Comment NOVAXEL a su se rendre indispensable au fonctionnement de la branche française de RÖSLER.

LYON, le 7 novembre 2011 –
La filiale française de la société allemande RÖSLER, spécialiste reconnu du traitement industriel de surfaces, fabrique des solutions de tribofinition, de grenaillage et de sablage, vendues tant à l’industrie automobile, qu’à des professionnels de l’optique, dans le domaine médical ou encore dans l’aéronautique. La société s’est équipée de la GED NOVAXEL depuis maintenant trois ans. Mme Laurence Le Draoullec, responsable informatique de RÖSLER France, explique le choix de la GED NOVAXEL et détaille les étapes cruciales qui ont permis un basculement de tous les postes de la société sous NOVAXEL début avril 2010. Désormais, la GED NOVAXEL a pris une telle importance dans les processus de fonctionnement de RÖSLER France qu’elle est devenue tout simplement indispensable.

PROBLÉMATIQUE

Mme Le Draoullec n’a pas peur de le dire : « avant que nous passions à la GED, la situation dans le traitement des documents était devenue complexe : entre les documents papier, numériques, fax, mails et fichiers, il était difficile de retrouver la bonne information au bon moment. Chaque collaborateur stockait les différents documents en fonction de ses besoins et de sa propre méthode de classement. Tout était en double, en triple, sous plusieurs formes. Il y avait des problèmes de versions, à la fois numériques et imprimées. Il devenait plus qu’urgent de revoir le système de partage et d’échange de l’information. »

Pour homogénéiser les pratiques professionnelles dans la gestion des documents, il fallait une réflexion de fond avec notamment un inventaire exhaustif des sources, des types et des voies de circulation des documents dans l’entreprise : « nous avons dressé un inventaire des documents circulant dans l’entreprise dont les résultats ont été très utiles, » explique Mme Le Draoullec. « A l’évidence, pratiquement 70% des informations arrivaient sous format numérique et 30% en papier, par courrier principalement, notamment les factures fournisseurs. Cela signifiait que le volume réel des papiers à dématérialiser n’était pas si conséquent et donc facile à gérer. Partis de ce constat, nous avons opté pour la mise en place d’une solution GED fiable, intuitive, à la prise en main rapide et confortable. Par le biais de notre concessionnaire Ricoh, nous avons rencontré un représentant de la solution NOVAXEL ; leur produit correspondant en partie à nos attentes et l’entreprise a donc opté pour ce logiciel. »

CHOIX DE LA SOLUTION

Opter pour NOVAXEL c’est bien, mais encore fallait-il s’assurer que la solution réponde parfaitement aux besoins réels des collaborateurs de RÖSLER. « Dans la GED, il ne faut pas faire de faux départ. Nous avons décidé d’avancer par étapes et de prendre le temps d’obtenir une infrastructure qui réponde vraiment aux besoins identifiés des salariés. Nous avons ainsi réalisé un questionnaire pour pointer les types de documents gérés par chacun et adapter la nomenclature des dossiers dans la GED en fonction des langages métier. Ainsi, chacun peut très facilement s’y retrouver car l’arborescence est conçue pour son poste. Cette étape nous a pris plusieurs mois, avec le soutien d’une technicienne de NOVAXEL, et c’est là que nous avons mesuré pour la première fois les services considérables que la solution allait nous apporter in fine. »

BÉNÉFICES

Tout le travail effectué en amont sur la solution de GED a permis qu’elle soit proposée aux utilisateurs « générateurs de documents » clé en main, c’est-à-dire immédiatement fonctionnelle et accessible. Aujourd’hui, les deux tiers des collaborateurs utilisent la GED NOVAXEL, et cela va du technicien en atelier au dirigeant de la société. Mme Le Draoullec indique en outre : « nous faisons des économies indirectes considérables à plusieurs niveaux. D’une part, le gain de temps pour accéder à un document et le traiter est incomparable. D’autre part, nous faisons des économies d’encre, de papier et de logistique. Enfin, nous faisons des économies également sur des documents essentiels comme des guides d’utilisation de nos machines. Nous leur apportons régulièrement des améliorations, et de fait, un guide imprimé est rapidement obsolète. Il est très utile de rendre toujours disponible la dernière version du guide imprimable à nos clients. »

ÉVOLUTIONS

La GED NOVAXEL est indispensable aujourd’hui à l’ensemble des collaborateurs de RÖSLER. « Cet outil s’inscrit dans notre démarche Qualité et notre implication dans le développement durable. Si nous sommes pour l’heure comblés au niveau des fonctionnalités, c’est du côté des avantages connexes que nous pouvons avoir des attentes grâce à la GED. Gagner du temps avec nos clients, les intégrer dans un cycle vertueux de meilleure gestion du papier, avoir la capacité de présenter, via un ordinateur portable, toute notre base de données lors d’un rendez-vous, leur fournir des documents avec signature électronique qui les valide… La GED NOVAXEL nous a permis de revenir à l’essentiel, c’est-à-dire, rendre accessible une même information, en même temps, à tout le monde, quelque soit l’endroit » conclut avec le sourire Mme Le Draoullec.

Si vous souhaitez interroger un représentant de Rösler et/ou de NOVAXEL à propos de ce communiqué, merci de contacter Sébastien chez Actual au 01 41 10 41 16 ou sur sebastien@actual.fr.
À propos de NOVAXEL
NOVAXEL développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de dossiers) : « NOVAXEL », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, NOVAXEL connaît un développement continu sur le marché de l’entreprise. La société établie à Lyon, compte aujourd’hui plus de 150 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d’assurance (Allianz, Générali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu’Alcatel, Chantiers de l’Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif, MAIF, Ministère Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques récentes références : Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson. L’offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son i phone. L’intégration des certificats électroniques délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». NOVAXEL est membre de l’association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » – ww.NOVAXEL.com. NOVAXEL propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « NOVAXEL Family », disponible sur www.NOVAXEL-store.com, la boutique de la GED.

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