Les documents commerciaux – www.collectys.com

La politique de crédit et de prévention du risque d’impayé (2) : les documents commerciaux

Bien évidemment la meilleure des solutions pour éviter l’impayé serait de ne pas vendre.
Le refus de vente peut parfois trouver sa justification dans le cas extrême où le client est en état d’insolvabilité, cet état devant pouvoir être facilement prouvé devant toute juridiction saisi par le client.
De plus et afin de prévenir tout risque d’impayé ou de litige avec son client, l’entreprise devra particulièrement soigner la rédaction de ses conditions générales de vente, ses propositions commerciales, ses bons de commandes ou de livraisons et ses factures. Nous constatons malheureusement que dans la plupart des cas ces précautions élémentaires concernant la rédaction des documents contractuels sont souvent ignorées ou négligées.
L’information et le suivi régulier des comptes client ne suffisent pas toujours à sécuriser l’encours, c’est pourquoi l’entreprise au même titre qu’un banquier ou même qu’un simple prêteur doit s’entourer de garanties qui peuvent porter sur des personnes ou sur des biens.
Enfin elle peut aussi choisir de s’assurer contre le risque d’insolvabilité de ses clients en choisissant un assureur crédit ou externaliser tout ou partie de la gestion de son poste client auprès d’un factor.

Le refus de vente
Prohibition : il est interdit de refuser à un consommateur la vente d’un produit ou la prestation d’un service, sauf motif légitime (art. 30 ord. 1er décembre 1986). Sont considérés comme motifs légitimes une demande anormale de la part du client ou des stocks insuffisants.
Le refus de vente, en principe interdit (contravention de 5e classe), autorise le client à engager une action en responsabilité civile à l’encontre de son auteur (le fournisseur) si l’état d’insolvabilité n’est pas démontrable, d’où l’intérêt de detenir des informations rigoureuses et fiables avant d’engager tout refus catégorique.
Dans le cadre d’un contrat à prestations ou livraisons échelonnées et lorsque l’encours dépasse les autorisations pré définies ou que le ou les impayés mettent en péril la relation financière avec le client., le refus de vente revêt la forme d’un arrêt des prestations ou des livraisons.
Cette forme de refus de vente s’avérant le plus souvent un moyen de pression efficace sur le client défaillant ou récalcitrant pour le recouvrement des impayés ou la résolution des litiges.

Les documents contractuels
Les conditions générales de vente
Voici ce que dicte la Loi : “Tout producteur, prestataire de services, grossiste ou importateur est tenu de communiquer à tout acheteur de produit ou demandeur de prestation de services pour une activité professionnelle qui en fait la demande son barème de prix et ses conditions de vente. Celles-ci comprennent les conditions de règlement et, le cas échéant, les rabais et ristournes.
Sauf dispositions contraires figurant aux conditions de vente ou convenues entre les parties, le délai de règlement des sommes dues est fixé au trentième jour suivant la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation demandée.” (Code de Commerce – Art L441-6)

En conséquence dans les conditions générales de vente rédigées par écrit devront clairement apparaître :
– Les clauses obligatoires :
– Les conditions de règlement et plus précisément le délai de règlement accompagné du montant des agios ou escomptes appliqués dans le cadre d’un délai dépassé ou re négocié.
– Les barêmes de prix autorisant l’entreprise à pratiquer des différences de prix en fonction des quantités commandées ou livrées ou facturées ou même de conditions particulières clairement stipulées et présentées aux clients concernés.
– Les rabais, remises et ristournes consentis aux clients en fonction des objectifs réalisés, des économies d’échelle liées à la présence d’un acheteur unique pour plusieurs clients livrés, etc….
– Les pénalités de retard (voir notre article consacré à la Directive du 29 juin 2000 et la loi NRE)
– les avantages particuliers obligent l’entreprise à modifier ses conditions générales de vente en fonction du ou des avantages consentis à un client, tels que par exemple des opérations promotionnelles ou des accords de coopération.
– Les clauses utiles :
– Les clauses relatives à l’acceptation de la commande
– Les clauses relatives aux délais de livraison
– Les clauses relatives au retour des marchandises
– La clause de déchéance du terme doit obligatoirement être insérée dans le cadre d’un contrat de vente à crédit stipulant plusieurs échéances de paiement.
– La clause résolutoire permet au fournisseur, en cas de non-paiement, de demander la résolution du contrat de vente et de récupérer le bien cédé sans avoir à engager une action judiciaire devant les tribunaux compétents.
– La clause de réserve de propriété est obligatoirement constatée par écrit et ce dernier doit être établi au plus tard au moment de la livraison d’où l’importance de faire figurer cette clause dans les tarifs, les factures et particulièrement les bons de livraison.
Certaines clauses sont complémentaires à la clause de réserve de propriété, il s’agit de la clause de transfert de risques, la clause relative à la date du transfert de propriété, la clause résolutoire et la clause pénale.
– La clause d’attribution de juridiction ou clause attributive de compétence a pour objectif d’attribuer à l’entreprise créancière la compétence, en cas de litige, au tribunal de commerce le plus proche de son siège social (remarque : cette clause est inopérante en matière d’injonction de payer et de procédures collectives).
– La clause d’élection de domicile précisant qu’élection de domicile est faite au siège social de l’entreprise afin que les notifications ou significations lui parviennent normalement dans le cas d’établissements multiples.
– La clause compromissoire est une convention par laquelle les parties conviennent de soumettre à l’arbitrage les difficultés pouvant naître de l’exécution d’un contrat.
Cette clause doit être distinguée du compromis qui permet le recours à des arbitres pour un litige déjà né et dont on peut préciser l’objet.
– Les clauses relatives à la force majeure
– Les clauses limitatives de responsabilité
– Les clauses limitant la garantie légale des vices cachés(art.1641 du Code Civil), etc…..

De plus les conditions générales ne seront reconnus comme applicables à la condition expresse qu’elles aient été acceptées par le client et préalablement à toute livraison. L’idéal étant de les faire figurer sur les bons de commande ou devis acceptés par le client.
Remarque : lors de la naissance du contrat un conflit peut naître entre les conditions générales d’achat et les conditions générales de vente. La jurisprudence nous indique que sont considérées commes seules habilitées à régir les relations des co-contractants les dernières envoyées. En conséquence si les conditions générales de vente ont été envoyées postérieurement aux conditions générales d’achat, elles primeront. Toutefois il peut se produire pour des raisons “commerciales” que le vendeur doive se soumettre aux conditions générales de l’acheteur.

L’entreprise devra toutefois veiller à ne pas réaliser des pratiques discriminatoires ou abusives à l’encontre de ses clients ou co contractants, pratiques qui sont fermement encadrées par l’article L442-6 du Code de Commerce dont extrait :
“I. – Engage la responsabilité de son auteur et l’oblige à réparer le préjudice causé le fait, par tout producteur, commerçant, industriel ou personne immatriculée au répertoire des métiers :
1º De pratiquer, à l’égard d’un partenaire économique, ou d’obtenir de lui des prix, des délais de paiement, des conditions de vente ou des modalités de vente ou d’achat discriminatoires et non justifiés par des contreparties réelles en créant, de ce fait, pour ce partenaire, un désavantage ou un avantage dans la concurrence ;……….. 7º De soumettre un partenaire à des conditions de règlement manifestement abusives, compte tenu des bonnes pratiques et usages commerciaux, et s’écartant au détriment du créancier, sans raison objective, du délai indiqué au deuxième alinéa de l’article L. 441-6……….”

La proposition commerciale & le bon de commande
Parmi les documents commerciaux la proposition commerciale ou le devis n’est obligatoire que dans l’exercice de certaines professions (bâtiment, services à domicile, déménagement, etc…) toutefois et afin de prévenir tout risque de litige il est fortement conseillé de faire signer au client un document de ce type, en double exemplaire, sur lequel figurent les conditions générales de l’entreprise ainsi que les mentions suivantes : les références de l’entreprise et du client, la date, le délai des prestations et ou de la livraison, le prix précisé HT ou TTC avec affichage du taux de TVA, la durée de validité de l’offre.
Le bon de commande, sur lequel seront également apposées les conditions générales de vente, est le document commercial le plus utilisé. Il mentionne les droits et les obligations de l’entreprise et de son client et peut confirmer ou modifier certaines clauses ou éléments de la proposition commerciale.

Le bon de livraison
Ce document confirme l’exécution de la commande. En général il accompagne le bien livré et doit être signé par le client afin d’attester de la bonne livraison et réception de ce bien, mention pouvant être faite par le client de réserves sur le bien réceptionné ceci afin de faciliter toute réclamation ultérieure en cas d’observance de défaut.

La facture
Ce que nous dicte la Loi (Code de Commerce – Art L441-3) :
“Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l’objet d’une facturation. Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou la prestation du service. L’acheteur doit la réclamer. La facture doit être rédigée en double exemplaire. Le vendeur et l’acheteur doivent en conserver chacun un exemplaire. La facture doit mentionner le nom des parties ainsi que leur adresse, la date de la vente ou de la prestation de service, la quantité, la dénomination précise, et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus ainsi que toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liée à cette opération de vente ou de prestation de services, à l’exclusion des escomptes non prévus sur la facture. La facture mentionne également la date à laquelle le règlement doit intervenir. Elle précise les conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l’application des conditions générales de vente ainsi que le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture. Le règlement est réputé réalisé à la date à laquelle les fonds sont mis, par le client, à la disposition du bénéficiaire ou de son subrogé”
Doivent également figurer la forme juridique et le capital de l’entreprise, le numéro d’immatriculation au RM ou RCS, la qualité éventuelle de locataire gérant, l’adhésion à un centre de gestion agrée par la DGI, le n° de la facture, la mention “TVA non applicable” en cas de franchise de TVA, les modalités d’acquittement de la TVA, le n° intracommunautaire de l’entreprise et du client.
L’entreprise et le client doivent conserver les factures 10 ans, ceci représentant le délai de la prescription en matière de contentieux commercial.
Remarque : la facture pro format est un document provisoire, elle ne constitue pas une véritable facture mais atteste des conditions de vente de l’entreprise émettrice et permet au client qui la reçoit d’obtenir une autorisation d’importation ou un crédit pour l’acquisition d’un bien.

Laurent Leloup – www.collectys.com