Factea Public accompagne la ville de Clermont-Ferrand dans la professionnalisation de ses achats

Boulogne-Billancourt, le 1er février 2012. Mise en place d’une nouvelle organisation achats, sensibilisation des directions opérationnelles aux dimensions économiques et durables de la politique achats de la ville, création et animation d’un réseau d’acheteurs au sein de la collectivité, développement et mise à jour d’outils achats, formation des agents… Depuis début 2011, Clermont-Ferrand (Puy-de-Dôme) s’est engagée dans un processus de professionnalisation de ses achats. Pour ce faire, la ville s’est notamment appuyée sur l’expertise de Factea Public, cabinet de conseil spécialisé dans les achats publics, afin de réaliser un bilan à la fois quantitatif et qualitatif des achats de la collectivité.

« Dans un contexte économique difficile, le maire de Clermont-Ferrand (Serge Godard, NDLR) a souhaité début 2011 adapter l’organisation de la commande publique de la ville pour préserver les marges de manoeuvre financières de la collectivité et la qualité des services rendus aux citoyens, explique José Gaydu, directeur de la Direction de la commande publique, de l’organisation et de la qualité de gestion (DICOQ). Ainsi, nous avions besoin de trouver de nouvelles modalités d’achats permettant de renforcer la performance des services de la ville en matière d’achats et d’optimiser leurs moyens financiers. »
L’objectif de ces nouvelles modalités d’achats était également de renforcer et d’améliorer la sécurité juridique de la commande publique de la ville de Clermont-Ferrand par le strict respect des règles en matière de passation des marchés publics. Enfin, la municipalité souhaitait mettre en place une politique d’achat éco-responsable en intégrant dès l’expression du besoin une dimension environnementale et sociale.

Pour parvenir à ces objectifs, la ville de Clermont-Ferrand s’est donc fait accompagner par Factea Public pour réaliser la cartographie de ses achats et un bilan qualitatif des processus en place. « L’élaboration d’une cartographie détaillée des achats permet de classer les dépenses par famille homogène, de définir les seuils de marché, d’identifier les directions acheteuses, de proposer un mode de gestion et de pilotage adapté aux différentes catégories d’achats et surtout d’identifier les priorités d’actions, indique David Moore, le directeur de Factea Public. Ce travail, qui nécessite un important travail de retraitement et d’analyse des données comptables, était indispensable pour parvenir aux objectifs de la ville de Clermont-Ferrand. »
Ainsi, la cartographie réalisée a permis de connaître avec précision le volume d’achats réels de la ville, soit 83,8 millions d’euros en 2010. Les achats de travaux représentaient environ 45 % des dépenses de la collectivité, contre 30% pour les achats de fournitures et 25 % pour les achats de services. « Toutefois, à l’instar de nombreuses collectivités, nous avons constaté une forte concentration des dépenses sur quelques familles d’achats, comme les opérations de travaux ou le poste Energie et fluide », note David Moore. Ainsi, environ 50 % des dépenses étaient réalisées dans 15 familles d’achats sur les 325 que comptent les services de la ville. Dans un autre ordre d’idée, il apparaissait également que 75 % des achats de la collectivité étaient concentrés au sein de 5 directions.
Autre donnée intéressante révélée par cette cartographie : un pic des dépenses aux mois de Février et de Décembre, « soit une importante saisonnalité dans l’émissions des mandats achats », souligne David Moore. Enfin, il est apparu via la cartographie réalisée que les 42 principaux fournisseurs de la collectivité représentaient 50% du montant des achats. « Les familles d’achats recourant au plus grand nombre de fournisseurs n’étaient pas celles qui représentaient les volumes de dépenses les plus importants », constate David Moore.

Cette cartographie des achats a permis de réaliser une estimation des sources potentielles d’économies et de formaliser “une feuille de route achats” pour 2012 en termes de stratégie, d’organisation, de processus et d’outils et de formation. « Certains facteurs-clés de succès sont indispensables pour optimiser une fonction achats mais aussi pour assurer la pérennité du nouveau système, précise David Moore. Par exemple, un fort soutien des élus et de la direction générale dans le développement d’une culture achats au sein de la collectivité est absolument nécessaire, ce qui se vérifie aujourd’hui à Clermont-Ferrand. »
En matière d’organisation, la DICOQ s’appuiera désormais sur 3 nouvelles entités : une cellule administrative d’appui, un service Programmation des achats et gestion de la performance (PAGP) et un service Mise en oeuvre de la politique d’achats (MOPA). Elle sera également chargée d’animer un réseau de responsables par famille d’achats au sein de la collectivité, réseau qui sera constitué au cours de l’année 2012. « Cette nouvelle organisation permet un véritable pilotage centralisé de la fonction achats, avec un accent sur la gestion de la performance », commente David Moore.

Au final, pour José Gaydu, cette collaboration avec Factea s’est inscrite dans un processus continu de perfectionnement du fonctionnement des services de la Ville de Clermont-Ferrand en matière d’optimisation de sa gestion. « Nous sommes aujourd’hui en mesure de positionner de façon stratégique la fonction achats afin de développer la dimension économique et durable de la commande publique de la ville, se félicite-t-il. L’organisation que nous avons choisie permet de coordonner les actions des acheteurs avec les experts en gestion et en organisation, et ce pour la recherche d’une véritable performance des politiques publiques municipales en mettant en oeuvre une stratégie d’achats autour du dispositif de préparation et d’exécution du budget. » Dorénavant, la politique d’achats de la ville de Clermont-Ferrand fait partie intégrante des outils d’aide à la décision des élus et des cadres pour mettre en oeuvre les orientations politiques de la municipalité.

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