour tes patients, il n’est jamais très agréable de devoir attendre en plein examen médical ! … Pour tout te dire, je crois que je vais me renseigner auprès d’eux également. »

– « Tu verras, depuis que j’utilise ces spécialistes de l’accueil téléphonique d’entreprises, mes clients sont ravis ! J’admire leur proactivité et leur flexibilité, ils s’adaptent vraiment à l’évolution de ton activité. Lorsqu’ils identifient un problème ou un simple dysfonctionnement, ils te font part de l’information immédiatement et chaque mois, ils t’envoient un récapitulatif détaillé de leurs actions. », conclu Pierre.